1) En la primera fase del proceso (selección de beneficiarios) los participantes deberán presentar los documentos que expresamente se detallen en cada convocatoria. Habitualmente son:

• Solicitud de inscripción (Anexo 2)
• Copia del DNI/NIE
• Programa de trabajo, memoria explicativa o acuerdo de aprendizaje (Anexo 3)
• Aceptación de la propuesta de plan de trabajo por parte de la persona homóloga al interesado/a en la universidad de acogida (Anexo 4).
• Currículum Vitae de la persona solicitante en inglés (en español para solicitantes de América Latina).
• Acreditación lingüística
• Para personal entrante: documento que acredite su relación laboral con la universidad de origen y que cumple con el perfil requerido por la plaza a la que opta
• Para personal saliente: autorización de la solicitud por el/la directora/a del departamento, del superior jerárquico y/o del/a correspondiente coordinador/a de Relaciones Internacionales (Anexo 5)

2) Una vez seleccionados a los beneficiarios de las movilidades, éstos presentarán en segunda instancia los documentos requeridos para hacer efectiva su beca:

• Copia de los billetes de avión, detallando el itinerario, las fechas y los medios de transporte utilizados en cada tramo.
• Convenio de subvención. Se deberá entregar copia cumplimentada y firmada de dicho convenio proporcionado por la ORI.
• Copia de la póliza de seguro de viaje. Con anterioridad a la incorporación a la universidad de destino será necesario contratar un seguro de asistencia en viaje que cubra durante todo el periodo de estancia la asistencia médica y farmacéutica por enfermedad o accidente, y especialmente que disponga de cobertura ilimitada de gastos de repatriación en caso de fallecimiento o traslado sanitario al país de origen en caso de enfermedad o accidente graves.
  • La contratación del seguro de viaje es una obligación del programa Erasmus+ y una condición obligatoria para percibir la ayuda económica. La UPV/EHU ofrece el seguro IBILI-EHU.

Las movilidades realizadas sin seguro y/o sin el Convenio de Subvención firmados antes de la partida no serán financiadas.

Los participantes entrantes necesitarán además presentar su pasaporte, un certificado bancario y la cumplimentación de un formulario bancario, con el fin de poder ser receptores de la beca en sus cuentas bancarias internacionales.

La tramitación de visados que se requieran para la entrada y/o estancia en los países que así lo exijan, o cualquier otro trámite administrativo requerido para la permanencia en dichos países, será responsabilidad de los participantes. Una copia del visado puede ser demandado por La Oficina de Relaciones Internacionales antes del viaje, pero la UPV no se hace responsable de la pérdida de la movilidad debido al no cumplimiento por parte del/a participante de este trámite.

La UPV puede emitir cartas de invitación para facilitar a los participantes el trámite de visado. En caso de necesitar una carta de invitación puedes solicitarla escribiendo a pc.international@ehu.eus.

Los estudiantes que realicen movilidades largas deberán presentar los siguientes documentos una vez se instalen en el país de destino:

• Certificado de inicio / Certificate of arrival:
  • En el plazo máximo de 1 mes desde la incorporación en la universidad de destino, remitirán a la UPV un certificado expedido por el centro de destino en el cual se confirme la fecha en la que se han incorporado. Deberá estar debidamente cumplimentado, firmado y sellado por dicha universidad.
  • Pasado el plazo de entrega y de no haber enviado dicho documento se le podrá dar de baja al participante del programa sin reconocimiento académico ni cobro de ayudas económicas y con penalización.
  • En ningún caso la fecha de emisión de este certificado puede ser anterior a la fecha de inicio de estancia del estudiante a la universidad de destino.

• Encuesta inicial de UPV/EHU relativa a la movilidad: El/la participante deberá contestar a la encuesta inicial de la UPV/EHU donde se recogerán las primeras valoraciones relativas a la movilidad.

• Encuesta intermedia de UPV/EHU relativa a la movilidad: En el ecuador del periodo de movilidad, una encuesta intermedia será remitida a los participantes como seguimiento de su experiencia.

En ambos casos la ORI enviará a los beneficiarios de las movilidades las instrucciones pertinentes para ello.

• Certificado fin de estancia (para estudiantes en movilidad larga) y Certificado de asistencia (para personal en movilidades cortas): El/la participante deberá acreditar indefectiblemente, dentro del mes siguiente a la finalización de la estancia, la estancia efectiva y la duración de la misma, mediante el correspondientes certificados debidamente cumplimentados, firmados y sellados por la universidad de destino.

Una vez finalizado dicho plazo de entrega y de no haber enviado dicho dicho documento se le podrá dar de baja del programa sin reconocimiento académico ni cobro de ayudas económicas y con penalización

En ningún caso la fecha de emisión de este certificado puede ser anterior a la fecha de inicio de estancia del estudiante a la universidad de destino

• Cuestionario EU SURVEY: La Comisión Europea enviará a los/as beneficiarios/as una notificación automática para que completen el Cuestionario EU SURVEY / Participant’s report.  

Se trata de un formulario online de respuesta OBLIGATORIA. En el mensaje se indicará un enlace para acceder a cumplimentarlo y enviarlo en el plazo de 30 días naturales desde la recepción de dicho mensaje.

Cuidado! El email de notificación puede entrar en el spam, es importante estar atento para atenderlo a tiempo.

No cumplimentar el informe se considera un incumplimiento del programa y puede dar lugar a la solicitud de reintegro de la ayuda recibida y la pérdida del reconocimiento de movilidad ERASMUS+.

• Encuesta final de UPV/EHU relativa a la movilidad: El/la participante deberá contestar a la encuesta final de la UPV/EHU relativa a la movilidad realizada. La ORI enviará a los beneficiarios de las movilidades las instrucciones pertinentes para ello.

• Informe relativo a la difusión e impacto de la movilidad (Personal universitario): Los participantes en movilidades de personal, una vez regresen a su universidad de origen, deberán organizar una reunión (con sus superiores y/o compañeros de oficina) para compartir y difundir la experiencia en el país de destino, los objetivos conseguidos, contactos realizados, etc. Tras la reunión deberá reportar a pc.international@ehu.eus una copia del acta/informe que contenga información sobre la difusión realizada.

• Informe técnico (Doctorandos): Los doctorandos deberán también presentar un informe técnico, firmado por él/ella mismo/a y su supervisor/a en destino, dando cuenta de los avances realizados en destino, en relación al plan de trabajo planteado al inicio.

• Testimonio: Voluntariamente, los participantes en las movilidades pueden dejar un testimonio de su experiencia para animar a nuevos andidatos a inscribirse en futuras convocatorias Erasmus+. La ORI enviará a los beneficiarios de las movilidades las instrucciones pertinentes para ello.

FIN DEL PROCESO

Una vez haya finalizado la movilidad y la ORI haya comprobado que todos los documentos han sido efectivamente presentados y cumplimentados, el/la participante recibirá un Certificado de participación en el programa Erasmus+ de movilidad.