1) Prozesuaren lehen fasean (bekadunen hautaketa) parte-hartzaileek deialdi bakoitzean berariaz zehazten diren dokumentuak aurkeztu beharko dituzte. Honako hauek izan ohi dira:

• Izena emateko eskabidea (2. eranskina)
• NAN/AIZren kopia
• Lan-programa, azalpen-memoria edo ikaskuntza-akordioa (3. eranskina)
• Homologoak harrerako unibertsitatean interesatuari lan-planaren proposamena onartzea (4. eranskina).
• Eskatzailearen curriculum vitaea ingelesez (gaztelaniaz, Latinoamerikako eskatzaileentzat).
• Hizkuntza-egiaztapena
• Atzerritik datozen langileentzat: jatorrizko unibertsitatearekin duten lan-harremana egiaztatzen duen agiria, eta lortu nahi duten plazak eskatzen duen profila betetzen duena.
• Atzerrira doazen langileentzat: saileko zuzendariak, hierarkian gorago dagoenak eta/edo Nazioarteko Harremanetarako koordinatzailearen baimena (5. eranskina).

2) Mugikortasunen esleipenaren ondoren, beka gauzatzeko ondorengo dokumentuak aurkeztea ezinbestekoa izango da:

• Hegazkin-txartelen kopia, ibilbidea, datak eta tarte bakoitzean erabilitako garraiobideak zehaztuta.
• Dirulaguntzaren hitzarmena.
• Bidaia-aseguruaren polizaren kopia. Helmugako unibertsitatera joan aurretik, bidairako laguntza-aseguru bat kontratatu beharko da, egonaldi osoan gaixotasun edo istripuagatiko asistentzia mediko eta farmazeutikoa estaltzeko, eta, bereziki, gaixotasun edo istripu larrien kasuan, aberriratze-gastuen estaldura mugagabea izateko.
  • Bidaia-asegurua kontratatzea Erasmus+ programaren betebeharra da, eta ezinbesteko baldintza laguntza ekonomikoa jasotzeko. Behar izanez gero EHUk IBILI aseguruak eskaintzen ditu.

Asegururik gabe edo/eta Dirulaguntza Hitzarmenik gabe egindako mugikortasunak ez dira finantzatuko.

Atzerritik datozen parte-hartzaileek pasaportea, banku-ziurtagiria eta banku-galdetegi bat bete beharko dituzte, beraien nazioarteko banku-kontuetan beka jaso ahal izateko.

Hainbat herrialdeetan sartzeko edo/eta egonaldiak burutzeko bisa eskakizunak bete behar dira. Parte-hartzaileen erantzukizuna izango da bisatuak lortzea. Nazioarteko Harremanetarako Bulegoak bisatuaren kopia bat eska dezake, baina EHU ez da mugikortasunaren galeraren erantzule egiten, parte-hartzaileak bisatuaren izapidea ongi betetzen ez duelako.

EHUk gonbidapen gutunak bidal ditzake parte-hartzaileei bisa tramitea errazteko. Gonbidapen gutun bat behar izanez gero, pc.internationa@ehu.eus helbidera mezua bidaliz eska dezakezu.

Mugikortasun luzeak egiten dituzten ikasleek honako agiri hauek aurkeztu beharko dituzte helmugako herrialdera iristean:

• Hasierako ziurtagiria/Iritsiera-ziurtagiria:
  • Helmugako unibertsitatean hasi eta gehienez ere hilabeteko epean, parte-hartzaileak EHUra bidali beharko du helmugako zentroak emandako ziurtagiri bat, non zein egunetan hasi den egiaztatzen den. Unibertsitate horrek behar bezala beteta, sinatuta eta zigilatuta egon beharko du.
  • Hilabetea amaituta, eta dokumentu hori bidali ezean, baja eman ahal izango zaio programan, onarpen akademikorik eta laguntza ekonomikorik jaso gabe, eta penalizazioarekin.
  • Ziurtagiri honen jaulkipen-data ezin da izan, inola ere, harrerako unibertsitateko egonaldiaren hasiera-data baino lehenagokoa.

• UPV/EHUren mugikortasunari buruzko hasierako inkesta: Parte-hartzaileak EHUren hasierako inkestari erantzun beharko dio lehen balorazioak jasotzeko.

• UPV/EHUren mugikortasunari buruzko bitarteko inkesta: Mugikortasun-aldiaren erdialdean, tarteko inkesta bat bidaliko zaie parte-hartzaileei, esperientziaren jarraipen gisa.

Bi kasuetan, Nazioarteko Harremanetarako bulegoak horretarako jarraibideak bidaliko dizkie mugikortasunen onuradunei.

Mugikortasunak amaitzean, parte-hartzaileek agiri hauek aurkeztu beharko dituzte:

• Egonaldiaren amaierako ziurtagiria (mugikortasun luzeko ikasleen kasuan) / Bertaratze-ziurtagiria (mugikortasun laburreko langileen kasuan): parte-hartzaileek egonaldia amaitu eta hurrengo hilabetearen barruan egiaztatuko dute egonaldiaren benetako datak eta iraupena, harrerako unibertsitateak behar bezala bete, sinatu eta zigilatutako ziurtagiriaren bidez.

Behin entregatzeko epea amaituta, eta agiri hori bidali ezean, programan baja eman ahal izango zaio parte-hartzaileari, onarpen akademikorik eta laguntza ekonomikorik jaso gabe, eta penalizazioarekin.

Ziurtagiri honen jaulkipen-data ezin da izan, inola ere, harrerako unibertsitaterako egonaldiaren hasiera-data baino lehenagokoa.

• EU SURVEY galdetegia: Europako Batzordeak jakinarazpen automatikoa bidaliko die onuradunei, EU SURVEY/Participant 's report galdetegia bete dezaten. Erantzun NAHITAEZKOA duen online formularioa da. Mezuan esteka bat adieraziko da, mezua jaso eta 30 egun naturaleko epean bete eta bidaltzeko.

Kontuz! Jakinarazpen emaila spam-ean sar daiteke, garrantzitsua da adi egotea garaiz erantzuteko.

Txostena ez betetzeak programa ez betetzea esan nahi du. Jasotako laguntza itzultzeko eskaera eta ERASMUS+ mugikortasunaren aitorpena galtzea ekar dezake.

• UPV/EHUren mugikortasunari buruzko azken inkesta: Parte-hartzaileek UPV/EHUren mugikortasunari buruzko azken inkestari erantzun beharko diote. Nazioarteko Harremanetarako bulegoak horretarako jarraibideak bidaliko dizkie parte-hartzaileei.

• Mugikortasunaren hedapenari eta eraginari buruzko txostena (langileen mugikortasunean): Parte-hartzaileek, jatorrizko unibertsitatera itzulitakoan, bilera bat antolatu beharko dute (nagusiekin edo/eta departamentuko kideekin), helmugako herrialdeko esperientzia, lortutako helburuak, egindako kontaktuak eta abar partekatzeko eta zabaltzeko. Bileraren ondoren, pc.international@ehu.eus helbidera bidali beharko dute egindako hedapenari buruzko informazioa jasotzen duen aktaren/txostenaren kopia bat.

• Txosten teknikoa (doktoregoko mugikortasunetan): Doktoregaiek txosten tekniko bat ere aurkeztu beharko dute, eurek eta helmugako gainbegiraleak sinatua, hasieran aurkeztutako lan-planaren inguruan helmugan egindako aurrerapenen berri emanez.

• Erasmus+ testigantza: Parte-hartzaileek euren esperientziaren testigantza utz dezakete, hautagai berriak Erasmus+ deialdietan izena ematera animatzeko. Nazioarteko Harremanetarako bulegoak horretarako jarraibideak bidaliko dizkie mugikortasunen onuradunei.

Prozesuaren amaiera
Mugikortasuna amaitu eta ORIk dokumentu guztiak benetan aurkeztu eta bete direla egiaztatu ondoren, parte-hartzaileak Erasmus+ mugikortasun-programan parte hartu izanaren ziurtagiria jasoko du.