Doktorego Ikasketa Ofizialen Gestiorako Arautegia honakoa dio lankidetza hitzarmenei buruzko XIV. kapituluan: Doktorego tesiak beste erakunde batzuekin lankidetzan egitea eta mugikortasuna sustatzeko, bai eta prestakuntza osatzeko ere, lankidetza hitzarmenak sinatu ahal izango dira I+G+B jarduerak dituzten zentro eta erakundeekin, publikoekin zein pribatuekin, Estatukoekin zein atzerrikoekin. Prozedura hau, bada, DOKe-k argitaratutako prozedurekin eta onartutako hitzarmen ereduekin bat ez datozen hitzarmenetarako da:

• Doktorego tesiak turorekidetzan
• Doktorego tesiak kanpoko erakundeekin lankidetzan
• Industria doktorea
• Kanpoko egonaldiak (outgoing)
• Hezkuntza lankidetzarako hitzarmenak

Hitzarmena prozedura horietako batekin (edo kasuan kasuko hitzarmenarekin) ere ez baletor bat, behean zehaztutako prozedurari jarraitu beharko zaio kanpoko erakundeekin lankidetza hitzarmena egiteko. UPV/EHUren Akademia Antolakuntzako hitzarmenetarako zerbitzu teknikoa izango da, hitzarmenean aritutako alde guztien aholkularitza organoa tramitazio prozedura osoan zehar. 

Ereduarekin bat ez datorren hitzarmenik izapidetzeak berariaz dakar unibertsitateko eta erakunde laguntzaileetako hainbat estamentuk hitzarmen hori onartzea eta hainbat zerbitzuri txosten teknikoak eta juridikoak eskatzea. Hori dela eta, doktoregoko ikasleak, UPV/EHUko tesi zuzendari(ar)ekin batera, gutxien dela, 3 hilabete lehenago eman beharko dio hasiera prozedurari, hitzarmenean izenpetutako jarduerak hasi baino. Era berean, hitzarmena sinatuta izan beharko dute alderdi guztiek kasuan kasuko jarduera horien hasiera eguna baino lehenago.

1. Kanpoko erakundearekin egin nahi den hitzarmena ez badator bat DOKek argitaratutako prozedurekin edo hitzarmen ereduekin, doktorego programako irakasleak baimena eskatu beharko dio doktorego programako batzorde akademikoari lankidetza hitzarmena egiteko. Horretarako, irakasle interesatuek Batzorde Akademikoari eman behar dizkiote: (a) hitzarmenaren zirriborroa; (b) datuen formularioa, UPV/EHUko tesi zuzendariak oso-osorik beteta eta sinatuta (docx, 53 Kb).
   
   OHARRA: hitzarmenaren zirriborroa ezartze aldera, interesa duen programako irakasleek aldez aurreko kontsultak egin ahal izango dizkiote UPV/EHUko Akademia Antolakuntzako hitzarmenen zerbitzu teknikoari, convenios.vicer.grado-posgrado@ehu.eus helbide elektronikoaren bidez. Nolanahi ere, gomendagarria litzateke proposamena egin duen irakasleak batzorde akademikoaren behin-behineko oniritzia lortzea, hitzarmenaren zirriborroa egin aurretik.
2. Hitzarmena sinatzeko, beharrezkoa da batzorde akademikoak ontzat ematea lankidetza. Kasu horretan, batzordeko koordinatzaileak DOKe-ren doke.hitzarmenak@ehu.eus helbide honetara bidali behar du: (a) Batzorde Akademikoaren erabakia; (b) hitzarmenaren zirriborroa; (c) datuen formularioa (docx, 53 Kb).
3. DOKe-k ontzat eman ondoren, DOKe-k berak bidaliko du eskaria Akademia Antolakuntzara.
4. Akademia Antolakuntzako hitzarmenen zerbitzu teknikoak beharrezkoak diren txosten tekniko eta juridikoak eskatuko ditu Graduondoko Batzordera bidali aurretik. Txosten juridikoak hitzarmenaren zirriborroari buruzko oharren bat eginez gero, Akademia Antolakuntzako hitzarmenen zerbitzu teknikoak jakitun jarriko du DOKe, eta honek, kontuan izanda oharrak, beharrezko ekintzak egingo ditu. Behin hitzarmenaren behin betiko bertsioa adostu eta UPV/EHUko Akademia Antolamenduko hitzarmenen zerbitzu teknikoak justifikazio memoria egin ondoren, onartu egingo da, hurrengo urrats hauen arabera.
5. Hitzarmena errektore taldeko ordezkariren batek sinatu beharko balu, hitzarmena DOKe-ko Batzorde Iraunkorrak onartu beharko luke.
6. Edozein izanda ere hitzarmena sinatu behar duena, DOKe-k Akademia Antolakuntzara bidaliko du eskaria, eta Akademia Antolakuntzatik bidaliko dute Graduondoko Batzordera hitzarmena onartzeko eskaria. 
7. Onartu ondoren, hitzarmena DOKeko zuzendaritzak sinatu beharko balu, DOKek aleak sortuko lituzke eta sinadurak biltzeaz arduratuko litzateke. Hitzarmena errektore taldeak sinatu beharko balu, errektoreordetza eskudunak sortuko lituzke aleak eta sinadurak jasotzeko ardura izango luke.