De acuerdo con el Capítulo XIV. Convenios de colaboración con entidades externas del Reglamento de Gestión de las Enseñanzas oficiales de Doctorado, se podrán suscribir convenios de colaboración con centros, instituciones y entidades con actividades de I+D+i, públicos o privados, nacionales o extranjeros para promover el desarrollo de tesis doctorales en colaboración con otras entidades y la movilidad de las y los doctorandos, así como completar su formación.  En este sentido, el presente procedimiento afecta a aquellos convenios que responden a situaciones no previstas en los siguientes procedimientos específicos publicados por la DOKe y sus correspondientes modelos de convenio ya aprobados:

• Tesis doctorales en cotutela
• Tesis doctorales en colaboración con entidades externas
• Doctorado industrial
• Estancias salientes (outgoing)
• Convenios de cooperación educativa (prácticas)

Por tanto, en el caso de que ninguno de estos procedimientos (y, en su caso, los modelos de convenio correspondientes) cumpla con las necesidades del convenio, el procedimiento de formalización de convenios de colaboración con entidades externas se detalla abajo. El servicio técnico de convenios de Ordenación Académica de la UPV/EHU será el órgano consultivo de las distintas partes implicadas durante todo el proceso de tramitación.

Dado que la tramitación de un convenio no conforme a modelo supone la aprobación del mismo por parte de distintos estamentos tanto de la universidad como de las entidades colaboradoras, así como la solicitud de informes técnicos y jurídicos a distintos servicios, el o la estudiante de doctorado junto con su(s) director(es) o directora(s) de tesis de la UPV/EHU deberán dar comienzo a este procedimiento con al menos 3 meses de antelación a la fecha de comienzo de las actividades suscritas en el convenio. Asimismo, la fecha de firma del convenio de todas las partes deberá ser anterior a la fecha de comienzo de dichas actividades.

1. El profesorado del Programa de Doctorado interesado debe solicitar a la Comisión Académica del Programa de Doctorado su aprobación para formalizar un convenio de Colaboración con Entidades Externas no previsto en los procedimientos específicos publicados por la DOKe y sus correspondientes modelos de convenio. Para ello, el profesorado interesado debe proporcionara la Comisión Académica: (a) el borrador de convenio; (b) el formulario de datos completamente cumplimentado y firmado por el o la directora de tesis de la UPV/EHU (docx, 51 Kb).
   
   NOTA: de cara establecer un borrador de convenio, el profesorado del programa interesado podrá realizar las consultas previas necesarias al servicio técnico de convenios de Ordenación Académica de la UPV/EHU mediante la cuenta de correo electrónico convenios.vicer.grado-posgrado@ehu.eus. Se recomienda en cualquier caso que el o la profesora proponente obtenga el visto bueno provisional por parte de la comisión académica antes de la elaboración del borrador del convenio.
2. Para la formalización de dicho convenio es necesario que previamente la Comisión Académica apruebe la colaboración. En tal caso, el o la coordinadora de la Comisión debe enviar a la siguiente dirección de la DOKe doke.hitzarmenak@ehu.eus: (a) el acuerdo de la Comisión Académica; (b) el borrador del convenio; (c) el formulario de datos (docx, 51 Kb).
3. Con el visto bueno de la DOKe, la DOKe eleva la solicitud al servicio técnico de convenios de Ordenación Académica.
4. Antes de la aprobación en Comisión de Posgrado, el servicio técnico de convenios de Ordenación Académica solicita los informes técnicos y jurídicos necesarios. En el caso de que algún informe jurídico incluya alguna observación al borrador del convenio, el servicio técnico de convenios de Ordenación Académica informará a la DOKe, quien procederá con las acciones oportunas en función de las observaciones del informe. Una vez acordada la versión definitiva del convenio, y elaborada la memoria justificativa por parte del servicio técnico de convenios de Ordenación Académica de la UPV/EHU, se procede a su aprobación según los siguientes pasos:
5. En el caso de que el convenio sea firmado por un o una representante del equipo rectoral, el convenio debe ser aprobado por el Consejo Permanente de la DOKe.
6. Con independencia de quién firme el convenio, la DOKe eleva la solicitud a Ordenación Académica, quien tramita la solicitud de aprobación del convenio a la Comisión de Posgrado.
7. Una vez aprobado, en el caso de que el convenio tenga que ser firmado por la dirección de la DOKe, la DOKe genera los ejemplares y se encarga de recabar las firmas. En el caso de que el convenio tenga que ser firmado por el equipo rectoral, el vicerrectorado competente genera los ejemplares y se encarga de recabar las firmas.