Parte hartzaileak berak arduratuko dira beren alojamendua erreserbatu eta ordaintzeaz. Antolakuntzak hotelaren izena emango du, eta erreserba egiteko kontaktua. Hoteletik biltzarra egingo den lekura joateko garraioa egongo da.

Ondoren, UPV/EHUk kopuru finko bat emango dio ondoko baldintzak beteko dituen parte hartzaile bakoitzari:

• Latinoamerikako Master eta Doktoregoen Sareko ikasle edo ikasle ohi izatea.
• Biltzarrean ponentzia bat aurkeztea.
• Egunean egotea UPV/EHUrekiko ordainketetan.