Forma parte del Patrimonio Documental de la Universidad todo documento generado por cualquiera de los órganos de gobierno y administración, así como sus órganos de representación, departamentos, facultades, escuelas o institutos universitarios en el desempeño de sus funciones. Así mismo,  se considerarán parte de su patrimonio todos los documentos adquiridos en el futuro por donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.

El sistema de archivo de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea se organiza en:

• Archivos de Gestión o Archivos de Oficina: Este tipo de archivo se corresponde con la fase activa del ciclo de vida de los documentos. Es el encargado de organizar la documentación generada o recibida por la unidad administrativa u órgano de gobierno en el ejercicio de su actividad diaria. Aquí se conserva la documentación de consulta frecuente para la resolución de los asuntos de la oficina.
• Archivos Centrales de Campus: Se corresponde con la fase inactiva del documento. A ellos se transfiere la documentación una vez finalizados los trámites que ocasionaron su creación, donde serán custodiados hasta que se considere su destrucción o su conservación permanente.
• Archivo General de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea:

  Es la cabeza del sistema de archivo de la universidad. A él le corresponde la custodia de la documentación generada por los Servicios Centrales de la Universidad, así como de aquellos documentos considerados esenciales y de conservación permanente. Es el responsable de elaborar la normativa y directrices para el correcto tratamiento y conservación del Patrimonio Documental de la Universidad y de asesorar a los responsables de los archivos de oficina en su aplicación.

Se considera documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, que son testimonio de las actividades propias de la Universidad en el cumplimiento de sus fines y que no formen parte del Patrimonio Bibliográfico.

• Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la oficina productora. Están relacionados con los que le preceden y los que le siguen, tienen carácter seriado.
• Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
• Testimonian las actividades de la Universidad en el cumplimiento de sus fines.
• Son portadores de derechos y deberes de la Administración y los ciudadanos.
• Son fuente primaria de información.
• Tienen una serie de valores tanto primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) como secundarios (valor informativo e histórico).
• Pasados los plazos establecidos deberán ser transferidos al Archivo General.
• Forman parte del Patrimonio Documental de la Universidad.

En un archivo de oficina encontramos:

• Expedientes: Son unidades organizadas de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es una unidad documental compuesta que es la unidad básica de la serie.
• Libros de Registro: Reunión de documentos que no tienen relación uno con otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.
• Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple, bajo la forma de "solicitud-respuesta". Puede considerarse un expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un órgano de la Administración inicia un expediente.

Una serie es un conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente, es archivado, usado, transferido y conservado, o eliminado, como una unidad.

Si hacemos una definición más sencilla, una serie es un conjunto de expedientes referidos al mismo trámite administrativo.

No se transfieren al Archivo aquellos documentos que si bien, ayudan a la gestión administrativa, su valor es meramente informativo y a corto plazo. Tienen las siguientes características:

• Son ejemplares múltiples.
• Informan de un asunto concreto.
• Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de toma de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines oficiales, libros, revistas, publicaciones, informes elaborados por otras instituciones, etc.
• No testimonian la actividad de la Universidad y no forman parte de su Patrimonio Documental.

En el archivo de oficina o gestión se conservarán los documentos generados por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, mientras dure la tramitación de los asuntos. Es fundamental separar la documentación de gestión de la de apoyo informativo.

La organización del archivo de oficina debe basarse en el Cuadro de Clasificación Documental de la Universidad en el que aparecen recogidas todas las series documentales generadas por las diferentes unidades administrativas.

Los expedientes deben guardarse en carpetas y subcarpetas de cartón y papel. Deberá evitarse la utilización de clips metálicos, grapas, plásticos y gomas.

Los tipos documentales se ordenarán de manera que quede evidente el desarrollo de los distintos trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que encontraremos al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

En la carpeta debe constar:

• Nombre de la unidad.
• Código y denominación de la serie documental.
• Fechas de apertura y cierre del expediente.
• Opcionalmente el título propio del expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.

Una vez cerrados los expedientes, deben guardarse en cajas de archivo normalizadas, que son las que se utilizarán para su transferencia al Archivo General.

La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se consultará al Archivo General.

Los encargados de preparar la documentación para transferirla al Archivo serán los Jefes de Negociado correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningún caso se encomendará dicha tarea a personas que no conozcan la documentación.

Antes de introducir la documentación en la caja de archivo definitivo deberemos asegurarnos de que el expediente o grupo documental está completo; separaremos todas las copias, que eliminaremos teniendo en cuenta la normativa de protección de datos;  quitaremos grapas, clips y fundas de plástico, para evitar el deterioro de los documentos, y los sustituiremos por carpetas y subcarpetas de papel o cartón; y por último, haremos la clasificación de los documentos teniendo en cuenta los criterios cronológicos, numéricos (ej. nº de expediente)o alfabéticos que procedan.

En la caja de archivo consignaremos el código y denominación de la unidad administrativa, el código y denominación de serie documental, y el contenido. En la esquina superior derecha pondremos, a lápiz, el número de orden de la caja en la transferencia.

Una vez preparada la documentación para su transferencia, se solicitará su tramitación mediante el envío de un correo electrónico a la dirección del Archivo General archivo.general@ehu.eus, en documento adjunto se remitirá el formulario correspondiente.

En ese formulario se consignará la denominación y código de la unidad administrativa responsable de la transferencia, la denominación y código de la serie a la que pertenece la documentación de cada una de las cajas transferidas, el contenido de cada una de ellas y en su caso la fecha y/o los números de expedientes.

El Archivo General, una vez comprobado que los datos recogidos en el formulario de transferencia son correctos, devolverá a la unidad administrativa solicitante una copia del mismo, firmada y sellada, en la que figurará el código de localización (signatura topográfica) de cada una de las cajas en el depósito. La otra copia, firmada por el responsable de la oficina que hace la transferencia será guardada por el Archivo.

Junto a dicho formulario, el personal del Archivo General entregará a la persona responsable de la transferencia unas etiquetas con los códigos de localización que se pegarán en las cajas de archivo en el lugar correspondiente. Una vez colocadas las etiquetas se avisará al personal del Archivo General para proceder a la retirada de dichas cajas.

El acceso a la documentación custodiada por el Archivo General se hará a través del préstamo a la unidad que realizó la transferencia. Para solicitar dicho préstamo deberá remitirse por correo electrónico a la dirección archivo.general@ehu.eus, el formulario correspondiente.

El Archivo General enviará a la oficina solicitante la caja que contenga el expediente o expedientes que se quieran consultar, acompañada de dos copias del formulario de préstamo firmadas y selladas en las que se consignará el plazo de devolución. La unidad deberá devolver al Archivo una de las copias firmada y sellada por su responsable.

El préstamo tendrá una duración máxima de un mes, prorrogable previa solicitud al Archivo General.