Vicegerencia de Presupuestos y Contabilidad

En general son de aplicación las siguientes disposiciones:

• Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014
• Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 30/07, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
• Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, modificado por el Real Decreto 773/2015, de 28 de agosto, por el que modifica determinados preceptos.

En el ámbito de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea:

• El Decreto 17/2011, de 15 de febrero, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.
• Resolución de la Rectora de la UPV/EHU de 28 de enero de 2021, sobre estructura y determinación de las áreas de funcionamiento del consejo de dirección y de delegación de competencias.
• Instrucción nº 1/2022, de 27 de junio de 2022, de la Gerente de la UPV/EHU, sobre la gestión de la contratación menor en el ámbito de la UPV/EHU.

Los contratos administrativos más utilizados en la UPV/EHU son los siguientes:

• Los contratos de obras cuyo objeto es la ejecución de una obra o la realización de alguno de los trabajos enumerados en el Anexo I de la LCSP.

•  Los  contratos de suministros, cuyo objeto es la adquisición de productos o bienes muebles.
• Los contratos de servicios que, de conformidad con el artículo 17 LCSP, son aquellos cuyo objeto son prestaciones de hacer consistentes en el desarrollo de una actividad o dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o suministro. Se incluyen aquellos en los que la contratista debe ejecutar el servicio de forma sucesiva y por precio unitario.
• Los contratos de concesión de obras cuyo objeto es la realización por la concesionaria de algunas de las prestaciones que definen el objeto del contrato de obras, incluidas las de restauración y reparación de construcciones existentes, así como la conservación y mantenimiento de los elementos construidos, y en el que la contraprestación a favor de aquel es el derecho a explotar la obra. Generalmente la concesionaria debe abonar a la Universidad un canon como contrapartida.
• Los contratos de concesión de servicios cuyo objeto es la prestación y la gestión por parte de la concesionaria de un o unos servicios distintos a la ejecución de obras, cuya contrapartida es el derecho a explotar los servicios objeto del contrato. Generalmente la concesionaria debe abonar a la Universidad un canon como contrapartida.

Los contratos privados utilizados en la UPV/EHU son los siguientes:

• Los contratos de servicios financieros y de seguros.
• Suscripción a revistas, publicaciones periódicas y bases de datos.

El artículo 131 LCSP reconoce cinco procedimientos de adjudicación a los que clasifica como procedimientos en los que no debe concurrir ningún supuesto específico para su utilización (abierto y restringido) y procedimientos que solo se pueden utilizar en los supuestos tasados en la LCSP (procedimiento de licitación con negociación, con o sin publicidad), diálogo competitivo y asociación para la innovación).  

Los procedimientos de adjudicación más utilizados por la UPV/EHU son los siguientes: 

• Procedimiento abierto:  en este procedimiento cualquier empresa interesada en el contrato puede presentar oferta. No hay negociación ni diálogo con las licitadoras.

Este procedimiento presenta varias modalidades, cuya utilización solo será posible en cada caso si concurren los requisitos que a continuación se indican:

• Procedimiento abierto:  puede ser utilizado para la adjudicación de cualquier contrato, independientemente del importe de su valor estimado.
• Procedimiento abierto simplificado: sólo podrá ser utilizado para contratos con valor estimado igual o inferior a 2.000.000,00 de euros, en caso de obras, o a 100.000,00 euros para servicios y suministros. Deberán adjudicarse con criterios fundamentalmente objetivos, ya que la ponderación de los criterios cuya aplicación requiere realizar un juicio de valor no podrá superar el 25%, salvo en el caso de prestaciones de carácter intelectual en cuyo caso se permite un incremento hasta el 45%.
• Procedimiento abierto simplificado en los casos en los que el valor estimado del contrato de obras sea inferior a 80.000,00 euros y el de los contratos de suministros y servicios sea inferior a 35.000,00 euros: la adjudicación debe realizarse mediante criterios de adjudicación cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas. Este procedimiento no puede utilizarse si las prestaciones son de carácter intelectual.

• Procedimiento negociado: en este procedimiento, tanto si es con publicidad como si es sin ella, debe existir negociación, sin perjuicio de que en el caso del procedimiento negociado sin publicidad en el que solo participe una empresa la negociación se llevará a cabo solo cuando sea posible.

Se debe delimitar en el pliego de cláusulas administrativas particulares el ámbito de negociación en torno a los aspectos económicos y técnicos del objeto del contrato. No son negociables los requisitos mínimos de la prestación objeto del contrato ni tampoco los criterios de adjudicación en base a los cuales valorar las ofertas y que están fijados en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
Podrá utilizarse el procedimiento de licitación con negociación ( en los supuestos recogidos en el artículo 167 LCSP. Y solo podrá utilizarse el procedimiento negociado sin publicidad en los supuestos recogidos en el artículo 167 LCSP.
Asimismo, en el procedimiento de licitación con negociación, podrán presentar solicitud de participación todas aquellas empresas interesadas en el contrato. El órgano de contratación invitará a las empresas que cumplan con los requisitos de capacidad y solvencia exigidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares para que presenten su oferta para negociar, salvo que haya decidido establecer en el pliego unos criterios de selección para limitar el número de empresas a las que se invitará a presentar oferta, en cuyo caso el número mínimo de candidatos a invitar será de tres.
En el procedimiento negociado sin publicidad previa mediante anuncio, presentará oferta aquella empresa o aquellas empresas, según sea el supuesto habilitador, previamente invitada
o    invitadas por el órgano de contratación.

La contratación a través de contrato menor es posible siempre y cuando se cumplan los requisitos que se señalan a continuación. 

• Los contratos de obras de valor estimado inferior a 40.000 € (IVA excluido) y los de suministros y servicios de valor estimado inferior a 15.000 € ( IVA excluido). 
• Los contratos de suministro y servicios celebrados por la UPV/EHU hasta un valor estimado inferior o igual a 50.000 euros (IVA excluido) que tengan por objeto actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación, en los términos previstos en la Ley 14/2011, de 1 de junio, de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, siempre que no vayan destinados a servicios generales y de infraestructura, de acuerdo a la Disposición final cuadragésima cuarta de la Ley de Presupuestos generales del Estado para 2018, (BOE de 4 de julio de 2018), que modifica la LCSP introduciendo la disposición adicional quincuagésima cuarta.
• Estos contratos no pueden tener una duración superior al año ni pueden ser prorrogados.

Como regla general, la contratación menor se utilizará para satisfacer necesidades puntuales y esporádicas, concretas, y perfectamente definidas y urgentes. 
Estos contratos requieren:

1.    Un informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato.
2.    Que se justifique que no se está alterando el objeto del contrato para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación, y que la contratista no ha suscrito más contratos menores que individual o conjuntamente superen las cifras citadas. El órgano de contratación comprobará el cumplimiento de dicha regla.
3.    La aprobación del gasto y la incorporación de la factura correspondiente.
4.    La publicación de la información relativa a los contratos menores deberá realizarse al menos trimestralmente. La información a publicar para este tipo de contratos será, al menos, su objeto, duración, el importe de adjudicación, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido, y la identidad del adjudicatario, ordenándose los contratos por la identidad del adjudicatario.

Quedan exceptuados de esta publicación, aquellos contratos cuyo valor estimado fuera inferior a 5.000 euros, siempre que el sistema de pago utilizado fuera el de anticipo de caja fija u otro sistema similar para realizar pagos menores.

Los requisitos 1 y 2 no serán exigibles en aquellos contratos cuyo pago se verifique a través del sistema de anticipos de caja fija u otro similar para realizar pagos menores, siempre y cuando el valor estimado del contrato no exceda de 5.000 euros. 

Toda contratación que suponga gasto para la UPV/EHU debe estar justificada y debe contar con el crédito adecuado y suficiente (artículos 28 y 116 LCSP). 
En principio no representan gasto para la UPV/EHU los contratos de concesión de obras y los contratos de concesión de servicios en los que la retribución de las empresas contratistas la obtienen del personal usuario que paga por los servicios que recibe. 
Resumidamente las fases del procedimiento para la selección de las empresas adjudicatarias en los contratos son las siguientes: 

Fase de preparación: 

A)  Documentos a presentar por los promotores de los expedientes:

1.    Memoria justificativa de la necesidad de realizar la contratación, de la idoneidad y la eficiencia de la contratación y de su relación directa, clara y proporcional con el objeto del contrato (art. 28 y letra e) 116.4 LCSP): se debe señalar qué se pretende contratar, por qué, para qué y por qué es conveniente su contratación.
2.    Informe de insuficiencia de medios (contrato servicios) (letra f) art. 116.4 LCSP).
3.    PTT (art. 116.3 LCSP).
4.    Declaración firmada por persona técnica del servicio promotor de la contratación en la que se indique en todo caso que “las prescripciones técnicas contenidas en el pliego de prescripciones técnicas están redactadas de conformidad con lo dispuesto en la normativa de contratación pública por lo que permiten a todo operador económico interesado acceder en condiciones de igualdad al procedimiento de contratación y no crean ningún obstáculo injustificado a la competencia”.
5.    En el caso de que el objeto del contrato sea una prestación destinada a ser utilizada por personas físicas (público en general o personal del poder adjudicador), se deberá añadir en dicha declaración que “dichas prescripciones cumplen con los criterios de accesibilidad a los que se refiere el artículo 126.3 LCSP”.
6.    Además, en el caso de que el objeto del contrato afecte o pueda afectar al medio ambiente, se deberá añadir que “las prescripciones técnicas se han definido aplicando criterios de sostenibilidad y protección ambiental, de acuerdo con las definiciones y principios, regulados en los artículos 3 y 4, respectivamente, del texto refundido de la Ley de prevención y control integrados de la contaminación, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2016, de 16 de diciembre”.

7.    Certificado de existencia de crédito (art. 116.3 LCSP). Si el contrato representa un gasto para la UPV/EHU se realizaría el trámite contable de la reserva de crédito (documento contable "A"). Si la ejecución del contrato va más allá de la anualidad, o si su ejecución tiene lugar en la siguiente anualidad a la que se inician los trámites de la contratación, se precisará de un certificado de existencia de crédito de las anualidades afectadas.
8.    Justificación de la clasificación exigida y/o de los requisitos de solvencia exigidos (económica y financiera – técnica o profesional) (letras b) y c) art. 116.4 LCSP) (incluida la adscripción de medios materiales o/y humanos). Debería justificarse la exigencia como requisito de solvencia económica de un volumen de negocios mínimo anual superior a una vez y media el valor estimado (letra a) del art. 87.1 LCSP).
9.    Justificación de la elección de los criterios de adjudicación: qué ventajas aportan esos criterios que permiten llegar hasta la mejor oferta, por qué ese criterio debe utilizarse para valorar las ofertas. Asimismo, el firmante de la memoria justificativa deberá declarar que dichos criterios cumplen con los requisitos recogidos en el art. 145.5 LCSP. 

10.    Justificación de la elección de las fórmulas para valorar los criterios de adjudicación (letra b) del art. 146.1 LCSP).
11.    Justificación del cálculo del valor estimado del contrato con la indicación de todos los conceptos que lo integran (incluyendo siempre los costes laborales si existiesen) (letra
d)    art. 116.4 LCSP).

B) Servicio de contratación

1.    Resolución de inicio del expediente por parte del Órgano de Contratación.
2.    PCAP (art. 116.3 LCSP). Se debe aportar debidamente cumplimentados los anexos relativos a “información en relación con determinadas cláusulas específicas del contrato”
3.    Justificación del procedimiento de adjudicación elegido (letra a) art. 116.4 LCSP) (art. 116.3 LCSP).
4.    Resolución aprobación del expediente (art.117.1 LCSP).
5.    Anuncio de licitación en el DOUE (en todo caso si contrato SARA, potestativamente si contrato NO SARA) y en el perfil del contratante. Además, justificante de fecha de envío a DOUE (art. 135 LCSP). Resolución aprobación del expediente (art.117.1 LCSP).

Fase de licitación, adjudicación y formalización 

1.    Presentación de ofertas en el plazo que se señale.
2.    Reuniones de la Mesa de Contratación que se documentarán mediante actas.
3.    Valoración y clasificación de las ofertas.
4.    Informes técnicos y propuestas de la Mesa de Contratación
5.    Presentación de documentación por quienes resulten seleccionadas para la adjudicación.
6.    Adjudicación, publicación y notificación del resultado de la adjudicación. En este momento se realizaría el trámite contable de la Disposición del crédito (documento contable "D").
7.    Formalización del contrato entre contratista y UPV/EHU y publicación de la formalización.

Fase de Ejecución

1.    Cumplimiento del contrato en el o los plazos que se hayan acordado.
2.    Recepción de la prestación de la obra, del suministro o del trabajo mediante la suscripción del acta de recepción.
3.    Pago del precio en los términos acordados (en este momento se realizaría el trámite contable de orden de pago: (documento contable "O").
4.    Plazo de garantía, en su caso devolución de las fianzas definitivas depositadas para garantizar el cumplimiento de los contratos.

Los pasos secuenciales señalados podrían verse afectados por incidencias que se generan en la tramitación de selección de la empresa adjudicataria (recursos), así como en la fase de ejecución de los contratos (suspensión del plazo de ejecución por circunstancias sobrevenidas, ampliación de plazo de ejecución, modificaciones de contrato o incumplimientos de cláusulas de contrato).  Estas incidencias conllevan sus propios pasos que se deberán practicar y tramitarse a través del Servicio de Contratación Administrativa.