Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de sus órganos de Gobierno y Administración, así como por sus Órganos de Representación, Departamentos, Facultades, Escuelas e Institutos Universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo, se considerarán parte de su Patrimonio Documental todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

Se considera documento de Archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la gestión administrativa: el inicial es el momento en el que más se utilizan para la tramitación y resolución de los asunto diarios. Una vez concluida su tramitación, la frecuencia de consulta disminuye pero deben conservarse porque todavía está vigente su valor administrativo y cualquier actuación posterior puede hacer que de nuevo vuelvan a la primera fase. Esta segunda fase se conoce como semiactiva. Por último, una vez prescrito el valor administrativo, en los documentos pueden aflorar otros valores que planteen la necesidad de su conservación permanente, en esta caso pasan a la fase semiactiva.

Las edades de los documentos se corresponden con diferentes tipos de archivo. En su fase activa la documentación se conserva en los archivos de gestión o de oficina.

Las distintas oficinas de la Universidad tramitan documentos producto de su actividad que originan series documentales claras cuando los procedimientos están muy normalizados,  bien por la legislación o por la normativa propia.

De cara a una buena organización del archivo gestión hay que diferenciar entre documentos propiamente de archivo y  documentos de apoyo informativo. Tanto unos como otros se organizan en el archivo de oficina, pero con una finalidad diferente, los primeros para su conservación y los segundos para su eliminación una vez  que hayan perdido el valor informativo para el que se crearon.

1. Documentos de archivo.

   Sus características son:

   • Son conjuntos orgánicos de documentos, que responden a la actividad de la oficina productora. El documento de archivo está relacionado con los que le preceden y los que le siguen, tiene carácter seriado.
   • Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
   • Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
   • Son portadores de derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.
   • Son fuente primaria de información.
   • Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
   • Pasados los plazos establecidos deberán ser transferidos al Archivo General.
   • Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

   1. Tipología de documentos administrativos:

      Decisiones: Aquellos documentos que contienen un declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Jurídicamente se dividen en acuerdo y resolución, diferenciándose ambos en un pequeño matiz relativo al estado del procedimiento: mientras que el acuerdo recoge decisiones adoptadas por órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo, la resolución recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente que ponen fin a un procedimiento.

      Documentos administrativos de transmisión: Son los que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. Los documentos de transmisión se pueden reducir a tres tipos básicos: el oficio, la nota y la carta. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones públicas, a diferentes entidades o departamentos y, dentro de éstos, a diferentes órganos superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad. La carta se utiliza para comunicaciones de tipo personal y de contenido general, que no estén relacionadas directamente con la gestión habitual o con la tramitación de un procedimiento.

      Documentos administrativos de constancia: Son aquellos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. Son de tres tipos: actas, certificados y certificaciones de actos presuntos. Acta es el documento acreditativo de hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Certificado es aquel documento que acredita actos o situaciones de carácter administrativo, cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de relaciones jurídicas privadas. Certificación de actos presuntos es el documento que acredita la existencia y los efectos de un acto presunto y se emite por el órgano competente para la adopción del acto expreso.

   2. Agrupaciones documentales que podemos encontrar en un archivo de oficina:

      Expedientes (Unidad documental compuesta): Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

      Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización.

      Libros de registro: Reunión de documentos que no tienen relación uno con otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.

      Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple, bajo la forma "solicitud-respuesta". Puede definirse como un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un órgano de la Administración inicia un expediente.

2. Documento de apoyo informativo.

   Son aquellos documentos que sirven ayuda a la gestión administrativa.

   Responden a las siguientes características:

   • Son ejemplares múltiples.
   • Informan de un asunto concreto.
   • Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc.
   • Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
   • No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental, por lo tanto, no se transferirán al Archivo General y se destruirán en la propia oficina.

3. Organización de archivos de gestión.

   • En el archivo de gestión se conservarán los documentos generados o recibidos por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, mientras dure la tramitación de los asuntos.
   • Es fundamental separar la documentación de archivode la de apoyo informativo.
   • La organización de los archivos de gestión debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la Universidad.
   • La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series correspondientes a cada Unidad Administrativa.
   • La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de manera que quede en evidencia el desarrollo de los distintos trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
   • Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
   • Una vez finalizada su tramitación y de acuerdo con el calendario establecido al respecto se procederá al envío de aquella documentación cuyo plazo de conservación  no haya finalizado  a los depósitos del Archivo General.
   • La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se consultará al Archivo General.

El Cuadro de Clasificación recoge todas las Series Documentales normalizadas a partir de las cuales se deberá clasificar la documentación generada por las distintas Unidades Administrativas de la Universidad.

El parámetro clasificador que se tiene en cuenta a la hora de diseñar una Serie Documental  es su pertenencia a una línea de actividad concreta a desarrollar y que, como consecuencia da lugar a documentos que por su tipología o asunto, se repiten en el tiempo.

Cada una de las Unidades Administrativas de la Universidad genera, como consecuencia de su actividad, series documentales que se recogen en el correspondiente Cuadro de Clasificación Documental, que en nuestro caso tiene un carácter orgánico-funcional. Así mismo, podemos encontrarnos con series denominadas comunes por agrupar documentación similar que se origina  en varias Unidades y que se recogen en los apartados:

• Series comunes a todas las Unidades.
• Series comunes y específicas de Centros.
• Series comunes y específicas de Departamentos.

A cada Serie se le asignan unas instrucciones de archivo concretas (Plazos de transferencia, expurgo, criterios de ordenación, documentos a integrar, etc.).

Las Unidades Administrativas podrán proponer las modificaciones que consideren oportunas en el Cuadro de Clasificación, estas serán estudiadas para su aprobación por la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo de la Universidad.

Ejemplos de series documentales son:

• De la sección Convocatorias y Concursos la serie 09.01.03.01 "Convocatoria profesorado asociado".

  09 Gestión de personal

  09.01 Personal docente

  09.01.03 Convocatorias y Concursos

  09.01.03.01 Convocatoria Profesorado Asociado

• De Secretaría General la serie 01.01.02.01 "Actas Claustro Universitario".

  01 Gobierno

  01.01 Órganos Colegiados

  01.01.02 Claustro Universitario

  01.01.02.01 Actas Claustro Universitario

• De la Oficina de Apoyo a la Investigación la serie 12.01.01.02 "Proyectos de Investigación".

  12 Gestión de la Investigación

  12.01 Becas y Ayudas a la Investigación

  12.01.01 Actividad Investigadora

  12.01.01.02 Proyectos de Investigación

Todas ellas responden a actividades propias de cada una de las Unidades Administrativas.

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

El objetivo final de la transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado.

A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarán las siguientes normas:

1. Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de su tramitación. Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años preceptivos.
2. Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual puede pedir ayuda al Archivo.
3. Se debe diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la documentación de apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas o fotocopias de éstos. Esta documentación no es generada por la Sección y no debe, en consecuencia, ser enviada al Archivo Central.
4. Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año, según el calendario que se establezca. Excepcionalmente podrá transferirse documentación previo acuerdo con el Archivo.
5. Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo serán los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningún caso dicho trabajo se encomendará a personas que no conozcan la documentación. La responsabilidad corresponde al Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
6. La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas elásticas, grapas, clips metálicos o cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento. En su lugar se emplearán carpetas y subcarpetas normalizadas.
7. La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de transferencia debidamente cumplimentado.
8. Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán ser sustituidas por otras nuevas.
9. La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de cartón de archivo definitivo, que a dichos efectos serán suministradas por el Archivo, optándose por el tamaño adecuado. (*)
10. Las cajas deben numerarse a  lápiz de forma correlativa de modo que su número coincida con el que figure en el impreso facilitado por el Archivo.
11. Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en contacto con el Archivo para determinar las fechas.
12. Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en la relación de entrega y la documentación enviada, se procederá a su catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la documentación remitida, ambas serán objeto de devolución.
13. En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará la signatura topográfica. Esta signatura habrá de utilizarse como referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta. Dicho inventario debe ser guardado por la Sección/Unidad y deberá ser conocida su existencia por todo el personal adscrito a la misma.

(*) En la caja de Archivo se consignará los siguientes datos:

• Por parte de la Unidad Administrativa:

  • Viceger./Vicerrec./Centro.

  • Servicio/Sección.

  • Código de Serie.

  • Denominación de la Serie.

  • Contenido.

La difusión de la información, junto con la conservación, son los objetivos de todo archivo. Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el conjunto documental.

Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, habrá de hacer la solicitud por escrito haciendo constar en el formulario de préstamo los datos fundamentales para su identificación. Para ello es importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo. Sólo se prestarán documentos a la unidad que los haya generado. El préstamo será de la caja de Archivo completa que contenga el expediente. En el caso de que una unidad solicitara documentos originados por otra, el préstamo se haría a la unidad generadora, quien decidiría a su vez si procede o no el préstamo.

Desde el Archivo se facilitarán los formularios de préstamo, que constan de un original y una copia. La copia se entregará a la unidad solicitante junto con la documentación, mientras que el original quedará en el Archivo dentro de la carpeta de préstamos pendientes. Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devolverá la documentación al Archivo General.

Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante un plazo más amplio del establecido, es necesario que solicite una prórroga al Archivo General. A principio de cada año se reclamará por escrito la devolución de las cajas de archivo a aquellas oficinas que aún no hayan devuelto la documentación solicitada.

En cuanto a la posibilidad de consulta de documentación por parte de solicitantes que no pertenezcan a la Universidad se tendrá en cuenta lo que se disponga en la normativa que se desarrollará más adelante.

El Archivo respetará siempre lo dispuesto sobre el derecho de acceso a Archivos y Registros en la Constitución Española, en la Ley de procedimiento Administrativo, en la Ley de Secretos Oficiales y en la legislación autonómica.

Última actualización: 2023/02/27