Informazioa hedatzea eta kontserbatzea dira edozein artxiboren helburu nagusiak. Eskatzen dituzten bulego ekoizleei dokumentuak maileguz emango zaizkie, baldin eta dokumentuok artxibora transferitu zirenetik gutxienezko denbora bat pasatu bada, dokumentuak artxiboko dokumentu-multzoan integratzea posible egin duena.

Administrazio-unitate batek espediente bat behar duenean idatzizko eskari bat egingo du (archivo.general@ehu.es); horretarako, mailegu-eskaeraren inprimakia bete beharko du espedientea identifikatzeko oinarrizko datuak adieraziz. Komenigarria da, beraz, bulego igorleak artxiboak sinatu eta zigilatutako eskuratutako agirien zerrendak beti eskura izatea. Dokumentuak ekoiztu dituzten unitateei baino ez zaizkie mailegatuko. Dokumentu bat maileguz eskatzen denean, espedientea gordetzen duen artxibo-kutxa osoa utziko zaio eskatzaileari. Unitate batek beste unitate batek ekoiztutako dokumentuak eskatzen baditu, unitate ekoizleari emango zaizkio maileguz eta honek erabakiko du maileguarekin aurrera jarraitu ala ez.

Mailegu-eskaeraren inprimakiak (originala eta kopia) artxiboak emango ditu. Kopia unitate eskatzaileari entregatuko zaio dokumentuekin batera; originala, aldiz, artxiboan geratuko da itzultzeko dauden maileguen karpetan. Ezarritako mailegu-epearen barruan (hilabete), administrazio-unitateak dokumentazioa Artxibo Orokorrera itzuliko du.

Administrazio-unitateak arrazoiak baditu mailegua ezarritakoa baino epe luzeagoan mantentzeko, beharrezkoa da luzapena eskatzea Artxibo Nagusiari. Eskatutako dokumentuak itzuli ez dituzten bulegoei idatziz eskatuko zaie urte bakoitzaren hasieran artxibo-kutxak itzultzeko.

Unibertsitatekoak ez diren eskatzaileak dokumentuak kontsultatzeari dagokionean, aurrerago garatuko den araudian zehaztutakoa hartuko da kontutan.

Artxiboak, beti ere, Espainiako Konstituzioan, Administrazio Prozeduraren Legean, Sekretu Ofizialen Legean eta Euskal Autonomia Erkidegoko legeetan artxibo eta erregistroetara sarbidea izateko eskubideari buruz jasotakoa errespetatuko du.

Azken eguneratzea: 2023/02/27