I.KAPITULUA. GUNE ORGANIKOAK ETA BEREN GESTIOAREN ARDURA

1. artikulua. Gune organikoen motak

UPV/EHUk gastua kudeatzeko egitura deszentralizatua dauka. Bi motatako gastu guneak ditu.

1. Gune organiko iraunkorrak. Unibertsitatearen egitura organikoaren parte dira. UPV/EHUko Estatutuetako 10. artikuluari jarraiki, honako hauek dira: unibertsitate campusak, eskolak eta fakultateak, sailak, unibertsitateko ikerketa institutuak, doktorego eskolak, Ikerguneak eta sor litezkeen bestelako egiturak, gehi administrazio zerbitzu orokorrak, aipatutako egituren zerbitzuan aritzen direnak, IV. tituluan araututakoak eta administrazio eta zerbitzuetako bestelako unitateak.
2. Aldi baterako gune organikoak. Helburu jakin batzuetarako (ikerketa edo irakaskuntzari lotutako xede jakin baterako, kontratuak burutzeko eta abar) tarte zehatz baterako sortu eta beren egitekoa amaitutakoan ixten diren guneak dira.
3. Aldi baterako gune organikoak gune organiko iraunkor baten menpe daude.

2. artikulua. Gastu guneetako gestio ekonomikoaren arduradunak.

1. Gune organikoetan kudeaketa ekonomikoaren bi arduradun titular egongo dira. Horiek elektronikoki sinatu beharko dituzte, esinadura-ren bidez, kontratu txikiak eta organiko horien kontabilitate-agiriak. Kontratu txikien kasuan sinadura horiek kontratu txiki hori gauzatzeko baimena dira, eta, kontabilitate-agirien kasuan, dagozkien gastuak kontabilizatzeko eta ordaintzeko baimena adierazten dute.

2. Gastuen oniritziak sustatzaileak sinatu beharko ditu, dela aurreko paragrafoan adierazitako arduradunetako bat, dela beste bat. Sustatzaile horrek (IIP edo TEKAZEL) fakturaten adostasuna sinatuko du esinaduraren bidez. 

3. Gune organikoen funtzionamendu, kudeaketa, administrazio eta abarrerako arautegietan zehaztutakoari traba egin gabe, hauek izango dira gune bakoitzean ekonomiaren eskumen eta ardura dutenak:

4 digituko gune organikoak:

• A.1 Ikastegiak
  • Lehen sinatzailea: administratzailea, administrazio burua edo koordinatzailea.
  • Bigarren sinatzailea: dekanoa edo zuzendaria.

• A.2 Sailak
  • Lehen sinatzailea: idazkari akademikoa.
  • Bigarren sinatzailea: zuzendaria.
• A.3 Campuseko errektoreordetzak
  • Lehen sinatzailea: campuseko gerenteordea.
  • Bigarren sinatzailea: campuseko errektoreordea.
• A.4. Gainerako errektoreordetzak
  • Lehen sinatzailea: errektoreordea.
  • Bigarren sinatzailea: errektoreordea ez dagoenerako aurreikusita dagoen lehen ordezkoa (errektorego taldearen funtzionamendu arloak zehazten dituen erabakiaren arabera).
• A.5 Gerentzia
  • Lehen sinatzailea: pertsonaleko gerenteordea
  • Bigarren sinatzailea: gerentea
• A.6 Institutuak
  • Lehen sinatzailea: institutuko idazkaria.
  • Bigarren sinatzailea: institutuko idazkaria.
• A.7 Katedrak
  • Lehen sinatzailea: katedrako zuzendaria.
  • Bigarren sinatzailea: Garapen Zientifikoaren eta Transferentziaren arloko errektoreordea.
• A.8 Zuzendariak
  • Lehen sinatzailea: arloko zuzendari ekonomikoa.
  • Bigarren sinatzailea: zuzendaritza horren arloko errektoreordea.
• A.9 Ikerketako Zerbitzu Nagusiak
  • Lehen sinatzailea: Ikerketa Zerbitzu Nagusietako burua (AZP).
  • Bigarren sinatzailea: Ikerketa Zerbitzu Nagusietako zuzendaria (IRI).
• A.10 Zerbitzu zentralak (3910 gune organikoa):
  • Lehen sinatzailea: Kontabilitate eta Aurrekontuen gerenteordetza.
  • Bigarren sinatzailea: gerentea.
• A. 11 Gainerako zerbitzuak
  • Lehen sinatzailea: zerbitzuko burua edo errektoreordeak izendatzen duen pertsona.
  • Bigarren sinatzailea: zerbitzuaren eskumena duen errektoreordea.
• A. 12 Odontologia Klinika
  • Lehen sinatzailea: klinikako zuzendaria.
  • Bigarren sinatzailea: Graduaren eta Hezkuntza Berrikuntzaren arloko errektoreordea.
• A.13 Justizia Sozialaren aldeko Klinika Juridikoa
  • Lehen sinatzailea: klinikako zuzendaria.
  • Bigarren sinatzailea: Zuzenbide Fakultateko dekanoa.
• A.14 Ikergune mistoak (2):
  • Lehen sinatzailea: Ikergune mistoaren zuzendaria
  • Bigarren sinatzailea: Ikergune mistoaren gerentea
• A.15 Plentziako Itsas Estazioa, PIE-UPV/EHU
  • Lehen sinatzailea: PIE-UPV/EHUko idazkaria
  • Bigarren sinatzailea: UPV/EHUko zuzendaria
• A.16 Fabrikazio Aurreratuko Zentroa
  • Lehen sinatzailea: Teknologia Batzordeko kidea
  • Bigarren sinatzailea: Zentroko zuzendaria
• A.17 Doktorego Eskola
  • Lehen sinatzailea: Doktorego Eskolako Administrazioko burua
  • Bigarren sinatzailea: Doktorego Eskolako zuzendaria
• A.18 Ikerguneak
  • Lehen sinatzailea: Zuzendariordea edo idazkaria
  • Bigarren sinatzailea: Ikerguneko zuzendaria
• A.19 Biblioteka Nagusia
  • Lehen sinatzailea: Zuzendariordea
  • Bigarren sinatzailea: Zuzendaria
• A.20 Campusetako Bibliotekak
  • Lehen sinatzailea: Zerbitzu edo Zentroko arduraduna
  • Bigarren sinatzailea: Zuzendariondokoa

10 digituko aldi baterako gune organikoak

• B.1 Ikerketarakoak, ez «RETE» ez «INVE» amaitzen ez direnak
  • Lehen sinatzailea: ikertzaile nagusia. Ikertzaile nagusi bat baino gehiago balego IKERTUn agertzen den ikertzaile nagusia izango da.
  • Bigarren sinatzailea: katedra, institutu, ikastegiko edo dena delako egiturako zuzendaria.
• B.2 «RETE» edo «INVE» amaitzen direnak
  • Lehen sinatzailea: dagokien gune organiko estrukturaleko lehen sinatzailea.
  • Bigarren sinatzailea: dagokien gune organiko estrukturaleko bigarren sinatzailea.
• B.3 Ikerketako Zerbitzu Nagusietakoak
  • Lehen sinatzailea: Ikerketako Zerbitzu Nagusietako burua.
  • Bigarren sinatzailea: Ikerketako Zerbitzu Nagusietako zuzendaria
• B.4 Doktoregokoak, berezko tituluetakoak eta titulu ofizialetakoak
  • Lehen sinatzailea: titulu edo programa bakoitzaren arduraduna.
  • Bigarren sinatzailea: saileko, ikastegiko edo Master eta Doktorego Eskolako zuzendaria.
• B.5 Ikastegiak
  • Lehen sinatzailea: administratzailea, administrazio burua edo koordinatzailea.
  • Bigarren sinatzailea: dekanoa edo zuzendaria.
• B.6 Ikerketarako ez diren katedretakoak
  • Lehen sinatzailea: katedrako zuzendaria.
  • Bigarren sinatzailea: Garapen Zientifikoaren eta Transferentziaren arloko errektoreordea.
• B. 7 Ikerketarako ez diren institutuetakoak
  • Lehen sinatzailea: institutuko idazkaria.
  • Bigarren sinatzailea: institutuko idazkaria.
• B. 8 Campusekoak
  • Lehen sinatzailea: campuseko gerenteordea.
  • Bigarren sinatzailea: campuseko errektoreordea.
• B. 9 Kliniketakoak, zuzendaritzetakoak, errektoreordetzetakoak, zerbitzuetakoak
  • Lehen sinatzailea: dagokien gune organiko estrukturaleko lehen sinatzailea.
  • Bigarren sinatzailea: dagokien gune organiko estrukturaleko bigarren sinatzailea.
• B.10 Barne deialdietako erabakien ondorioz sortutako sailak:

UPV/EHUn badira gune funtzional batzuk, barne deialdiei dagozkienak. Deialdiotan UPV/EHUko irakasleei jarduera jakin batzuetarako zenbatekoak esleitzen zaizkie. Zenbateko horiek kudeatzeko gune organiko berriak sortzen dira, sail baten menpe geratzen direnak. Halakoetan hauek izango dira sinatzaileak:

• Lehen sinatzailea: zenbatekoa esleitu zaion IRIa.
• Bigarren sinatzailea: saileko zuzendaria.

• B.11 Sailetako bestelako gune organikoak

Batzuetan gune organikoak sortzen dira erakundeekin sinatutako hitzarmenetatik datozen diru funtsak erregistratzeko. Halakoetan hauek izango dira sinatzaileak:

• Lehen sinatzailea: kasuan kasuko jardueraren ardura duen IRIa.
• Bigarren sinatzailea: saileko zuzendaria.

4. Aldi baterako gune organiko baten lehen arduraduna unitate horren gaineko ardura duen unitate organikoaren lehen arduraduna ere baden kasuetan, aldi baterako gunearen bigarren arduraduna ikastegiko batzarrak, saileko kontseiluak edo institutuko kontseiluak hautatuko du bere baitako kideen artean.

5. Aldi baterako unitate organikoa ikastegi bateko jardueraren baterako eratuko balitz, lehenengo arduraduna ikastegiko administratzailea izango da, eta bigarren arduraduna ikastegiko dekanoa edo zuzendaria.

6. Aurreko puntuetan jaso ez diren kasuetan, aldi baterako gastu gunearen arduradunak gerenteak izendatuko ditu.

7. Ez badago, dagokion araudian jasotakoa izango da ordezko sinatzailea.

2. KAPITULUA. Gune organikoak sortu, aldatu eta ixtea.

3. artikulua. Gune organiko bat sortu edo aldatzea.

Kasuan kasuko errektoreordetza, unitate, zerbitzu edo dena delakoak, jardueraren arabera, eskabidea egingo dio Kontabilitate Zerbitzuari; bestela, zuzenean ere egin daiteke, kudeaketa gunea sortu edo aldatzeko erabakia hartu duen organo eskudunaren erabakiaren kopiarekin batera.

4. artikulua. Aldi baterako gune bat sortu edo aldatzea.

1. Aldi baterako gune organikoak ondoko baldintzak gertatzen direnean sortuko dira:

a) UPV/EHUk edo beste erakunde batzuek onartutako ikerketa proiektuak abian jartzen direnean.

b) Baliabide batzuk izendatzen direnean jarduera eta xede jakin baterako erabiltzeko. (ikastaroak, biltzarrak…).

Bi kasuetan, diru-laguntzak aldizkakoak badira, deialdi bakoitzerako organika bat sortu beharko da.

Oro har, jarduera bakoitzeko organika bat sortu beharko da.

2. Aldi baterako gune bat sortzeko eskabidea organo hauek egingo dute:

a) Garapen Zientifikoaren eta Transferentziaren arloko eta Ikerketaren arloko errektoreordetzek egingo dute eskabidea gunea sortu behar denean ikerketa proiektuak egiteko, kontratuak, hitzarmenak, zientzia, teknika edo artearen arloko lanak egiteko eta prestakuntza ikastaroak emateko.

b) Graduondoko ikastaroak, master ofizialak, doktoregoak, berezko tituluak eta bestelako ikastaroak egiteko guneak sortu behar direnean, eskabidea Graduondokoaren eta Etengabeko Prestakuntzaren errektoreordeak egingo du.

c) Beste edozein errektoreordetzak.

Aldi baterako gune organiko bat sortu edo aldatu behar denean, Kontabilitate Zerbitzuari egingo zaio eskaria, horretarako inprimakiak betez.

Organika berri bat sortzeko aurrekontu-aplikazio berriak eskatzen badira, eskaerarekin batera programa funtzionalaren arduradunaren baimena aurkeztu beharko da, salbu eta eskaera arduradun horrek egiten badu.

5. artikulua. Gune organiko bat ixtea.

1. Burutu beharreko jarduera amaitutakoan, jarduera horretaz arduratu den gune organikoa ixteko eskabidea aurkeztu beharko zaio Kontabilitate Zerbitzuari. Soberako krediturik geratuko balitz, nora joango den adierazi beharko da eskabidean, erretiratu ahal izateko.

2. Aldi baterako gune organikoen kasuan, organo hauek aurkeztu beharko dute gunea ixteko eskabidea:

a) Garapen Zientifikoaren eta Transferentziaren arloko errektoreordetzak eta Ikerketaren arloko errektoreordetzak egingo dute eskabidea itxi beharreko unitateak izan direnean ikerketa proiektuetarako edo kontratuak, hitzarmenak, zientzia, teknika edo artearen arloko lanak eta prestakuntza ikastaroak egiteko.

b) Graduko eta Graduondoko Ikasketen arloko errektoreordeak egingo du eskabidea graduondoko ikastaroak, master ofizialak, doktoregoak, berezko tituluak eta gainerako ikastaroak egiteko guneak itxi behar direnean.

c) Aurreko ataletan zehaztutakoa gorabehera, guneari zegokion jarduera amaitu dela iritziz gero, Kontabilitate Zerbitzuak gune hori ixtea proposatu ahal izango du.

3. Gune organiko iraunkorren kasuan gunearen lehen arduradunak egin beharko du gunea ixteko eskabidea, eta horrekin batera organo eskudunak hartutako erabakiaren kopia aurkeztuko du.

4. Gune organiko bat badago ikerketa proiektu, kontratu, diru laguntza, ikastaro, berezko titulu, biltzar, bilera zientifiko edo antzeko baterako, oraindik aktiboan badago eta baliabiderik badauka, baina gunearen arduraduna den irakasle eta ikertzaileak UPV/EHUkoa izateari uzten badio, arduradun berria izendatu beharko da.

Gune organiko bat badago ikerketa proiektu, kontratu, diru laguntza, ikastaro, berezko titulu, biltzar, bilera zientifiko edo antzeko baterako sortua, bere jarduna amaitu bada eta baliabiderik geratzen bazaio, itxi egingo da gunea eta haren aurrekontuaren kitapena egingo da.

6. artikulua. Kontabilitateko saldoen egiaztapena eta trataera.

Gune organiko bat ixteko, baldintza hauek bete beharko dira:

Ez egotea gastu guneak egindako aurrerakinik kitatu edo justifikatu gabe.

Ez egotea eskudirurik kutxako saldoan.

Organika horren kreditua kobratzeke badago, erabilgarri gisa egotea.

III. KAPITULUA. Banku kontuak

7. artikulua. Banku kontuen ezaugarriak.

1. UPV/EHUko kontu ofizial guztiek baldintza hauek bete beharko dituzte:

a) Kontu horiek guztiak Kontabilitate Zerbitzuaren bidez ireki, aldatu eta itxiko dira.

b) Kontabilitate Zerbitzuak izango duen banku kontuen erregistro ofizialean inskribatuta egongo dira.

c) Bi arduradun izango dituzte, eta bien sinadurak beharko dira.

2. UPV/EHUk finantza zerbitzuak kontratatzen ditu aldiro hainbat finantza erakunderekin, besteak beste gastu guneen banku kontuak kudeatzeko. Hori dela eta, banku kontuak finantza zerbitzu horiek esleitu zaizkien finantza erakundeetan baino ezin izango dira ireki.

3. Salbuespenezko kasuetan baimena emango da kontuak beste finantza erakunde batzuetan irekitzeko. Kontabilitate Zerbitzuari eskatu beharko zaio baimena, horretarako arrazoi objektiboak azalduz. Kontabilitate Zerbitzuak kontu hori mantentzeko izapideak eta betekizunak ezarriko ditu.

IV. KAPITULUA. GASTUA BAIMENTZEA ETA ORDAINKETAK ETA BANKU ERAGIKETAK
AGINTZEA.

8. artikulua. Gestio ekonomikoa.

1. Gastuaren izaeraren arabera bete beharreko kontratazio arau espezifikoa betetzeaz gain, kudeaketa ekonomikoa egitean berezi beharko dira gastuen onarpena, gastu horien
ordainketa eta banku eragiketak.

2. Gastuaren onarpena esaten zaio gune organikoaren jarduera ekonomikoaren ondorioz sortutako faktura edo antzeko agiri bat onartzeari.

3. Ordainketa ondasuna jaso ondoren edo kontratatutako zerbitzua eman ondoren egingo da, eta haren adostasuna egiaztatu ondoren. Non eta kontratuan edo lizitazioan bertan ez den bestelakorik ezartzen, administrazioarekiko harremanak Sektore Publikoko Kontratuen azaroaren 8ko 9/2017 Legean ezarritakoaren araberakoak izango dira. Arau horrek administrazioak ordainketak egiteko dituen epeak ezartzen ditu; zehazki, 198. artikuluak adierazten duenez, enpresak, behin amaituta, ondasunen entrega edo zerbitzuen prestazioa egiaztatzeko obra ziurtagiriak edo dokumentuak aurkeztu beharko dizkio administrazioari, eta horrek 30 eguneko epea izango du horiek onartzeko eta ordaintzeko. Era berean, 30 eguneko epea dago onartzeko, hornitzaileak faktura elektronikoa erregistratzen duenetik.

4. Ordainketa aurrez egin ahal izango da, eragiketaren baldintza ekonomikoetan hala hitzartu baldin bazen. Hala eginez gero, hornitzaileak nahitaez aurkeztu beharko du aurrez ordaindutako zenbatekoari dagokion banku abala.
Salbuespenak: harpidetzak, lizentziak eskuratzea, etab., hau da, zerbitzua eman edo hornidura entregatu aurretik aldez aurretik ordaindu behar diren erosketak. Ondoren, dagokion faktura eskatuko da.

5. Face Estatuko Administrazio Orokorraren Fakturen Sarrera-Puntu Orokorra da. Lan egiten dugun hornitzaileek egindako hornidurengatik edo emandako zerbitzuengatik, 300 eurotik gorako fakturak (BEZa barne) formatu elektronikoan bidali beharko dituzte eta, horretarako, sisteman alta emanda egon beharko dute aldez aurretik.

6. Gastu-aurrerakinak unitate organiko bakoitzak eskura duen kutxa finkoaren bidez gauzatuko dira; kutxa finkorik ez badago eta, betiere, oso noizbehinkakoa bada eta 300€ gorako zenbatekoduna, Kontabilitate Zerbitzuari eskatu ahal izango zaio aurrerakina. Nolanahi ere, ezinbesteko baldintza izango da dagokion dokumentazioarekin justifikatu gabeko aurrerakinik ez izatea.

7. Unibertsitateko organiken arteko konpentsazio ekonomikoak egiteko barne-karguak erabili behar dira; funtsean, Argitalpen Zerbitzuaren eta Unamuno Egoitzaren fakturazioa ekonomikoki kudeatzeko erabiliko dugun metodoa izango da. Era berean, adierazi behar da unibertsitateak igorritako faktura bat ezingo dela inoiz gastu gisa kontabilizatu unibertsitateko organika batean; kudeaketa hori barne-kargu baten bidez egin behar da beti.

9. artikulua. Hirugarrenei alta ematea eta haiek mantentzea.

1. Aurrekontuen ondorioetarako unibertsitatearen hirugarrentzat hartuko dira UPV/EHUrekin lan egiten eta gestio ekonomikoko programaren datu basean egon behar duten bezero edo zordunak eta hornitzaile edo hartzekodunak.

2. Hirugarren bati alta emateko eta haren datuak aldatzeko, ziurtagiri bat erantsi beharko zaio eskabideari, alta eman ondoren hirugarrena identifikatzeko erabiliko dugun kodea justifikatuko duena, esate baterako, NANa, pasaportea, zerga egoitzaren ziurtagiria…

3. Hirugarren baten altari ordainketak egiteko banku kontu bat lotzea beharrezkoa izanez gero, finantza entitateak igorritako ziurtagiri bat erantsi beharko zaio eskabideari, non hirugarrenak entitate horretan banku kontu bat daukala adieraziko den.

4. Alta emateko beharrezkoa den dokumentazio guztia Kontabilitate Zerbitzuari bidaliko zaio, enpresak berak digitalki sinatutako PDF fitxategi batean. Sinadura pertsonala bada eta, horren ondorioz, enpresari ez badagokio, sinatzailearen ahalduntzea atxiki beharko da. Pertsona fisikoak betebehar horretatik salbuetsita egongo dira, baldin eta hirugarrenen fitxa aurkezten badute behar bezala beteta eta finantza erakundeak
sinatuta.

5. Hirugarren bakoitza banku kontu bakarrari lotuta egongo da. Hirugarren berari kontu bat baino gehiago lotu behar bazaio, horren kudeaketa hirugarrenaren eskuordetzearen modalitatearen bidez egingo da.

6. Hirugarrenaren kodea eta banku kontua aldatzeko, dagokion dokumentazioa erantsi beharko da, aldez aurretik Kontabilitate Zerbitzuari eskaera eginda.

10. artikulua. Gastuak baimentzea gune organikoetan.

2. artikuluan adierazten den bezala, faktura guztietan bi sinadurak sartu beharko dira, titulu horretan bertan adierazten den organika-motaren arabera.

11. artikulua. Gastuen kudeaketa gune organikoetan.

Aurreko artikuluan adierazten den bezala, gastu bat onartu egingo da gastuaren sustatzaileak fakturaren adostasuna sinatu duenean eta organikoen arduradunek kontabilitate-agiria sinatu dutenean.

Kudeaketa-lanak administraziorako eta zerbitzuetako langileek egingo dituzte.

Gastuaren frogagiriak kontrtatuari buruzko erreferentzia jaso beharko du (txikia, Prozedura Irekia, Prozedura Ireki Sinplikatua, Prozedura Negoziatua, oinarritutako kontratua...)

V. KAPITULUA. DIRUZAINTZAREN FUNTZIONAMENDUA

12. artikulua. Diruzaintzaren funtzionamendua.

Unibertsitatean Kontabilitate Zerbitzuak kudeatuko du diruzaintza osoa, Gerentziak emango dizkion aginduei jarraiki.
Normalean, ordaintzeko egunak aste bakoitzeko astelehen eta ostegunak izango dira. Egun horietan egingo da ordaintzeko agindua eman arte sortutako dokumentu guztien ordainketa. Dena den, une jakin batean premia berezia badago, segituan egin ahalko da ordainketa, eta kontrakoa: gerta liteke ez ordaintzea, likideziarik ez badago.