Doktorego Ikasketa Ofizialen Gestiorako Arautegiko XII. kapituluak honako hau dio:

“Kanpoko erakundeekin lankidetzan egindako tesia” aipamena txertatu ahal izango da doktore tituluaren atzealdean, baldin eta honako baldintza hauek betetzen badira:

a) Ikerketa eta prestakuntza plan pertsonalean programatutako prestakuntza jarduerak garatzeko asmoa izatea UPV/EHUren eta kanpoko erakundearen arteko lankidetzaren muina.

b) Unibertsitateak eta kanpoko erakundeak hitzarmen bat sinatzea, bertan zehaztuta zeintzuk diren lankidetzaren helburua eta baldintzak, eta nor den erakunde lankideko arduraduna.

c) UPV/EHUren eta kanpoko erakundearen arteko lankidetza bi ikasturtekoa izatea, gutxienez.

Hitzarmen hori egiteko, UPV/EHUren Doktorego Ikasketa Ofizialen Gestiorako Arautegiko XIV. kapituluaren arabera, lankidetza hitzarmenak egin daitezke kanpoko erakundeekin.

Era berean, UPV/EHUk hitzarmen eredu bat* dauka (3. eredua), kanpoko erakundeekin lankidetzan tesia egiteko hitzarmenerako. Eredu horretan honako hau agertzen da:

(a) UPV/EHUren eta kanpoko erakundearen arteko esparru hitzarmena, non beren‑beregi adieraziko den zein doktorego programetarako egiten den hitzarmena.

(b) hitzarmenari lotutako doktoregai bakoitzak bete beharreko eranskina (I.a edo II.a). I. eranskina bete behar da tesiaren zuzendarikideetako bat kanpoko erakundekoa bada. II. eranskina bete behar da, berriz, tesiaren zuzendarikideetako bat ere ez bada kanpoko erakundekoa. Halakoetan, erakundeak doktoregoko ikaslearen arduradun bat izendatu beharko du.

Hitzarmena kanpoko erakundeak eta Doktorego Eskolak (DOKe) sinatu behar dute. Eranskina honako hauek sinatu behar dute: erakundeak, doktorego programako koordinatzaileak, doktoregaiak eta tesiaren zuzendariek.

Kanpoko erakundeekin lankidetzan tesia egiteko hitzarmena ereduaren arabera betetzeko, urrats hauek egin behar dira: Prozedura jarri beharko da abian doktoregoko ikasleak erakundean ikerketa jarduerak egiten hasiko den eguna baino 15 egun lehenago, gutxienez.

Hitzarmena egiteko prozedura, 3. hitzarmen eredua erabilita:

1. Tesiaren zuzendarikideetako bat erakundekoa bada, baina ez doktorego programakoa (I. eranskina), doktorego programatik kanpoko irakasleentzako prozedurari jarraitu behar zaio: Zuzendarikide izatea eskatzeko prozedura.
2. Zuzendarikide izateko eskaera onartzen bada, doktoregaiak eta tesiaren zuzendariek jakinarazi beharko diote doktorego programako batzorde akademikoari hitzarmen bat egin nahi dutela, kanpoko erakundeekin lankidetzan tesia egiteko, 3. hitzarmen eredua erabilita. Horretarako, I. eranskineko edo II. eranskineko datuak bete eta batzorde akademikoari helarazi beharko dizkiote.
3. Hitzarmena DOKen izapidetu ahal izateko, batzorde akademikoak onespena eman beharko dio lankidetzari aldez aurretik. Onespena emanda, batzordeko koordinatzaileak DOKera bidaliko ditu, posta elektronikoz (doke.hitzarmenak@ehu.eus), bai erabakia bai datuen inprimakia (beteta). DOKek egiaztatuko du kasuan kasuko hitzarmen eskaerari lotutako zuzendarikidetza eskera onartu izan dela.
4. DOKek hitzarmena tramitatuko du, horretarako dagoen eredua erabilita, emandako datuekin. Dokumentuak ez badira sinatuko elektronikoki, DOKek hitzarmenaren bi ale prestatuko ditu (kanpoko erakundearentzat eta DOKerentzat) eta eranskinaren sei ale, gehienera (doktorego programako koordinatzailearentzat, doktoregoko ikaslearentzat, zuzendarientzat, eta enpresan doktoregoko ikaslearen arduraduna izango den pertsonarentzat). Dokumentua elektronikoki sinatuko bada, posta elektronikoz igorriko zaie alde guztiei.
5. Aldeek hitzarmena behin sinatuta, programako administrariak GAUR aplikazioan erregistratuko du hitzarmena eta eranskina.

*Hitzarmena ez bada egingo UPV/EHUko eredua erabilita, jarraitu beharko zaio Kanpoko erakundeentzako ereduarekin bat ez datozen lankidetza hitzarmenak egiteko Prozedurari.