Los convenios serán firmados siempre por los rectores o rectoras de cada Universidad (o cargos delegados al efecto) y por el doctorando o la doctoranda. Adicionalmente podrán ser firmados por otros intervinientes (directores y directoras de tesis, responsables de los programas de doctorado, directores o directoras de las escuelas doctorales, etc.).

La UPV/EHU propone la firma del convenio en un solo documento, redactado en las lenguas oficiales de las universidades firmantes. Normalmente será un documento trilingüe a tres columnas, pudiendo llegar a ser redactado hasta en cuatro lenguas.