Unibertsitateko Dokumentu Ondarearen partea da bertako edozein gobernu- eta administrazio-organok sortutako dokumentu oro, baita haien eginkizunetan ordezkaritza-organo, sail, fakultate, eskola edo ikerketa-institutuek sortutakoa ere. Halaber, dokumentu-ondarearen partea izango dira etorkizunean dohaintza, gordailutze, salerosketa edo ordenamendu juridikoan ageri den edozein sistema bidez lortutako dokumentu guztiak.

Artxiboko dokumentutzat hartzen da hizkuntza natural edo konbentzionalean egindako adierazpen oro eta beste edozein adierazpen grafiko, ozen edo irudizko, edozein euskarri material erabiliz jasota, baita euskarri informatikoak ere, unibertsitatearen jardueren testigantza izan eta haren helburuak gauzatzean eta bibliografi ondarearen parte ez direnean.

Dokumentuek hainbat etapa izaten dituzte kudeaketa administratiborako sortzen direnetik: hasierakoan asko erabiltzen dira eguneroko gaiak tramitatu eta haietaz erabakitzeko. Izapidetzea bukatutakoan, kontsultatzeko maiztasuna gutxituz doa baina gorde egin behar dira, dokumentuek oraindik balio administratiboa dutelako , eta edozein jarduketak lehen fasera itzularazi ahal dituelako. Bigarren fase horri fase semiaktiboa deritzo. Azkenik, balio administratiboa preskribiturik, dokumentuetan sor daitezke haien gordetze iraunkorra eskatzen duten zenbait balio. Kasu horretan, fase semiaktibora igarotzen dira.

Dokumentuak artxibo mota desberdinetan gordetzen dira adinaren arabera. Fase aktiboan dokumentazioa kudeaketako edo bulegoko artxiboetan gordetzen da.

Unibertsitateko bulegoek haien jarduerek eragindako dokumentuak tramitatzen dituzte, eta horiek dokumentu-segida argiak sortzen dituzte prozedurak oso normalizatuak direnean, legedi edo araudiei eskerrak.

Kudeaketako artxiboa ondo antolatzeari begira, bereizi behar da benetan artxibokoak diren dokumentuen eta informazio-laguntzako dokumentuen artean. Batzuk zein besteak bulegoko artxiboan antolatzen dira, baina helburu desberdin batekin. Lehenak gordetzeko, eta bigarrenak deuseztatzeko sortu zireneko balio informatiboa galdutakoan.

1. Artxiboko dokumentuak.

   Honako ezaugarriak dituzte:

   • Dokumentu-multzo organikoak dira, bulego ekoizlearen jarduerari erantzuten diotenak. Artxiboko dokumentua erlazionatuta dago haren aurrean eta ondoren sortutakoekin, serie-izaera dute.
   • Gai bat ebazterakoan, jarduketak islatzen dituzten ale bakarrak dira. Jatorrizkoak dira, edo jatorrizkotzat hartzen dira.
   • Unibertsitateko jardueren testigantza ematen dute, haren helburuak bete nahian.
   • Administrazioaren eta herritarren eskubide eta betebeharren emaileak dira.
   • Informazioa emateko lehen mailako iturria dira.
   • Oinarrizko balioak (administratiboa, legala, fiskala eta juridikoa) eta bigarren mailako balioak (informatiboa eta historikoa) dituzte.
   • Ezarritako epeak igarotakoan Artxibo Nagusira eramango dira.
   • Unibertsitateko Dokumentu Ondarearen parte dira.
   1. Dokumentu administratibo motak:

      Erabakiak: Haren eskumeneko gaiez administrazioko organo baten borondate-aldarrikapena biltzen duten dokumentuak. Juridikoki bi mailatan bereizten dira: akordioa eta ebazpena. Prozeduraren egoerarekin zerikusia duen ñabardura batek bereizten ditu: akordioak erabaki aurretik prozedura bat hasteari eta izapidetzean sortzen diren arazoei buruz organo eskudunek hartutako erabakiak biltzen ditu, eta, ebazpenak, berriz, organo eskudunak prozedura bati amaiera emateko hartutako erabakiak biltzen ditu.

      Jakinarazpenerako dokumentu administratiboak. Pertsona, organo eta erakundeei egitate edo egintzen berri ematen dietenak dira. Jakinarazpenerako dokumentuak oinarrizko hiru dokumentu-motara murriz daitezke: ofizioa, oharra eta gutuna. Ofizioa da administrazio publiko, erakunde edo sail ezberdinetako organo edo unitateen artean eta sailetako organo gorenen artean komunikatzeko erabiltzen den dokumentua. Barne-oharra da organo goren edo erakunde bereko organo edo erakundeen artean komunikatzeko erabiltzen den dokumentua. Gutuna pertsonen arteko eta eduki orokorreko komunikaziorako erabiltzen da, ohiko kudeaketarekin edo prozedura bat izapidetzearekin erlazio zuzenik ez dagoenean.

      Egintzak jasotzeko dokumentu administratiboak: organo administratibo baten ezagutza-adierazpen bat dutenak dira, eta helburua da egintza, egitate eta ondorioak egiaztatzea. Hiru motatakoak dira: aktak, egiaztagiriak eta ustezko egintzen ziurtagiriak. Akta egitate, egoera, iritzi eta akordioak egiaztatzen dituen agiria da. Egiaztagiria administrazio egintza edo egoerak egiaztatzen dituen dokumentua da. Hartzailea pertsona, organo edo erakunde bat da, administrazio-prozedura batean edo harreman juridiko pribatuen esparruan ondorioak izan nahi dituena.  Ustezko egintzen ziurtagiria ustezko egintza baten izate eta ondorioak egiaztatzen dituen dokumentua da. Dokumentu hau egintza adierazirako eskumena duen erakundeak igortzen du.

   2. Bulegoko artxiboetan aurki daitezkeen dokumentu taldeak:

      Espedienteak (dokumentu-unitate konposatua): ekoizleak ohiko erabilera bat emateko bildu dituen dokumentuen edo artxibo antolaketaren prozesuan gai, jarduera edo arazo berdinei buruzkoak direlako bildutako dokumentuen unitate antolatua. Oro har, espedientea segidaren oinarrizko unitatea da.

   3. Segida: artxibatze sistema baten bidez antolatutako dokumentuak edo unitate bat osatuz gorde direnak, pilaketa, artxibatze prozesu edo jarduera berdinaren ondorio izateagatik; forma berezi bat dutenak; edo euren ekoizpen, harrera edo erabileragatik erlazionatuta daudenak.  

      Erregistro liburua: elkarrekin loturarik ez duten dokumentuen multzoa, kontrol funtzioa baino ez duena.

      Gaien karpeta: bideratzeko faserik sinpleenean baino ez da sartzen, "eskaera-erantzuna" formarekin. Espediente labur bat bezala definitu daiteke, baldin eta Administrazioko organo bati zuzendutako edozein eskarik espediente bati hasiera ematen diola ulertzen bada.

2. Informazio-laguntzako dokumentuak.

   Administrazio gestiorako lagungarriak diren dokumentuak dira.

   Honako ezaugarri hauek dituzte:

   • Ale ugari dituzte.

   • Gai jakin baten gaineko informazioa ematen dute.

   • Lagungarriak dira gestiorako zein erabakiak hartzeko prozesurako; aldizkari ofizialak, liburuak, aldizkariak, argitalpenak edo beste erakunde batzuk egindako txostenak izan daitezke, besteak beste.

   • Informazio balioa baino ez dute eta epe laburrerako bakarrik.

   • Ez dute unibertsitateko jardueren testigantzarik ematen eta ez dira unibertsitateko Dokumentu Ondarearen parte, beraz, ez dira Artxibo Nagusira eramango eta bulegoan bertan suntsituko dira.

3. Kudeaketako artxiboen antolaketa.

   • Kudeaketako artxiboan administrazio-unitateak bere zereginak betetzen diharduela sortutako edo jasotako dokumentuak gordeko dira, izapideak dirauen artean.
   • Artxiboko dokumentuak eta informazio-laguntzako dokumentuak banatzea funtsezkoa da.
   • Kudeaketako artxiboen antolaketa unibertsitateko dokumentazioaren sailkapen-taula eta zaintze-egutegian oinarritu behar da.
   • Irekitzen edo identifikatzen diren karpetek administrazio-unitate bakoitzari dagozkien segidak islatu behar ditu.
   • Dokumentuak espedienteen eraketaren arabera kokatuko dira; dokumentu-tipoa ordenatzeko moduak agerian utziko du izapide ezberdinen garapena. Ekoiztutako dokumenturik zaharrena karpeta irekitzean aurkituko den lehenengoa izango da, eta berriena, ostera, azkena.
   • Segiden dokumentu-unitateak osatzen dituzten dokumentu-tipoak zuhaitz erako egitura bati jarraituko diote, errazago ordenatu, kontsultatu eta kontrolatu ahal izateko.
   • Tramiteak bukatutakoan, adostutako egutegiaren arabera, Artxibo Nagusira bidaliko dira kontserbazio-epea gainditu ez duten dokumentuak.
   • Bulegoko artxiboko dokumentuen deuseztapena era kontrolatuan egin beharko da beti, izaera pertsonaleko datuen babesari dagokion legeriak ezarritakoaren arabera.  Horretarako, txikitzeko makina bat erabiliko da. Zalantzaren bat sortuko balitz, Artxibo Nagusiari galdetu beharko zaio.

Dokumentazioaren sailkapen-taulak araututako dokumentu-segidak biltzen ditu. Horien bidez sailkatu beharko dira unibertsitateko administrazio-unitate desberdinek ekoiztutako dokumentuak.

Dokumentu-segidak egiterakoan honako sailkapen parametroa hartzen da kontutan: dokumentuak jarduera mota jakin batekoak izatea, eta, ondorioz, tipologia edo gai berdintsua izanik, denboran zehar errepikatzea.

Unibertsitateko administrazio-unitate bakoitzak, bere jardueraren ondorioz, dagokion dokumentazioaren sailkapen-taulan biltzen diren dokumentu-segidak sortzen ditu. Sailkapen-taula horrek, gure kasuan, izaera organiko eta funtzionala du. Era berean, zenbait unibertsitate desberdinetan sortzen diren antzeko dokumentuak taldekatzen dituzten segidak aurki ditzakegu. Segida hauek segida komun bezala ezagutzen dira eta honako ataletan daude jasota:

• Unitate guztietako segida komunak.

• Ikastegietako segida komun eta espezifikoak.

• Sailetako segida komun eta espezifikoak.

Dokumentu-segida bakoitza jarraibide batzuen arabera artxibatuko da (transferentzia-epeak, garbitzea, antolatzeko irizpideak, sartu beharreko dokumentuak, etab.).

Administrazio-unitateek sailkapen-taulan beharrezkotzat jotzen dituzten aldaketak proposatu ahal izango dituzte. Proposamen horiek aztertu egingo dira Euskal Herriko Unibertsitateko Dokumentuak Balioetsi eta Garbitzeko Batzordeak edo Artxibatze Batzordeak onar ditzan. 

Hona hemen dokumentu-segiden zenbait adibide:

• Deialdi eta lehiaketen ataleko 09.01.03.01 segida, "Irakasle elkartuen deialdia" deritzona.

  09 Pertsonalaren gestioa

  09.01 Irakasleak

  09.01.03 Deialdiak eta lehiaketak

  09.01.03.01 Irakasle elkartuen deialdia

• Deialdi eta lehiaketen ataleko 09.01.03.01 segida, "Irakasle elkartuen deialdia" deritzona.

  09 Pertsonalaren gestioa

  09.01 Irakasleak

  09.01.03 Deialdiak eta lehiaketak

  09.01.03.01 Irakasle elkartuen deialdia

• Ikerketa Laguntzeko Bulegoko 12.01.01.02 segida, "Ikerketa proiektuak" deritzona.

  12 Ikerketaren gestioa

  12.01 Ikerketarako bekak eta laguntzak

  12.01.01 Ikerketa lana

  12.01.01.02 Ikerketa proiektuak

Segida guzti horiek bat datoz administrazio-unitate bakoitzean egiten diren jarduerekin.

Transferentzia dokumentuak Artxibo Nagusian sartzeko prozedura da. Prozedura honen bidez, artxibora sartzen dira dokumentuak sortu dituzten bulegoek gero eta gutxiago kontsultatzen dituzten dokumentuak, pixkanaka balio administratiboa galdu dutenak.

Transferentziaren azken helburua da bulegoetan dokumentuak ez pilatzea, gutxitan erabiltzen diren dokumentuak kenduz, eta dokumentu guztiek tratamendu egokia jasotzea.

Artxibora transferentzia bat egiterakoan, honako arauok errespetatuko dira:

1. Sailek edo atalek ekoizten duten dokumentazioa gordeko dute izapidetze-prozesua bukatu arte. Egoerak horretarako bide ematen duenean, ekoizleek dokumentazioa gordeko dute bi urtetan gutxienez. Izapidetze-prozesua bukatu duten dokumentuen kasuan, gutxitan kontsultatzen badira, derrigorrezko bi urteak pasatu gabe ere transferitu ahalko dira.
2. Dokumentazioa antolatu egin beharko da bidali aurretik eta horretarako laguntza eskatu ahalko zaio artxiboari.
3. Bereiztu egin behar dira sail edo atal batek ekoiztutako dokumentuak eta informazio-laguntzarako dokumentuak (aldizkari ofizialak, aldizkako argitalpenak edo horrelakoen fotokopiak). Dokumentu hauek ez dira sailak ekoiztutakoak, beraz, ez dira Artxibo Nagusira bidali behar.
4. Transferentziak aldian-aldian egingo dira, urtean zehar, adostutako egutegiaren arabera. Salbuespen moduan, dokumentuak transferitu ahal izango dira artxiboarekin ados jarri ondoren.
5. Kasuan kasuko bulegoen buruek prestatu beharko dituzte artxibora bidali beharreko dokumentuak eta, behar izanez gero, esleitutako administrazio laguntzaileen laguntza izango dute. Lan hori ez da inolaz ere dokumentuak ezagutzen ez dituzten pertsonen esku utziko. Ardura sail edo atalaren buruari dagokio eta berak gainbegiratu beharko du transferentzia.
6. Dokumentuak behar bezala kontserbatzeko arazoak sor ditzaketen elementuak (plastikoak, goma elastikoak, grapak, metalezko klipak edo bestelakoak) kenduta bidaliko dira. Horien ordez araututako karpeta eta azpikarpetak erabiliko dira.
7. Bidalitako dokumentazioari transferentziarako inprimakia erantsi beharko zaio beti, behar bezala beteta.
8. Gutun-azalak, azpikarpetak, etab. oso kaltetuta badaude, ordezkatu egin beharko dira.
9. Dokumentuak behin betiko artxibatzeko kartoizko kutxetan bidaliko dira artxibora, kutxaren tamaina egokia hautatuta. Kutxa hauek artxiboak berak emango ditu transferentziak egiteko. (*)
10. Kutxei elkarren hurreneko zenbakiak jarri beharko zaizkie arkatzez eta zenbakiok artxiboak emandako inprimakietan agertzen diren zenbakiekin bat etorri beharko dute.
11. Transferentzia egin orduko, saila edo atala artxiboarekin harremanetan jarriko da transferentzia-data zehazteko.
12. Artxiboak egiaztatzen duenean eskuratutako agirien zerrendan adierazitakoa eta bidalitako dokumentazioa bat datozela, agiriok katalogatu egingo dira eta sail edo atal igorleari behin betiko inbentarioa itzuliko zaio. Transferentziarako inprimakian zerrendatutakoa eta bidalitako dokumentazioari atxikitako inbentarioan adierazitakoa bat ez badatoz, bueltatu egingo dira biak.
13. Artxiboak sail edo atalari bidalitako inbentarioan katalogo-zenbaki topografikoa adieraziko da. Katalogo-zenbaki hau mailegu edo kontsultaren bat egiten den bakoitzean erabili beharko da. Inbentario hori sail edo atalak gorde beharko du eta bertan lan egiten duten guztiek izan beharko dute bere berri.

(*) Artxiboko kutxan agertu behar da:

• Administrazio-unitatearen aldetik:

  • Gerentziaordetza/Errektoreordetza/Zentrua.

  • Zerbitzua/Atala .

  • Segidaren kodea.

  • Segidaren izena.

  • Edukiera.

Informazioa hedatzea eta kontserbatzea dira edozein artxiboren helburu nagusiak. Eskatzen dituzten bulego ekoizleei dokumentuak maileguz emango zaizkie, baldin eta dokumentuok artxibora transferitu zirenetik gutxienezko denbora bat pasatu bada, dokumentuak artxiboko dokumentu-multzoan integratzea posible egin duena.

Administrazio-unitate batek espediente bat behar duenean idatzizko eskari bat egingo du; horretarako, mailegu-eskaeraren inprimakia bete beharko du espedientea identifikatzeko oinarrizko datuak adieraziz. Komenigarria da, beraz, bulego igorleak artxiboak sinatu eta zigilatutako eskuratutako agirien zerrendak beti eskura izatea. Dokumentuak ekoiztu dituzten unitateei baino ez zaizkie mailegatuko. Dokumentu bat maileguz eskatzen denean, espedientea gordetzen duen artxibo-kutxa osoa utziko zaio eskatzaileari. Unitate batek beste unitate batek ekoiztutako dokumentuak eskatzen baditu, unitate ekoizleari emango zaizkio maileguz eta honek erabakiko du maileguarekin aurrera jarraitu ala ez.

Mailegu-eskaeraren inprimakiak (originala eta kopia) artxiboak emango ditu. Kopia unitate eskatzaileari entregatuko zaio dokumentuekin batera; originala, aldiz, artxiboan geratuko da itzultzeko dauden maileguen karpetan. Ezarritako mailegu-epearen barruan (hilabete), administrazio-unitateak dokumentazioa Artxibo Orokorrera itzuliko du.

Administrazio-unitateak arrazoiak baditu mailegua ezarritakoa baino epe luzeagoan mantentzeko, beharrezkoa da luzapena eskatzea Artxibo Nagusiari. Eskatutako dokumentuak itzuli ez dituzten bulegoei idatziz eskatuko zaie urte bakoitzaren hasieran artxibo-kutxak itzultzeko.

Unibertsitatekoak ez diren eskatzaileak dokumentuak kontsultatzeari dagokionean, aurrerago garatuko den araudian zehaztutakoa hartuko da kontutan.

Artxiboak, beti ere, Espainiako Konstituzioan, Administrazio Prozeduraren Legean, Sekretu Ofizialen Legean eta Euskal Autonomia Erkidegoko legeetan artxibo eta erregistroetara sarbidea izateko eskubideari buruz jasotakoa errespetatuko du.

Azken eguneratzea: 2023/02/27