Unibertsitateko dokumentu ondarearen partea da bertako edozein gobernu eta administrazio organok sortutako dokumentu oro, baita haien eginkizunetan ordezkaritza-organo, sail, fakultate, eskola edo ikerketa institutuek sortutakoa ere. Horiez gain, ondarearen parte izango dira etorkizunean dohaintza bidez, gordailuan utzita, salerosketa bidez edo ordenamendu juridikoan zehaztutako beste edozein bidez lortutako dokumentuak.

Honela dago antolatuta Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatearen artxibo sistema:

• Gestioko artxiboak edo bulegoetako artxiboak: Artxibo hauetan bizi zikloko fase aktiboan dauden dokumentuak gordetzen dira. Administrazio atalak edo gobernu organoak eguneroko jardunean sortzen edo hartzen dituen agiriak antolatzen dira bertan. Horietan daude bilduta bulegoko lanak ebazteko ohi erabiltzen diren agiriak.
• Campuseko artxibo nagusia: Fase ez aktiboan dauden dokumentuak gordetzen dira. Artxibo hauetara bidaltzen dira dokumentuak berez daukan helburua bete denean, eta bertan egongo dira gordeta epe mugarik gabe edo suntsitu arte.
• Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitateko Artxibo Nagusia:

  Unibertsitatearen artxibo sistemaren burua da. Bertan daude gordeta unibertsitatearen zerbitzu nagusietan sortutako agiriak, bai eta oinarrizko dokumentuak eta epe mugarik gabe gorde beharrekoak ere. Unibertsitateko dokumentu ondarea behar bezala erabiltzeko eta gordetzeko beharrezko diren arau eta irizpideak emateko ardura dauka, eta horiek ezartzeko laguntza ematen dei bulegoetako artxiboetako arduradunei.

Artxiboko dokumentutzat hartzen da hizkuntza natural edo konbentzionalean egindako adierazpen oro eta beste edozein adierazpen grafiko, ozen edo irudizko, edozein euskarri material erabiliz jasota, baita euskarri informatikoak ere, unibertsitatearen jardueren testigantza izan eta haren helburuak gauzatzean eta bibliografi ondarearen parte ez direnean.

• Artxibo dokumentuak multzo organikotan eratuta daude, eta kasuan kasuko bulegoaren eguneroko lanean sortutakoak dira. Dokumentuek segidak osatzen dituzte, eta dokumentu bakoitzak lotura dauka aurrekoarekin eta ondorengoarekin.
• Ale bakarrak dira eta gai jakin bat ebazteko egin diren egintzak islatzen dituzte. Jatorrizkoak dira, edo jatorrizkotzat hartzen dira.
• Unibertsitateak bere helburuak bete nahian egin dituen jardueren lekuko dira.
• Administrazioaren eta herritarren eskubide eta betebeharrak biltzen dituzte.
• Informaziorako lehen mailako iturri dira.
•  Oinarrizko balioa dute (administratiboa, legala, fiskala eta juridikoa), baina beste balio batzuk ere badituzte, esaterako, informaziorakoa eta historikoa.
•  Ezarritako epeak igarotakoan Artxibo Nagusira eramaten dira.
• Unibertsitateko dokumentu ondarearen parte dira.

Honakoak gordetzen dira:

• Espedienteak: Dokumentuen unitate antolatuak dira, gaiaren, jardueraren edo arazoaren arabera antolatuak; ohiko erabilerarako egileak berak bilduak edo artxiboa antolatzeko prozesuan bildutakoak izan daitezke. Espedientea segidaren oinarrizko unitatea da.
• Erregistro liburuak: elkarren artean loturarik ez duten dokumentuen multzoa da, kontrol funtzioa baino ez duena.
• Gaien karpetak: Ez dira izapide faseen osagai, oinarrizkoena baino ez da sartzen "eskaera-erantzuna" eran. Espediente laburtzat har daiteke, betiere, ulertuz gero administrazioko organo bati zuzendutako edozein eskarik espediente bat irekitzea dakarrela.

Segida bat ezaugarri berdinak dituzten dokumentuen multzoa da edo dokumentu mota berdinez edo gai berdina dutenez osatua; beraz, artxibatzerakoan, erabiltzerakoan, transferitzerakoan, gordetzerakoan edo suntsitzerakoan unitate bakartzak harten dira.

Definizioa errazte aldera, esan dezakegu administrazio izapide bereko espedienteen multzoa dela.

Ez dira artxibora transferitzen administrazio gestiorako lagungarri izan arren, epe laburrean informazioa emateko baino ez diren agiriak. Honakoak dira ezaugarriak:

• Ale ugari dituzte.
• Gai jakin bati buruzko informazioa ematen dute.
• Lagungarriak dira gestiorako zein erabakiak hartzeko prozesurako; aldizkari ofizialak, liburuak, aldizkariak, argitalpenak edo beste erakunde batzuk egindako txostenak izan daitezke, besteak beste.
• Ez dira unibertsitatearen jardunaren lekuko eta ez dira dokumentu ondarearen parte.

Kudeaketako artxiboan administrazio atalak bere zereginak betetzean sortutako dokumentuak gordeko dira, izapideak dirauen artean. Funtsezkoa da artxiboko dokumentuak eta informazio-laguntzako dokumentuak banatzea.

Bulegoko artxiboa antolatzeko, unibertsitateko dokumentuak sailkatzeko taulari jarraitu behar zaio, taula horretan baitaude jasota administrazio atalek sortzen dituzten dokumentu segida guztiak.

Espedienteak karpetetan (kartoizkoetan) eta azpikarpetetan (paperezkoetan) gorde behar dira. Ahal dela, ez da erabili behar ez klipik, ez plastikorik ez gomarik.

Dokumentu motak antolatzean, argi ikusi behar da zein izan den izapideen hurrenkera. Karpeta irekitzerakoan aurkitu behar dugun lehenengo dokumentua dokumenturik zaharrena izan behar da eta berriena, oraintsuen sortutakoa, azkena.

Karpetan ondokoak zehaztu behar dira:

• Atalaren izena
• Dokumentu segidaren kodea eta izena
• Espedientea noiz ireki eta noiz itxi zen
• Espedientearen izena eta beste ohar batzuk (datu hauek hautazkoak dira)

Espedientea behin itxita, artxiboko kutxa arautuetan gorde behar da, kutxa horiek erabiltzen baitira agiriak Artxibo Nagusira transferitzeko.

Bulegoko artxiboko dokumentuak modu kontrolatuan suntsitu behar dira, izaera pertsonaleko datuen babesari dagokion legeriak ezarritakoaren arabera. Horretarako, papera txikitzeko makina erabiltzea gomendatzen da. Zalantzaren bat sortuz gero, Artxibo Nagusiari galdetu beharko zaio.

Kasuan kasuko bulegoko buruak prestatu beharko ditu artxibora bidali beharreko dokumentuak eta, behar izanez gero,lan hori egiteko izendatutako administrazio laguntzaileen laguntza izango du. Lan hori ez zaio inolaz ere emango dokumentuak ezagutzen ez dituen inori.

Dokumentuak behin betiko artxibatzeko kutxetan sartu aurretik, egiaztatu egin beharko dugu espedientea edo agiri multzoa osorik dagoela; aparte utziko ditugu kopiak, eta suntsitu egingo ditugu datuak babesteko legeari jarraituz; kendu egingo ditugu grapak, klipak eta plastikozko azalak eta kartoizko eta paperezko karpeta eta azpikarpetak erabiliko ditugu, hartara agiriak hondatu ez daitezen; azkenik, sailkatu egingo ditugu agiriak kontuan izanda, kasuan-kasuan, dataren, zenbakiaren edo alfabetoaren hurrenkera.

Artxiboko kutxan ondokoak zehaztuko ditugu: administrazio atala, kodea, dokumentu segidaren izena eta edukia. Goiko ertzean, eskumatara, transferentzian kutxan daukan hurrenkera zenbakia idatziko dugu arkatzez.

Dokumentuak behin prestatuta, eskaria egingo zaio Artxibo Nagusiari posta elektronikoz (archivo.general@ehu.eus), eta eskariarekin batera, agiri erantsian, formularioa bidali behar da.

Formularioan ondokoak zehaztu behar dira: transferentzia egingo duen administrazio atal arduradunaren izena eta kodea; kutxa bakoitzeko dokumentu segidaren izena eta kodea; kutxaren edukia, eta, egoki denean, espedienteen data edo/eta zenbakia.

Artxibo nagusikoek egiaztatu egingo dute formularioan jasotako datuak zuzen daudela eta, ondoren, kopia igorriko dio, sinatua eta zigiluarekin, eskari egin duen administrazio atalari, bertan zehaztuta kutxa bakoitzaren kokapen kodea (signatura topografikoa). Beste kopia bat, transferentzia egiten duen bulegoko buruak sinatua, artxiboan gordeko da.

Formularioarekin batera, artxibo nagusiak etiketa itsasgarri batzuk emango dizkio transferentziaren arduradunari; etiketan karpetaren kokapen kodea egongo da zehaztuta eta artxiboko kutxan itsatsiko dira, behar den tokian. Etiketak behin jarrita, Artxibo Nagusikoei kutxak prest daudela jakinaraziko zaie kutxak eraman ditzaten.

Artxiboan gordeta dauden dokumentuak mailegu bidez lortu ahal izango dira, transferentzia egin duen atalari egindako mailegu bidez, hain zuzen ere. Mailegua eskatzeko, formularioa bidali behar da posta elektronikoz: archivo.general@ehu.eus.

Artxibo Nagusiak eskaria egin duen bulegora bidaliko du kutxa, eta kutxarekin batea formularioaren bi kopia, sinatuak eta zigiluarekin, bertan zehaztuta noiz itzuli behar duten kutxa. Atalak kutxa artxibora itzultzean, formularioaren kopia bat ere bidaliko du arduradunak sinatua eta zigiluarekin.

Mailegua gehienez ere hilabeterako izango da, eta epea luzatzea nahi izanez gero, eskaria egingo zaio Artxibo Nagusiari.