La difusión de la información, junto con la conservación, son los objetivos de todo archivo. Se prestará la documentación que las oficinas productoras soliciten, siempre que haya transcurrido un tiempo mínimo, desde su transferencia al archivo, que haya permitido su integración en el conjunto documental.

Cuando una unidad administrativa necesite un expediente, habrá de hacer la solicitud por escrito (archivo.general@ehu.es) haciendo constar en el formulario de préstamo los datos fundamentales para su identificación. Para ello es importante que la oficina remitente tenga siempre a mano las relaciones de entrega firmadas y selladas por el Archivo. Sólo se prestarán documentos a la unidad que los haya generado. El préstamo será de la caja de Archivo completa que contenga el expediente. En el caso de que una unidad solicitara documentos originados por otra, el préstamo se haría a la unidad generadora, quien decidiría a su vez si procede o no el préstamo.

Desde el Archivo se facilitarán los formularios de préstamo, que constan de un original y una copia. La copia se entregará a la unidad solicitante junto con la documentación, mientras que el original quedará en el Archivo dentro de la carpeta de préstamos pendientes. Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devolverá la documentación al Archivo General.

Si la unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante un plazo más amplio del establecido, es necesario que solicite una prórroga al Archivo General. A principio de cada año se reclamará por escrito la devolución de las cajas de archivo a aquellas oficinas que aún no hayan devuelto la documentación solicitada.

En cuanto a la posibilidad de consulta de documentación por parte de solicitantes que no pertenezcan a la Universidad se tendrá en cuenta lo que se disponga en la normativa que se desarrollará más adelante.

El Archivo respetará siempre lo dispuesto sobre el derecho de acceso a Archivos y Registros en la Constitución Española, en la Ley de procedimiento Administrativo, en la Ley de Secretos Oficiales y en la legislación autonómica.

Última actualización: 2023/02/27