INSTRUCCIONES PARA LA TRAMITACIÓN DE UN CONVENIO
¿QUÉ ES UN CONVENIO DE LA UPV/EHU?
Es un acuerdo con efectos jurídicos que celebra la UPV/EHU con otras entidades públicas o privadas que conlleva que:
- Ambas partes persigan un fin común que sea de interés general.
- Asuman obligaciones para el cumplimiento de ese interés general común.
Por tanto, no es un convenio:
- Los contratos celebrados por la UPV/EHU porque en ellos existe un vínculo jurídico con contraposición de intereses entre las partes, que se manifiesta en un compromiso consistente en un intercambio de prestaciones entre las mismas. Se celebra para satisfacer el interés particular distinto de cada parte, ya que no hay un fin compartido por ambas.
- Los protocolos generales de actuación o similares que sean meras declaraciones de intenciones.
- Las subvenciones que son actos unilaterales de una Administración que supone una disposición dineraria realizada a favor de personas públicas o privadas:
Sin contraprestación directa de los beneficiarios, pero sujeta al cumplimiento de un determinado objetivo, de utilidad pública o interés social o de promoción de una finalidad pública.
No obstante, una subvención puede instrumentarse a través de un convenio.
La denominación que las partes otorgan a su relación jurídica no determinada su auténtica naturaleza o concepto, sino que para saber si estamos ante una figura u otra debemos atender a las anteriores características independientemente del nombre que las partes quieran dar a su relación.
Para más detalles puede consultar la Instrucción del Secretario General (debajo de este documento).
En cualquier caso, si tienes dudas a este respecto, contacta con hitzarmenak@ehu.eus
¿QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR LA TRAMITACIÓN DE UN CONVENIO?
Los Centros docentes, los Departamentos universitarios, los Institutos Universitarios de Investigación, los grupos de investigación, los Servicios y demás estructuras sin personalidad jurídica de la UPV/EHU, así como las personas integrantes del equipo de gobierno del Rector o Rectora.
En todo caso, una persona miembro del equipo de gobierno del Rector o Rectora valorará la necesidad, oportunidad o conveniencia de la aprobación del convenio de colaboración para la universidad y decidirá si procede su tramitación o no, así como su presentación ante el órgano competente para su aprobación (Consejo de Gobierno, o Junta de Campus correspondiente.
¿A QUIÉN TENGO QUE ENVIAR LA PROPUESTA?
Envía un correo electrónico a la dirección hitzarmenak@ehu.eus , la propuesta de convenio de colaboración aportando:
1.- La memoria. Debe explicar el beneficio o la necesidad de la suscripción del convenio, las actividades a desarrollar (especificando la duración y calendario de los mismos, y los posibles beneficiarios, si fuesen determinados), los compromisos de las partes, la infraestructura necesaria, así como el personal y recursos con los que se cuenta para cumplir con los objetivos del convenio.
Además, deberá analizar la necesidad y oportunidad del convenio que se pretende suscribir, su impacto económico y el carácter no contractual de la actividad objeto del mismo.
La necesidad y la oportunidad supone un juicio de valor de quien inste la tramitación del convenio de colaboración. Implica que la suscripción del convenio resulta conveniente o beneficia a la universidad porque contribuye a un objetivo estratégico o propio de la misma; o que supone una mejora de la gestión pública universitaria, facilitando por ejemplo la utilización conjunta de medios y servicios públicos universitarios. Y todo ello cumpliendo con la legislación de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera.
En relación con el impacto económico, los convenios deben ser financieramente sostenibles, y quienes los suscriban deben tener capacidad para financiar los compromisos que se vayan a asumir durante la vigencia del convenio, sin que las aportaciones financieras que se comprometan a realizar los firmantes puedan ser superiores a los gastos derivados de la ejecución del convenio. Para ello se deberá aportar obligatoriamente el presupuesto de ingresos y gastos correspondiente. En éste se incluirá por un lado la posible aportación dineraria de la UPV/EHU. Pero deberán constar también y valorarse en el presupuesto otras aportaciones no dinerarias, como las horas de personal o demás costes (uso de infraestructura).
Asimismo, según la normativa presupuestaria vigente, los convenios incorporarán una cláusula que contemple el abono a la universidad de los costes indirectos que su ejecución pueda suponer (suministro eléctrico, gas, infraestructuras, etc.). La posible exención de dicho deber por considerarse el convenio de especial interés estratégico y/o social, corresponderá al equipo rectoral.
2.- El borrador del texto del convenio, cuyo contenido mínimo es el siguiente:
a) Los órganos que celebran o suscriben el convenio, la capacidad jurídica con la que actúan, la competencia que ejerce cada una de las partes, así como una fórmula en la que se recoja el mutuo reconocimiento de su capacidad de obrar y de obligar a la entidad que representan.
b) Objeto del convenio y actuaciones a realizar por cada sujeto para su cumplimiento, indicando, en su caso, la titularidad de los resultados obtenidos.
c) Si hubiera compromisos de carácter económico, debe indicarse su distribución temporal por anualidades y su imputación concreta al presupuesto correspondiente, de acuerdo con lo previsto en la legislación presupuestaria.
d) El modo de financiación del convenio, así como la determinación de los recursos materiales y humanos, en su caso, necesarios. En particular, deberá tenerse en cuenta los costes indirectos que para la universidad acarreará el cumplimiento del convenio. De producir ingresos para la universidad, siguiendo la normativa presupuestaria de la UPV/EHU, el 18 % deberán destinarse al pago de los mismos, incluyéndose una cláusula al respecto. Si no resultasen aportaciones específicas para la universidad, se deberá intentar que tales costes queden cubiertos o compensados por parte de las entidades participantes. Únicamente podrán eximirse de la obligación de asumir los costes indirectos cuando se decida por parte del equipo rectoral que el convenio es de especial interés estratégico y/o social.
e) La necesidad o no de establecer una organización para su gestión, a la que correspondería, entre otras funciones, la de resolver los problemas de interpretación y cumplimiento que pudieran plantearse respecto del convenio.
f) El plazo de vigencia del convenio, y prórroga del mismo, si así lo acordaran las partes firmantes. Con carácter general, no podrá ser superior a 8 años, incluidas las prórrogas que en su caso se establezcan. Los convenios a los que se refiere el artículo 34.2 de la Ley de la Ciencia podrán tener un plazo de vigencia inicial de 5 o de 10 años, según los casos, pudiendo ser prorrogados por un plazo máximo de hasta 5 o 7 años adicionales, respectivamente.
g) La extinción por causa distinta a la prevista en el apartado anterior, así como la forma de terminar las actuaciones en curso para el supuesto de extinción.
h) Los criterios para determinar la posible indemnización en caso de incumplimiento del convenio por alguna de las partes.
i) El régimen aplicable al tratamiento de datos de carácter personal, en su caso.
3.- Otros datos:
a) Título del convenio.
b) Entidad o entidades con las que se acuerda.
c) Breve resumen del beneficio que para la UPV/EHU acarrea la aprobación del convenio: objetivo de la universidad que ayuda a conseguir el convenio, aportación económica a la UPV/EHU si la hay, ODS al que contribuye, etc.
d) Datos de contacto (teléfono y dirección de correo electrónico institucional) para resolución de incidencias en la tramitación, de la persona que inste la tramitación del convenio.
¿CUÁLES SON LOS TRÁMITES?
Presentación.
Secretaría General, una vez comprobada la documentación, enviará al vicerrectorado competente la misma para que en un plazo de 10 días decida sobre la conveniencia de su tramitación. Transcurrido dicho plazo sin valoración en contra, se iniciará la tramitación y se comunicará a quien haya instado la misma. En caso contrario se comunicará de igual modo.
Si la propuesta realizada no es un convenio de colaboración sino un contrato u otro instrumento jurídico, o si debe seguirse otro procedimiento distinto, así como en el caso de que la aprobación del convenio de colaboración no corresponda al Consejo de Gobierno ni a la Junta de Campus, la Secretaría General lo hará saber al órgano proponente y a quien haya instado la tramitación del convenio, en su caso. En concreto, los convenios enumerados en el artículo 25 del Reglamento del Consejo de Gobierno quedan fuera del procedimiento regulado en esta instrucción.
En cualquier momento, la Secretaría General podrá hacer sugerencias sobre la redacción, que serán remitidas a quien haya instado la tramitación del expediente, por si a raíz de los mismas desease realizar algún cambio.
Petición de informes.
La Secretaría General solicitará los informes necesarios para la tramitación del convenio. Se requiere informe de los órganos o unidades de la universidad que resulten implicados o afectados por el contenido del convenio de colaboración que se proponga.
Siempre se solicitará en todo caso informe a Gerencia, que se pronunciará sobre el encaje presupuestario de las operaciones que se describan en cada convenio. Para la emisión de este informe, de carácter vinculante, es especialmente relevante la información relativa al “impacto económico” que debe contener la memoria, así como que el convenio indique debidamente la “… distribución temporal por anualidades y la imputación concreta al presupuesto correspondiente de acuerdo con lo previsto en la legislación presupuestaria” del compromiso económico, si lo hubiera. Igualmente, comprobará que quedan cubiertos los costes indirectos o que se cumplen los requisitos para que esto no sea así.
Una vez emitidos los informes anteriores, se recabará siempre el informe del Servicio Jurídico, al que se dará traslado del expediente tramitado hasta el momento.
Con carácter general, los informes son preceptivos, pero no vinculantes. El informe de la Gerencia es vinculante en el aspecto relativo al encaje presupuestario de la operación. El artículo 48.5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, exige que los convenios sean “… financieramente sostenibles, debiendo quienes los suscriban tener capacidad para financiar los asumidos durante la vigencia del convenio”. Por lo tanto, si el informe de Gerencia pusiera de manifiesto que lo anterior no es así, o que el gasto no cuenta con la necesaria consignación presupuestaria, no cabría continuar con la tramitación.
Con motivo de las observaciones de legalidad que en su caso plantee el Servicio Jurídico o por las personas técnicas-letradas de otros vicerrectorados en relación con el área que les corresponda, frecuentemente los textos son modificados para adaptarlos a las observaciones planteadas. En el caso de que la modificación suponga una alteración sustancial de alguno de sus extremos deberá solicitarse nuevamente informe al vicerrectorado o estructura al que afecte tal modificación.
Una vez recabados todos los informes, la Secretaría General remitirá el expediente al órgano proponente para su presentación ante el órgano competente para su aprobación. En caso de que no requiera aprobación, se indicará a quien haya instado la tramitación.
Aprobación.
Corresponde al órgano proponente realizar las gestiones oportunas para incluir el punto en el orden del día de la sesión del órgano competente. No obstante, no se requerirá la aprobación por parte del órgano competente con carácter previo a su firma en aquellos casos en los que el convenio de colaboración de que se trate:
- se ajuste a modelos o directrices previamente aprobadas por el Consejo de Gobierno, o
- se haya dispuesto una fórmula de aprobación anticipada (suele ser el caso de algunos convenios marco en relación con sus convenios de desarrollo).
Tras la aprobación del convenio, podrá procederse a su firma.
¿A QUIEN CORRESPONDE LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN?
Con carácter general, la ejecución de los convenios corresponderá al órgano proponente del convenio, si bien éste podrá encomendar su ejecución en el acuerdo de aprobación del convenio, al Centro, Departamento, Instituto Universitario u otra estructura sin personalidad jurídica que haya instado su tramitación.
El órgano proponente deberá remitir a la Secretaría General, en formato electrónico, el convenio de colaboración suscrito por todas las partes intervinientes, para que se encargue de su inscripción en el registro de convenios y para la realización, con la antelación necesaria, de las correspondientes actuaciones de seguimiento y control, tales como las relacionadas con su vigencia, denuncia, prórrogas de su vigencia, modificaciones de contenido o remisión al Tribunal de Cuentas, cuando corresponda.