Hitzarmenak unibertsitateetako errektoreek (edo horiek eskuordetutako kargudunak) eta doktoregaiak sinatuko dituzte. Beste parte hartzaile batzuek ere sinatu ahal izango dituzte (tesi zuzendariak, doktorego programen arduradunak, doktorego eskoletako zuzendariak eta abar).

UPV/EHUk proposatzen du hitzarmena dokumentu bakar batean sinatzea, parte hartzen duten unibertsitateen hizkuntza ofizialetan idatziko dena. Normalean dokumentu hirueleduna izango da, hiru zutabetan egina, baina gerta daiteke lau hizkuntzatan ere idatzi behar izatea.