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Acuerdo del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU sobre la normativa para las ayudas culturales de Consejos de Estudiantes y Asociaciones Estudiantiles

(Aprobada en Asamblea el 27 de octubre de 2011)
(modificada el21 de mayo de 2013)

Justificación

Los Estatutos de la UPV/EHU publicados el 24 de febrero de 2011 reconoce en el apartado c) del artículo 20.2 como función del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU "Decidir la distribución de su propio presupuesto, consignado como tal en los Presupuestos de la UPV/EHU". Dicho Consejo de Estudiantes tiene el compromiso de fomentar la actividad de los Consejos de Estudiantes y el asociacionismo del alumnado de la UPV/EHU y ayudar al desarrollo de sus actividades. Fruto de ese compromiso el Consejo de Estudiantes anualmente realiza una convocatoria de ayudas para actividades culturales.

No obstante, se ha visto la necesidad de cambiar la normativa hasta ahora vigente con el objetivo de fomentar la estabilidad de las asociaciones en nuestra Universidad y su autonomía así como su compromiso con la UPV/EHU y el fomento del euskera y la igualdad dentro de la misma. Por ese motivo, la Asamblea del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU, en su sesión de 27 de octubre de 2011 aprobó la nueva normativa de ayudas para asociaciones y Consejos de Estudiantes. Además, entre tanto se ha aprobado el Reglamento del alumnado donde se regula las asociaciones estudiantiles de la UPV/EHU.

Un año después, y tras un balance positivo, se considera necesario ajustar esta normativa a las necesidades reales de estas entidades. 

ANEXO I
NORMATIVA DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES DE LA UPV/EHU PARA LAS AYUDAS A ASOCIACIONES DE ESTUDIANTES

Justificación

Los Estatutos de la UPV/EHU publicados el 24 de febrero de 2011 reconocen en el apartado c) del artículo 20.2 la función del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU de "Decidir la distribución de su propio presupuesto, consignado como tal en los Presupuestos de la UPV/EHU". Además el Reglamento del alumnado, publicado el 31 de julio de 2012, regula las funciones del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y concretamente le asigna la de "participar en la organización de la extensión universitaria y suscitar el interés por la vida cultural, artística y deportiva de la comunidad universitaria en general, promoviendo y apoyando toda labor dirigida a tales fines.". Este Consejo de Estudiantes está comprometido con fomentar el asociacionismo del alumnado de la UPV/EHU y ayudar al desarrollo de sus actividades. Fruto de ello anualmente convoca  ayudas para actividades. No obstante, se vio  la necesidad de cambiar la normativa hasta ahora vigente con el objetivo de fomentar la estabilidad de las asociaciones en la Universidad y su autonomía así como su compromiso con la UPV/EHU, el fomento del euskera y la igualdad dentro de la misma. Por ello, se ha visto la necesidad de establecer criterios de baremación a la hora de conceder las ayudas.

En octubre de 2011 se presentó un primer borrador de normativa al que se pudo presentar enmiendas por parte de Consejos de Estudiantes de Centro y de asociaciones Estudiantiles. Tras el análisis y debate de las enmiendas presentadas, el 27 de octubre de 2011 se aprobó la normativa con el compromiso de revisarla al año de aplicación.  Así, en abril de 2013 se abrió un periodo de alegaciones a las entidades anteriormente mencionadas. Tras su análisis y debate se acordó la presente normativa.

Artículo 1.- Objeto de la Convocatoria

1. El Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU aprobará de forma diferenciada el porcentaje del presupuesto que destinará para las actividades de las asociaciones de estudiantes.

2. A los efectos de esta normativa se podrá presentar cualquier proyecto de actividad que complemente el aprendizaje académico, la cultura y/o la extensión universitaria quedando excluidas de la misma la realización de cursos formativos. Excepcionalmente se podrá conceder ayudas a estos cursos siempre y cuando esté dirigido exclusivamente al alumnado de la UPV/EHU y no suponga el pago de una inscripción por éstos.

3. Las actividades financiadas deberán realizarse en las instalaciones de la UPV/EHU salvo aquellas excepciones permitidas por la Comisión evaluadora.

Artículo 2.- Destinatarios

1. Se considerará destinatarios de esta convocatoria las asociaciones de estudiantes reconocidas en el Registro de Asociaciones de la UPV/EHU.

Artículo 3- Para las Asociaciones de Estudiantes de la UPV/EHU

1. Las Asociaciones deberán presentar sus solicitudes según el calendario aprobado y que se publicará por el Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU en el que, en todo caso, deberá haber dos plazos al año para la presentación.

2. La Presidencia y/o Tesorería de la Asociación presentará, según el Anexo AC1, un proyecto de actividad detallado que contendrá al menos los objetivos, la programación, el presupuesto total detallado y desglosado y la financiación externa con la que contará. Cualquier variación en el presupuesto inicial deberá ser inmediatamente comunicada al Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

3. Para facilitar la presentación, estas solicitudes se podrán presentar tanto por registro ordinario como por correo electrónico a la dirección del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU (ikasle.kontseilua@ehu.es) desde las cuentas institucionales creadas por la UPV/EHU siempre y cuando estén firmadas y selladas por la Presidencia y/o Tesorería de la entidad que consten en el registro de la UPV/EHU.

4. El Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU remitirá la aceptación o denegación total o parcial de la actividad cultural una vez resuelva la Comisión evaluadora creada al efecto que especificará, en su caso, en qué cuantía y por qué conceptos se autoriza el gasto (aceptación o denegación de la solicitud, Anexo AC2).

5. Una vez concedida la ayuda y realizada la actividad, el o la responsable de la actividad deberá cumplimentar los requisitos establecidos en el artículo 6.

Artículo 5.- Criterios de valoración

1. La Comisión -compuesta de 3 miembros de la Comisión Ejecutiva, presidida por la Presidencia del Consejo de estudiantes o persona en quien delegue- y en la que participará un miembro del Vicerrectorado con competencias en alumnado, resolverá las solicitudes en el plazo establecido en el calendario según los siguientes criterios:

La continuidad de la asociación y/o actividad (criterios 4 y 6) se valorarán independientemente de que la asociación no haya estado inscrita en el registro de asociaciones de la UPV/EHU.

2. Según las puntuaciones otorgadas por la Comisión evaluadora, la cuantía a conceder es la siguiente:

3. Las actividades presentadas por cada una de las asociaciones se valorarán de forma conjunta. Y la cuantía total solicitada no podrá superar un total de 5.000 euros por convocatoria.

4. Como máximo se concederá el 80% del presupuesto presentado siempre y cuando el total de las solicitudes concedidas no supere la cantidad aprobada para la convocatoria. En dicha situación se prorrateará según los puntos obtenidos salvo que la Asamblea del Consejo de Estudiantes, a propuesta de la Comisión Permanente, acuerde aumentar la partida destinada a ello.

5. Excepcionalmente, y para actividades cuyo coste sea inferior a 250€, quedará a criterio de la Comisión Evaluadora del Consejo de Estudiantes la posibilidad de sufragar el 100% del presupuesto presentado.

6. Dichas asociaciones podrán solicitar ayudas fuera de plazo siempre y cuando el importe total de las ayudas concedidas no haya agotado la cantidad destinada. Para ello, la Comisión Ejecutiva del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU resolverá qué cantidad le corresponde teniendo en cuenta los criterios mencionados anteriormente.

Artículo 6.- Justificación

1. El Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU proporcionará los documentos internos necesarios para la justificación de gastos (Anexos: AC3 y AC4)

2. El o la responsable de la actividad de la Asociación deberá remitir en el plazo de un mes, y siempre antes del 30 de noviembre, una memoria justificativa que contendrá la siguiente información:

1. Memoria de la actividad -con fotografías a ser posible- indicando todos los incidentes surgidos en la realización de la actividad, los posibles cambios a los que se haya visto sometida sobre el proyecto inicial y comentario del éxito de la misma.

2. Facturas originales o copia compulsada por el Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU que justifiquen el total del gasto presentado en la solicitud. Solamente tendrán que estar facturadas a nombre del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU aquellas que respondan al importe concedido.

3. La no justificación en dicho plazo podrá ser motivo de retirada de la ayuda.

4. Los viajes, alojamientos, maquetación e impresión de las mismas deberá realizarse en las empresas que tiene adjudicada la UPV/EHU o su servicio Editorial salvo que demuestren la existencia de un presupuesto más económico presentado por otra empresa.

5. El Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU realizará el pago del gasto una vez se haya entregado y comprobado que se cumplen todas las exigencias establecidas en la presente normativa.

Artículo 7.- Requisitos para la realización del pago de la ayuda concedida

1. Los pagos de la ayuda concedida a las Asociaciones de Estudiantes se realizarán a contrafactura y una vez cumplimentados todos los requisitos establecidos en esta normativa.

2. Toda publicación o propaganda (revista, carteles, etc.) subvencionadas por esta convocatoria deberán llevar inexcusablemente el anagrama del Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU y el de la UPV/EHU respetando el libro de estilo de la UPV/EHU. Asimismo, el o la responsable de la actividad remitirá los  ejemplares determinados por la Comisión Evaluadora en la resolución para en la justificación de la Actividad.

3. En el caso de conciertos y/o actividades con aforo limitado y en las cuales se cobre entradas los organizadores entregarán al Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU un mínimo de 5 entradas y garantizará que el logo del Consejo de Estudiantes esté en todos los espacios publicitarios del recinto.

4. El Consejo de Estudiantes podrá requerir cualquier tipo de aclaración que deberá ser respondida en el plazo de 10 días naturales desde su requerimiento. En caso de que no se realice dicha contestación se entenderá que se desiste de la solicitud.

5. En el caso de que la cuantía justificada sea menor a la presentada en la solicitud, la cuantía a pagar por el Consejo de Estudiantes será el porcentaje concedido sobre la cuantía justificada.

Artículo 8.- Gastos que quedan excluidos de esta convocatoria

1. El alumnado y/o profesorado de la UPV/EHU no podrá recibir pagos por la realización de estas actividades. Solamente se contempla el abono de gastos en concepto de dieta: desplazamiento, alojamiento y comida que deberá cumplimentarse los impresos correspondientes.  Los ponentes externos a la UPV/EHU por cada conferencia y día no podrá exceder de 60€.

2. No se admitirá como justificantes de gasto, facturas en concepto de regalos o detalles a los conferenciantes siempre y cuando no estén autorizados por la Comisión Evaluadora.

Artículo 9.- Límite de la cantidad destinada a esta convocatoria

1. La cantidad económica anual para la organización de actividades culturales queda limitada por el presupuesto autorizado por el Consejo de Gobierno y transferido al Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU en su presupuesto anual.

Artículo 10.- Revisión de la resolución emitida por la Comisión Evaluadora

1. En caso de denegación de la ayuda, los solicitantes podrán presentar escrito de alegaciones ante la propia Comisión Evaluadora para su revisión adjuntado la documentación que consideren pertinente. Dicha Comisión podrá fallar a favor de los solicitantes siempre y cuando el crédito asignado a esta partida no se haya agotado con las solicitudes admitidas en primera instancia. En caso de que el crédito asignado por el Consejo de Estudiantes no se hubiera agotado, la Comisión Evaluadora deberá valorar y resolverá, en su caso, la cuantía que adjudica a dicha actividad siempre y cuando no suponga un gasto mayor al destinado por el Consejo de Estudiantes de la UPV/EHU.

Artículo 11.- Incumplimiento de la normativa

1. Se podrá denegar el pago de una ayuda concedida en el caso de que no se cumpliera alguno de los requisitos recogidos en la presente normativa.

2. Asimismo, se podrá denegar el pago de la ayuda cuando la actividad realizada difiera sustancialmente de la propuesta presentada