El Decreto 78/2022, de 21 de junio, de modificación del Decreto 17/2011, de 15 de febrero, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) dispone, a través de su artículo 11.4 a los Consejos de Estudiantes de la UPV/EHU como “los órganos colegiados de representación del alumnado”. Además, su artículo 20 declara al Consejo de Estudiantes UPV/EHU como el “órgano de representación” del estudiantado. A este, según los mismos Estatutos de la UPV/EHU le corresponde, según el mismo artículo, “fomentar la participación” del estudiantado, entre otras.

De la misma forma, la Resolución de 31 de octubre de 2023, del Secretario General de la UPV/EHU, de publicación del Reglamento del Estudiantado de la UPV/EHU se refiere al Consejo de Estudiantes “como el máximo órgano de representación y coordinación estudiantil en los distintos ámbitos universitarios” en su artículo 41, de su naturaleza. Entre las funciones que desarrolla el citado Reglamento, es de relevancia señalar el artículo 45.9 que se refiere a sus funciones en referencia a la “calidad de las enseñanzas y estudios cursados en la UPV/EHU, así como, por la formación intelectual, crítica, social, profesional, científica y cultural de sus estudiantes conforme a las distintas titulaciones”; el artículo 45.12 cuando se refiere a “participar en la organización de la extensión universitaria y suscitar el interés por la vida cultural, artística y deportiva de la comunidad universitaria en general, promoviendo y apoyando toda labor dirigida a tales fines”; su artículo 45.14 sobre “el fomento de la participación del estudiantado”; y, finalmente, de acuerdo con el artículo 45.18 “establecer el régimen de uso de los espacios asignados al Consejo de Estudiantes, en el ámbito de la normativa vigente vigilando por la correcta utilización de los locales, instalaciones, bienes y recursos que la UPV/EHU ceda al Consejo de Estudiantes”.

Resulta, por tanto, un presupuesto indispensable conectar la representación universitaria con el asociacionismo estudiantil que permite comprender y poner en valor la vida universitaria y la mejora de la calidad de esta. Así, el mismo Reglamento del Estudiantado UPV/EHU reconoce a las asociaciones de estudiantes de la UPV/EHU como “todas aquellas que se constituyan con arreglo” al presente Reglamento. El ámbito de actuación, delimitado por el artículo 57 del mismo Reglamento, establece que estas asociaciones desarrollarán sus actividades en uno o varios Centros, y en su caso, en otras estructuras universitarias” que, en cualquier caso, y de acuerdo con el artículo 64 del Reglamento a las mismas le corresponderá “participar en la vida universitaria a través del desarrollo de las actividades de su interés que tienen a la consecución de alguno de los fines de la UPV/EHU.

Estos fines se recogen en los Estatutos de la UPV/EHU a los que se refiere su artículo 4.1 al declarar la importancia de “la creación, crítica y transmisión del saber”; “la participación en el enriquecimiento del patrimonio intelectual, humanístico, cultural y científico de la sociedad vasca y en su desarrollo económico y bienestar social”; “la educación superior de calidad que contribuya a la formación integral de sus estudiantes y asegure su preparación profesional”; entre otros.

Paralelamente, el II Plan de Participación de la UPV/EHU, en su parte V, reconoce en sus propuestas, a través de seis líneas estratégicas las de “informar al estudiantado”; “invitar al estudiantado a participar en la institución”; “activar al estudiantado”; y “caminar hacia el establecimiento de espacios de codecisión y/o colaboración para que el estudiantado participe con la institución”. Seguidamente, el mismo plan establece cuatro objetivos generales en los que destaca el refuerzo, “la adaptación” y descentralización de “la oferta participativa existente, respetando las realidades, espacios y necesidades de los Campus, los centros, así como del estudiantado”; o “promocionar la cultura participativa en la Universidad, mejorando y construyendo más espacios de consulta deliberación y participación del estudiantado con el conjunto de la comunidad universitaria”.

El compromiso del Consejo de Estudiantes UPV/EHU, en conclusión, y de acuerdo con la normativa anteriormente referenciada, es férreo e inquebrantable disponiendo todas las medidas, acciones, proyectos y otros análogos para constituir espacios de fomento de la participación en la vida universitaria. Así, nace Ikasletxea, con el objetivo de generar un espacio para el estudiantado y, a su vez, un espacio de gestión por las mismas personas que conforman este colectivo en el seno de la universidad y la representación universitaria, haciendo suyo el llamado que nace del II Plan de Participación de la UPV/EHU y que este protocolo interno procede a continuación a desarrollar.

Artículo 1. – Definición.

1. El protocolo interno de funcionamiento de Ikasletxea está destinado a regular el funcionamiento de la sala que se ubica en la planta primera del edificio de la Biblioteca del Campus de Bizkaia – Leioa que gestiona el Consejo de Estudiantes UPV/EHU.
2. La sala Ikasletxea se entiende como el espacio polivalente que gestiona el Consejo de Estudiantes UPV/EHU para acoger diferentes actividades, seminarios, reuniones, exposiciones, actos asociativos, y otros análogos.

Articulo 2.- Objeto.

1. El objeto del presente protocolo interno es determinar los criterios de asignación de usos ordinarios y extraordinarios del espacio de la sala Ikasletxea, así como los objetivos y otros de análogo contenido.

Artículo 3. – Competencia.

1. La competencia para interpretar este protocolo le corresponderá a la Comisión Permanente del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU cuyas decisiones tendrán que ser ratificadas por el Pleno del mismo órgano.
2. La ejecución del mismo protocolo le corresponderá al equipo de gobierno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU quien, en cualquier caso, deberá dar cuenta anualmente del uso de Ikasletxea a la Comisión Permanente.

Artículo 4. Objetivos de la sala Ikasletxea.

1. Son objetivos de la sala Ikasletxea:

a) Promocionar la cultura e identidad que representa la UPV/EHU.

b) Ser un foro que promocione la representación universitaria y el asociacionismo del estudiantado universitario, así como el del resto de la comunidad universitaria y sus intereses.

c) Promocionar la ciencia, la cultura y las artes.

d) Generar espacios de debate abiertos en el seno de la universidad.

e) Promover el respeto por la Carta Internacional de Derechos Humanos.

f) Ser punto de encuentro entre las diferentes asociaciones de la UPV/EHU.

g) Ser punto de encuentro entre la comunidad universitaria y el resto de los agentes sociales.

h) Fomentar la participación del estudiantado en la gestión de la UPV/EHU

i) Fomentar el pensamiento crítico, la creatividad, la ética y, en definitiva, el desarrollo de la personalidad humana.

Articulo 5.- Principios que deben guiar las actividades desarrolladas en Ikasletxea.

1. Las actividades para desarrollar en el espacio Ikasletxea deben ser guiadas por:

La naturaleza y los fines de la UPV/EHU que se encuentran señalados en sus Estatutos o con los propósitos y principios del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU o, en su caso, con los reconocidos en los objetivos del presente protocolo interno.

a) Los valores plasmados en la Carta Internacional de Derechos Humanos.

b) Los valores medioambientales.

c) Los valores de pluralidad, solidaridad, igualdad, tolerancia y veracidad científica, así como de apoyo a la alimentación saludable que propugna la UPV/EHU.

d) La legislación y la normativa universitaria reguladoras del tipo de reuniones, actos, espectáculos, y celebraciones de que se trate.

Artículo 6.- Potestad discrecional y libertad de apreciación.

La Comisión Permanente del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU dispone de potestad discrecional y libertad de apreciación, conforme a las disposiciones de este protocolo interno y a los siguientes criterios orientadores:

1. Solo podrán realizar la solicitud los miembros de la comunidad universitaria.

2. Al tratarse de un local gestionado por el Consejo de Estudiantes, podrán organizarse, entre otras, actividades de carácter político. Sin embargo, el espacio se pone a disposición de la comunidad universitaria y no a disposición de partidos o ideologías políticas determinadas. Tampoco se podrán realizar actividades que favorezcan un credo en particular, así como actividades lucrativas de carácter personal. Finalmente, tampoco aquellas que vayan en contra del Código Ético del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

3. Tampoco darán lugar a actividades ni actuaciones que vulneren lo dispuesto por el Código de Ética de la UPV/EHU.

4. Se dará el siguiente orden de prioridad a las actividades a organizar:

a) Actividades organizadas por el Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y por el Consejo de Estudiantes de Campus de Bizkaia.

b) Actividades organizadas por Consejos de Estudiantes de Centro.

c) Actividades organizadas por asociaciones que estén inscritas en el Registro de Asociaciones de la UPV/EHU.

d) Actividades organizadas por el estudiantado

e) Actividades organizadas por el resto de las personas miembros de la comunidad universitaria y que tengan representación en el Claustro Universitario de acuerdo con el artículo 171 de los Estatutos de la UPV/EHU.  

En caso de coincidencia en la que no sea posible aplicar el orden de prioridad establecido, tendrá preferencia la primera solicitud presentada.

5. Quedará excluida la actividad que no concuerde con los principios plasmados en el presente protocolo interno, que perturbe de modo significativo el normal desarrollo y funcionamiento de la actividad docente y académica de la UPV/EHU o cuyos intereses comerciales puedan entrañar un conflicto con los fines propios de la universidad y del Consejo de Estudiantes; teniendo siempre en cuenta que la actividad docente y académica es el núcleo y centro neurálgico de la universidad y que, como tal, debe ser respetada con la mayor escrupulosidad posible.

Artículo 7.- Requisitos para la organización de la actividad.

1. Para la realización de la actividad son requisitos necesarios:

a) Obtener la autorización expresa preceptuada en este protocolo interno para disponer del espacio o local solicitado.

b) Presentar una memoria justificativa de la actividad, indicando una clara exposición de motivos, día, mes, año y hora de celebración de acuerdo con la plantilla o formulario que en este protocolo interno desarrollará para tal efecto.

c) Determinar a una persona o personas que se responsabilicen del cumplimiento de este protocolo y de cualquier otro aspecto al que se condicione la realización de la actividad.

d) Que el desarrollo de la actividad no suponga una molestia a las personas que estén en edificios, universitarios o extrauniversitarios del entorno.

e) Que el número de personas que se prevé que acudan se ajuste a la capacidad de aforo del Ikasletxea.

f) Que, en función del tipo de actividad o acto de que se trate, se garantice la limpieza de la Ikasletxea y sus alrededores, independientemente de los servicios de limpieza prestados por la universidad.

Artículo 8.- Actividades permitidas.

1. En el marco del presente protocolo, se entiende que se podrán celebrar actos, espectáculos y actividades de naturaleza cultural, artística, científica, deportiva, política, sindical, benéfica o solidaria, cumpliendo siempre los requisitos y condiciones a los que se hace referencia en este protocolo.

2. En los supuestos en que la actividad para la que se solicita la autorización pueda incluirse en una o más categorías de las señaladas en el artículo anterior, la clasificación corresponderá a la Comisión Permanente del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU la cual deberá efectuarse en todo caso en la propia comunicación en que se autoriza la ocupación del espacio.

3. En cualquier caso, no se permitirá que ninguna actividad que favorezca intereses particulares ajenos a la UPV/EHU o a los intereses del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU. Estas actividades irán estrictamente en consonancia con el Código de Ética de la UPV/EHU y el Código Ético del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

4. En el caso de contravenir las disposiciones que se regulan en el presente protocolo interno, el Consejo de Estudiantes, a través de su Comisión Permanente, alertará a la Comisión de Convivencia de la UPV/EHU dando cuenta de los actos acaecidos y reclamando a la misma una actuación en el marco de su competencia.

Artículo 9.- Celebración de las actividades y plazo de solicitud.

1. La celebración del acto o actividad estará sujeta a la previa autorización del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y deberá observar lo dispuesto en el presente reglamento.

2. El Consejo de Estudiantes UPV/EHU no estará obligado a examinar las solicitudes que se reciban con menos de siete días naturales de antelación al evento para el que se solicita la autorización.

Artículo 10.- Solicitud.

La solicitud de reserva de la Ikasletxea deberá hacerse por escrito, utilizando el medio telemático establecido al efecto para tal fin en la página web del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU, y en ella se determinará, de manera expresa:

1. La identificación de las personas promotoras del acto o actividad. Esta identificación deberá llevarse a cabo necesariamente mediante la aportación de los siguientes documentos:

a) En caso de que la entidad solicitante sea una asociación, copia correspondiente inscripción en el Registro de Asociaciones de la UPV/EHU. En este caso, la solicitud la realizará la Presidencia de la asociación aportando la certificación del desempeño del cargo u otro documento que lo pruebe.

b) En caso de que se solicite por parte de una persona física, copia del Documento Nacional de Identidad o Número de Identificación Fiscal.

Dado que la persona solicitante tiene que ser miembro de la comunidad universitaria, se indicará además si pertenecen al colectivo de estudiantado, personal docente e investigador o personal de administración y servicios, y su Centro, Departamento, Instituto, Cátedra, curso o puesto laboral.

c) La identificación concreta de la persona o personas que se van a hacer responsables directos del estricto cumplimiento de lo preceptuado en este reglamento y, en su caso, de las condiciones a las que se les condicione la autorización.

2. La fecha o período de uso, y el horario de inicio y finalización propuestos para el acto o actividad solicitada.

3. El motivo o causa principal y el programa de desarrollo de la actividad.

4. El presupuesto para el desarrollo de la actividad.

5. Las instalaciones previstas de luz y/o sonido.

6. Las medidas adoptadas para garantizar el orden y la seguridad de la celebración, el almacenamiento de los productos, la utilización de servicios higiénicos y la limpieza del espacio ocupado una vez finalizada la actividad, todo ello en el caso de que la propia naturaleza de la actividad o del acto lo requiera.

7. El compromiso formal de:

a) Ubicar el logotipo del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU en toda la información relativa a la celebración de la actividad, otorgándole un lugar preminente conforme a sus características digitales.

b) Desarrollar la actividad con plena normalidad.

c) Restablecer el lugar asignado en las condiciones previas a la realización de la actividad, siempre cumpliendo criterios de razonabilidad, en el plazo máximo de 4 horas, salvo que razones extraordinarias exijan un restablecimiento más temprano del lugar.

d) Asumir expresamente la responsabilidad por los daños de cualquier tipo que puedan irrogarse como consecuencia de la actividad organizada, especialmente la responsabilidad civil por los daños a cosas y personas que puedan derivarse de su realización.

e) Garantizar el uso correcto de la imagen corporativa/institucional del Consejo de Estudiantes, así como de la UPV/EHU.

f) Garantizar, cuando corresponda, el uso de las dos lenguas oficiales, el euskera y el castellano.

g) Garantizar la observancia de lo dispuesto en el presente protocolo y el Reglamento de uso puntual de espacios interiores y exteriores, así como la captación y grabación de imágenes en el Campus de Bizkaia de la UPV/EHU, adoptando las medidas necesarias para evitar su incumplimiento por parte de terceras personas.

h) Cumplir en todo momento los valores de densidad de ocupación señalados en la normativa del Código Técnico de la Edificación RD 314/2006 o normativa vigente aplicable, adoptando las medidas necesarias que garanticen el control del número y calidad de las personas usuarias, ocupantes o asistentes, el comportamiento adecuado y actuación de las mismas en el interior y exterior del recinto, y eviten la generación de peligros que puedan suponer un menoscabo en la seguridad de personas y bienes.

i) Conocer y cumplir el plan de emergencia del espacio, conocer las salidas de evacuación, el punto de encuentro, y nombrar, en número suficiente, responsables que garanticen la evacuación de las personas usuarias, ocupantes o asistentes a la actividad.

Artículo 11.- Causas que motivan la finalización de cualquier actividad.

1. La Comisión Permanente del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU o  el Vicerrectorado del Campus de Bizkaia, podrán en cualquier momento de la celebración del acto, espectáculo o actividad, dar por finalizado el mismo si no se desarrollase conforme a la memoria presentada con la solicitud, se detectase el incumplimiento de las condiciones que se establecieron para su autorización, se actuase de forma contraria al presente protocolo interno o al Reglamento de uso puntual de espacios interiores y exteriores, así como la captación y grabación de imágenes en el Campus de Bizkaia de la UPV/EHU o se produjese cualquier alteración del orden público.

Artículo 12.- Confirmación del uso del espacio.

1. El Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU comunicará por escrito por medios electrónicos la aceptación de la solicitud, en el plazo de quince días hábiles o el plazo reste para celebrar la actividad, entendiéndose que, en el supuesto de silencio, se ha denegado la autorización.

2. Cuando se requiera a la persona solicitante la entrega de información complementaria o la realización de aclaraciones pertinentes y dicha persona no lo haga en un plazo máximo de cinco días naturales, podrá ser razón para considerar que desiste de su petición.

Artículo 13.- Cancelación de la solicitud del espacio.

1. Si la persona o entidad solicitante, por cualquier causa, no fuera a hacer uso del espacio reservado, deberá́ comunicarlo por escrito o por correo electrónico al órgano autorizante con el fin de que puedan atenderse otras peticiones.

2. Si en la cancelación de la solicitud del espacio no mediara una justificación objetiva de esta, se penalizará a la persona que haya reservado el mismo. La penalización consistirá en la imposibilidad de reservar este durante el mes natural siguiente.

Artículo 14.- Uso de imágenes en el espacio de la Ikasletxea.

1. Dado que las actividades que tienen lugar o se desarrollan en la Ikasletxea, afectan en mayor o menor medida a la imagen de la UPV/EHU, se deberán seguir las pautas establecidas en el artículo 9 del “Reglamento de uso puntual de espacios interiores y exteriores, así como la captación y grabación de imágenes en el Campus de Bizkaia de la UPV/EHU”.

2. El mismo uso de imágenes, en cualquier caso, se supeditará al Reglamento de la UPV/EHU para la protección de datos de carácter personal.

El presente protocolo interno se interpretará de acuerdo con las siguientes normas:

a) El Reglamento de uso puntual de espacios interiores y exteriores, así como la captación y grabación de imágenes en el Campus de Bizkaia de la UPV/EHU.

b) El Reglamento de Régimen Interno de Funcionamiento del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

c) Reglamento de faltas y sanciones del estudiantado; Reglamento de procedimiento disciplinario del estudiantado; y reglamento de convivencia.

d) El Reglamento del Estudiantado de la UPV/EHU.

e) Los Estatutos de la UPV/EHU.

La forma de aprobación de este protocolo interno será mediante su presentación a la Comisión Permanente del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU que ratificará esta disposición. Así, no se considerará un instrumento vinculante hasta que se apruebe por el Pleno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y por la Junta de Campus de Bizkaia de acuerdo con su propia normativa.

La modificación del presente protocolo interno le corresponderá al Pleno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU, atendiendo previamente a un plazo de enmiendas, de acuerdo con el Régimen de funcionamiento Interno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

El presente protocolo interno se considerará un instrumento válido desde el mismo momento de la aprobación de este por el Pleno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y por la Junta de Campus de Bizkaia de acuerdo con su propia normativa.

En el caso del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU, una vez se produzca la aprobación, se incorporará como Anexo al Régimen de Funcionamiento Interno del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.