CAPÍTULO I. LAS UNIDADES ORGANICAS Y RESPONSABILIDAD EN SU GESTIÓN 

Artículo 1.  Tipos de Unidades orgánicas 

En el modelo organizativo de la UPV/EHU con una estructura de gestión del gasto descentralizada se distinguen dos tipos de Unidades de Gasto. 

1. Unidades orgánicas permanentes. Son aquellas que forman parte de la estructura Orgánica de la Universidad y que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de los Estatutos de la UPV/EHU, son: Campus Universitarios, Escuelas y Facultades, Departamentos, Institutos Universitarios de Investigación, Escuelas de Doctorado, Centros de Investigación y otros centros
o    estructuras que puedan crearse además de los Servicios Administrativos Generales, los que sirven a las estructuras mencionadas, los regulados en el Título VI, y las demás unidades administrativas y de servicios.

2. Unidades orgánicas transitorias. Son aquellas que se constituyen para fines de investigación, de docencia, de ejecución de contratos u otro tipo de actividad por un periodo de tiempo determinado y que, una vez finalizada su misión, se procederá a su cierre.

3. Las Unidades orgánicas transitorias dependerán de una Unidad Orgánica permanente.

Artículo 2. Personas responsables de la gestión económica en las Unidades de gasto. 

1.Las Unidades orgánicas tendrán dos personas titulares responsables para realizar la gestión económica. Ellas deberán firmar electrónicamente a través del portafirmas los contratos menores y los documentos  contables de esas orgánicas. En el caso de los contratos menores, esas firmas son la autorización para poder llevar a cabo la ejecución de ese contrato menor y, en el caso de los contables representan la autorización de la contabilización y pago de los gastos correspondientes. 

2. El informe de conformidad deberá ser firmado por el promotor del gasto el cual podrá ser uno de los responsables correspondientes a los indicados en el párrafo anterior u otro diferente. Este promotor (PDI o PTGAS) firmará el conforme de factura a través del portafirmas. 

3. Sin perjuicio de la regulación existente en las Unidades Orgánicas en materia de funcionamiento, gestión, administración, ..., las dos personas responsables para realizar la gestión económica de éstas serán las siguientes: 

Orgánicas de 4 dígitos::

• A.1 Centros
  • Primer firmante: Administrador o Administradora, o Jefe o Jefa de Administración, o Coordinador o Coordinadora
  • Segundo firmante: Decano o Decana, o Director o Directora
• A.2 Departamentos
  • Primer firmante: Secretario Académico o Secretaria Académica 
  • Segundo firmante: Director o Directora
• A.3 Vicerrectorados de Campus
  • Primer firmante: Vicegerente de Campus
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora de Campus
• A.4. Resto de Vicerrectorados
  • Primer firmante: Vicerrector o Vicerrectora
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora previstos como primer sustituto en caso de ausencia (Resolución sobre estructura y determinación de las áreas de funcionamiento del equipo rectoral)
• A.5 Gerencia
  • Primer firmante: Vicegerente de Personal
  • Segundo firmante: Gerente
• A.6 Institutos
  • Primer firmante: Secretario o Secretaria del Instituto
  • Segundo firmante: Director o Directora del Instituto
• A.7 Cátedras
  • Primer firmante: Director o Directora de la Cátedra
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora de Desarrollo Científico-social y Transferencia.
• A.8 Direcciones
  • Primer firmante: Director o Directora del área
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora del que depende esta Dirección
• A.9 Servicios Generales de Investigación
  • Primer firmante: Jefe SSGG Investigación (PAS)
  • Segundo firmante: Director o Directora SSGG de Investigación (PDI)
• A.10Servicios Centrales (orgánica 3910):
  • Primer firmante:  Vicegerente de Contabilidad y Presupuestos
  • Segundo firmante: Gerente
• A. 11 Resto de Servicios
  • Primer firmante: Jefe o Jefa del Servicio o persona que designe el Vicerrector o Vicerrectora
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora del que depende este Servicio
• A. 12 Clínica Odontológica
  • Primer firmante: Director o Directora de la Clínica
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora de Estudios de Grado e Innovación Educativa
• A.13 Clínica Jurídica por la Justicia Social
  • Primer firmante: Director o Directora de la Clínica
  • Segundo firmante: Decano o Decana de la Facultad de Derecho
• A.14 Centros Mixtos:
  • Primer firmante: Director del centro mixto
  • Segundo firmante: Gerente del centro mixto
• A.15 Estación Marítima de Plentzia, PIE-UPV/EHU
  • Primer firmante: Secretario o Secretaria del PIE-UPV/EHU
  • Segundo firmante: Director o Directora del PIE-UPV/EHU
• A.16 Centro de Fabricación Avanzada
  • Primer firmante: Miembro del Comité Tecnológico
  • Segundo firmante: Director o Directora del Centro
• A.17 Escuela de Doctorado
  • Primer firmante: Jefe de Administración de la Escuela de Doctorado
  • Segundo firmante: Director o Directora de la Escuela de Doctorado
• A.18 Centros de Investigación
  • Primer firmante: Subdirector o Subdirectora o Secretario o Secretaria
  • Segundo firmante: Director o Directora del Centro de Investigación
• A.19 Biblioteca Central
  • Primer firmante: Subdirector o Subdirectora
  • Segundo firmante: Director o Directora
• A.20 Bibliotecas de Campus
  • Primer firmante: Responsable de Servicio o Centro
  • Segundo firmante: Director o Directora adjunto

Orgánicas transitorias de 10 dígitos

• B.1 Investigación que no acaben en RETE ni en INVE
  • Primer firmante: Investigador o Investigadora Principal (IP). Si hubiera más de un/una IP será la que conste en IKERTU:
  • Segundo firmante: Director o Directora del Departamento, Cátedra, Instituto, Centro, etc.
• B.2 Orgánicas que acaben en RETE o en INVE
  • Primer firmante: el primer o la primera firmante de la orgánica estructural de la que dependan
  • Segundo firmante: el segundo o la segunda firmante de la orgánica estructural de la que dependan
• B.3 De Servicios Generales de Investigación
  • Primer firmante: Jefe o Jefa de los Servicios Generales de Investigación
  • Segundo firmante: Director o Directora de los Servicios Generales de Investigación
• B.4 De doctorado, enseñanzas propias y títulos oficiales
  • Primer firmante: Responsable de cada título o programa
  • Segundo firmante: Director o Directora de Departamento, Centro o Escuela de Máster y Doctorado
• B.5 De Centros
  • Lehen sinatzailea: administratzailea, administrazio burua edo koordinatzailea.
  • Bigarren sinatzailea: dekanoa edo zuzendaria.
• B.6 De Cátedras diferentes de Investigación
  • Primer firmante: Director o Directora de la Cátedra
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora de Desarrollo Científico-social y Transferencia
• B. 7 De Institutos diferentes de Investigación
  • Primer firmante: Secretario o Secretaria del Instituto
  • Segundo firmante: Director o Directora del Instituto
• B. 8 De Campus
  • Primer firmante: Vicegerente de Campus
  • Segundo firmante: Vicerrector o Vicerrectora de Campus
• B. 9 De Clínicas, Dirección, Vicerrectorados, Servicios, etc.
  • Primer firmante: el primer firmante de la orgánica estructural de la que dependan
  • Segundo firmante: el segundo firmante de la orgánica estructural de la que dependan
• B.10 De Departamentos generadas por resoluciones internas:

Existen diferente funcionales en la UPV/EHU que recogen convocatorias internas. Dichas convocatorias se resuelven a favor del profesorado de la UPV/EHU que reciben dotaciones para realizar determinas actividades. Para gestionar dichas dotaciones se generan orgánicas nuevas que cuelgan de un Departamento. En estos casos los firmantes serán los siguientes:

• Primer firmante: PDI adjudicatario de la convocatoria
• Segundo firmante: Director o Directora de Departamento

• B.11 Otras de Departamentos

Hay orgánicas que se generan para registrar fondos procedentes de convenios suscritos con diferentes entidades. En estos casos los firmantes serán los siguientes:

•  Primer firmante: PDI responsable de esta actividad
• Segundo firmante: Director o Directora de Departamento

4. En el caso de que la primera persona responsable de una Unidad orgánica transitoria sea, a su vez, primer responsable de la Unidad Orgánica, de la que depende aquélla, la segunda persona responsable de la Unidad transitoria, se designará por la Junta de Centro, Consejo de Departamento o Consejo de Instituto, de entre sus miembros.  

5. En el supuesto de que la apertura de una unidad orgánica transitoria se deba a la realización de una actividad relacionada con un Centro Académico la primera persona responsable será el Administrador o la Administradora del Centro y la segunda persona responsable será el Decano o la Decana, o el Director o la Directora.

6. Para los casos no contemplados anteriormente, la designación de las personas responsables de una Unidad de gasto transitoria la realizará el o la Gerente.

7. En caso de ausencia, el firmante suplente corresponderá al recogido en la normativa correspondiente.

CAPÍTULO II. Creación, modificación y cierre de unidades orgánicas. 

Artículo 3. Creación o modificación de una Unidad Orgánica. 

Se solicitará al Servicio de Contabilidad desde el correspondiente Vicerrectorado, Unidad, Servicio, etc. en función de la actividad adjuntando una copia del acuerdo adoptado por el órgano competente de aprobación de la creación o modificación de la unidad. 

Artículo 4. Creación o modificación de una Unidad transitoria. 

1.    La creación de una Unidad orgánica transitoria se producirá en los siguientes casos:

a)    Proyectos de investigación concedidos por la UPV/EHU u otras instituciones.
b)    Existencia de recursos que con carácter finalista van a destinarse a la realización de una actividad concreta (Cursos, Congresos, etc.).

En ambos casos, si las subvenciones tienen carácter periódico deberá crearse una orgánica para cada convocatoria.  

Con carácter general deberá crearse una orgánica por actividad. 

2.    La solicitud de creación tendrá su origen en los siguientes órganos:

a)    Los Vicerrectorados de Investigación y de Desarrollo Científico-social y Transferencia, para las Unidades destinadas a la realización de proyectos de investigación, realización de contratos, convenios, trabajos científicos, técnicos o artísticos y cursos de formación suscritos.
b)    El Vicerrectorado de Postgrado y Formación Continua para las Unidades destinadas a la realización de cursos de postgrado, másteres oficiales, doctorados, y enseñanzas propias
c)    Cualquier otro Vicerrectorado.

La creación o modificación de una Unidad orgánica transitoria se solicitará al Servicio de Contabilidad a través de los impresos que se faciliten para tal efecto. 
Cuando para la creación de una nueva orgánica se soliciten nuevas aplicaciones presupuestarias, la solicitud deberá ir acompañada de la autorización del responsable del programa funcional salvo que la petición proceda de dicho responsable.  

Artículo 5. Cierre de una Unidad orgánica

1.    Finalizada la actividad para la cual fue creada la Unidad orgánica, se procederá a su cierre mediante escrito al Servicio de Contabilidad. En el caso de que existiera crédito excedentario, en el escrito se indicará el destino del mismo al efecto de ser retirado de la Unidad.

2.    En el caso de las Unidades orgánicas transitorias, la petición de cierre la realizará:

a)    Los Vicerrectorados de Investigación y de Desarrollo Científico-social y Transferencia para las Unidades destinadas a proyectos de investigación, realización de contratos, convenios, trabajos científicos, técnicos, artísticos, congresos relacionados con la investigación.
b)    El Vicerrectorado de Postgrado y formación Continua para las Unidades destinadas a la realización de cursos de postgrado, másteres oficiales, doctorados, enseñanzas propias.
c)    Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores, el Servicio de Contabilidad podrá proponer el cierre de aquellas unidades en las que se aprecie que ha finalizado la actividad para la que fueron creadas.

3.    En el caso de las Unidades orgánicas permanentes, la petición de cierre la realizará la primera persona responsable de la Unidad adjuntando una copia del acuerdo adoptado por el órgano competente.

4.    En el supuesto de que cause baja en la UPV/EHU el personal docente e investigador que figure como responsable de una unidad orgánica correspondiente a proyectos de investigación, contratos, subvenciones, cursos, títulos propios, congresos, reuniones científicas, etc. cuya actividad esté en vigor y disponga de fondos, deberá procederse al cambio de persona responsable de dicha unidad.

En el supuesto de que cause baja en la UPV/EHU el personal docente e investigador que figure como responsable de una unidad orgánica correspondiente a proyectos de investigación, contratos, subvenciones, cursos, títulos propios, congresos, reuniones científicas, etc. cuya actividad haya finalizado y disponga de crédito presupuestario, se procederá al cierre y a la liquidación de dicha unidad.

Artículo 6. Verificación y tratamiento de saldos contables en el cierre de una unidad de gasto

Solamente podrá cerrarse una Unidad orgánica cuando se cumplan los siguientes requisitos: 

1.    No existan anticipos generados por la Unidad de gasto que no hayan sido cancelados o justificados.
2.    No exista saldo de caja de efectivo.
3.    No exista crédito pendiente de cobro que no se encuentre como crédito disponible en esa Orgánica.

CAPÍTULO III   Cuentas bancarias  

Artículo 7. Características de las cuentas bancarias. 

1.    Todas las cuentas oficiales de la UPV/EHU cumplirán los siguientes requisitos:

a)    Su apertura, modificación y cancelación se realizará en el Servicio de Contabilidad.
b)    Figurarán inscritas en el registro oficial de cuentas bancarias que mantendrá el Servicio de Contabilidad.
c)    Tendrán dos personas responsables con firmas mancomunadas.

2.    Con carácter periódico la UPV/EHU contrata con entidades financieras la prestación de los servicios financieros que incluye la gestión de las cuentas bancarias. Por esta razón, solamente podrán abrirse cuentas bancarias en las entidades financieras adjudicatarias del citado servicio financiero.

3. Excepcionalmente, podrá autorizarse la apertura de cuentas bancarias en entidades financieras diferentes a las adjudicatarias. La autorización deberá solicitarse al Servicio de Contabilidad indicando los hechos objetivos que la justifiquen. El Servicio de Contabilidad establecerá los trámites y requisitos que deberán cumplirse para su mantenimiento.

CAPÍTULO IV. AUTORIZACIÓN DEL GASTO, ORDENACIÓN DE PAGOS Y OPERACIONES BANCARIAS. 

Artículo 8. Gestión económica. 

1.    Sin perjuicio de la vigencia de la normativa específica en materia de contratación que resulte aplicable en virtud de la naturaleza del gasto, la gestión económica se realizará diferenciando entre aprobación del gasto, pago material del mismo y operaciones bancarias.

2.    Se entenderá por aprobación del gasto el acto por el que se acepta una factura o documento similar generado como consecuencia de la actividad económica de la Unidad orgánica.

3.    El pago se realizará una vez recibido el bien o prestado el servicio contratado y verificada la conformidad del mismo. Salvo que en el contrato o en la propia licitación pública se establezca otra cosa, las relaciones con la administración se regirán por lo dispuesto en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Esta norma establece los plazos de pago de que dispone la administración para hacer efectivos los mismos; concretamente en el artículo 198 se indica que la empresa tendrá que presentar a la administración las certificaciones de obra o los documentos que acrediten la entrega de bienes o la prestación de servicios una vez finalizados estos, disponiendo la administración de un plazo de 30 días para su aprobación y pago. Asimismo, se dispone de un plazo de 30 días para su aceptación desde que el proveedor registra la factura electrónica.
4.    El pago podrá realizarse por anticipado si así se hubiera pactado en las condiciones económicas de la operación. En este caso, será obligatoria la presentación por el tercero proveedor de un aval bancario por el importe total pagado por anticipado.

Excepciones: suscripciones, adquisición de licencias, etc., es decir, aquellas compras que exijan pagar de manera anticipada, con anterioridad a la prestación del servicio o entrega del suministro. Posteriormente se exigirá la factura correspondiente.
5.    FACE es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. Los proveedores con los que trabajemos deberán remitir las facturas por importe superior a 300 € (IVA incluido) por los suministros entregados o servicios prestados en formato electrónico, para lo que previamente tendrán que estar dados de alta en el sistema.

6.    Los anticipos de gastos serán ejecutados a través de la caja fija que cada unidad orgánica tenga a su disposición; en caso de no contar con la caja fija y siempre que se trate de algo con carácter muy esporádico y por un importe superior a 300€ podrá solicitarse dicho anticipo al Servicio de Contabilidad, siendo requisito indispensable no tener un anticipo previo sin justificar con la documentación correspondiente.

7. económicas entre orgánicas de la propia universidad, básicamente será el método que utilicemos para gestionar económicamente la facturación del Servicio Editorial y la Residencia Unamuno al resto de orgánicas. Indicar así mismo que una factura emitida por la universidad nunca podrá ser contabilizada como gasto por ninguna orgánica de la propia universidad; esta gestión debe hacerse siempre a través de un cargo interno. 

Artículo 9. Alta de terceros y su mantenimiento 

1.    Son considerados, a efectos presupuestarios, terceros de la universidad todos aquellos clientes o deudores y proveedores o acreedores que trabajen con la UPV/EHU y que deban estar en la base de datos del programa de gestión económica.
2.    Para proceder al alta de un tercero o modificación de sus datos será necesario adjuntar a la petición un documento acreditativo que justifique el código con que vamos a identificar a ese tercero a partir de su alta, por ejemplo, DNI, pasaporte, certificado de residencia fiscal.
3.    Si fuera necesario asociar a esa alta de tercero una cuenta bancaria para proceder a ejecutar pagos, será necesario, además, adjuntar a la petición documento acreditativo expedido por la entidad financiera de existencia de esa cuenta bancaria a favor del tercero.
4.    Toda la documentación necesaria para proceder al alta se remitirá al Servicio de Contabilidad en un único fichero PDF firmado digitalmente por la empresa. Si la firma digital fuera personal y, en consecuencia, no corresponde a la empresa deberá adjuntarse el apoderamiento del firmante. Se exime de esta obligación a las personas físicas siempre y cuando aporten la ficha de terceros debidamente cumplimentada y firmada por la entidad financiera.
5.    A cada tercero solamente se le asociará una cuenta bancaria y en caso de ser necesario asociar más de una cuenta a un mismo tercero, esto se gestionará a través de la modalidad de delegación del tercero.
6.    Cualquier modificación, tanto de código de tercero como de cuenta bancaria, también será resuelta adjuntando la documentación oportuna previa petición al Servicio de Contabilidad.

Artículo 10. Autorización del gasto en las Unidades orgánicas 

Tal y como se indica en el art. 2, los documentos contables deberán incluir las dos firmas correspondientes en función del tipo de orgánica que en ese mismo Título se indica. 

Artículo 11. Gestión del gasto en las Unidades orgánicas. 

Tal y como se indica en el art. anterior un gasto será aprobado cuando el promotor del gasto haya firmado el conforme de factura y los responsables de las orgánicas hayan firmado el documento contable.
Las labores de gestión serán realizadas por personal técnico y de gestión de administración y servicios. 
El just6ificante de gasto deberá reflejar información relativa al contrato (menor, PA, PAS, PN, contrato basado...)

CAPÍTULO V. FUNCIONAMIENTO DE LA TESORERÍA 

Artículo 12. Funcionamiento de la Tesorería 

La Tesorería total de la Universidad será gestionada en el Servicio de Contabilidad conforme a las instrucciones emanadas desde la gerencia. 
Por regla general, los días de pagos serán los lunes y los jueves de cada semana, en estos días se efectuará el pago de todos los documentos generados hasta el momento en que se dé la orden de pago, ello sin perjuicio de que en un momento concreto y por necesidades especiales se pueda hacer un pago de manera inmediata e incluso no proceder a los pagos si hubiera falta de liquidez.