En el mensaje que te enviamos después de aceptarte como estudiante de intercambio te informamos sobre la fecha de celebración de nuestra Reunión de Bienvenida. La asistencia a ese acto es obligatoria, ya que en él la Subdirectora de Relaciones Internacionales te explicará algunas cuestiones sobre nuestra Escuela y aclarará dudas sobre tu acuerdo académico y tu estancia en Bilbao. Además, recibirás documentación importante para ti: la matrícula con las asignaturas que vas a estudiar, y las claves para acceder a la aplicación informática donde podrás ver más adelante tus calificaciones, entre otros. En caso de que no puedas acudir por un motivo justificado, tu universidad ha de ponerse en contacto con nosotros en ingenieria.internacional@ehu.eus explicando las razones.

Habitualmente un día después de la reunión de acogida, realizamos un tour a pie por el centro histórico de Bilbao para que nuetsros estudiantes incoming de intercambio tengan un primer contacto con la ciudad y con otros compañeros. La asistencia es voluntaria, pero se pide confirmarción de asistencia mediante un formulario, ya que la reserva se concreta con la Oficina de Turismo de Bilbao con el número exacto de participantes.

Junto con la información sobre la Reunión de Acogida, recibirás un enlace al formulario donde registrarte para participar en el tour a pie por Bilbao.

En la Reunión de Bienvenida te entregaremos la tarjeta que te identificará como estudiante de nuestra Escuela y los credenciales que te darán acceso a los diferentes programas informáticos a los que necesitarás acceder para consultar tus horarios, notas y todo lo relacionado con tus clases.

Esos credenciales también te darán acceso a una cuenta de correo electrónico de Outlook y a diferentes funciones de Microsoft 365.

En el resguardo de matrícula que te entregamos en la reunión de bienvenida puedes ver las asignaturas o cursos que vas a estudiar durante el periodo de tu intercambio, que son los que figuran en tu acuerdo académico. En ese documento tienes también la información sobre el grupo en el que se ha realizado tu matrícula. Este dato es necesario para consultar los horarios de cada asignatura y el aula a la que debes acudir.

Al inicio de tu estancia te pediremos que rellenes una breve encuesta online. Te pedimos que la cumplimentes en el plazo indicado en el mensaje que recibirás, ya que esta encuesta nos sirve para trabajar en la mejora y corrección (dentro de nuestras posibilidades) de todas las cuestiones y problemas que se hayan podido detectar antes de tu llegada a Bilbao.

Cuando inicias tu estancia aquí puede ocurrir que necesites modificar tu acuerdo académico, porque los horarios de las asignaturas coinciden y tienes que cambiar una de ellas, o porque el contenido del curso no se ajusta a lo que estudias en tu universidad de origen. En ese caso es necesario cambiar la matrícula, y para ello hay que modificar tu acuerdo académico. El procedimiento es el siguiente:

• propones los cambios a tu universidad de origen
• tu universidad de origen acepta tu propuesta y envía un nuevo acuerdo firmado
• firmas el nuevo acuerdo académico, lo entregas en nuestra Oficina de Relaciones Internacionales y modificamos tu matrícula
• nuestra coordinadora lo firma y te lo enviamos

MUY IMPORTANTE: Una vez comenzado el semestre, dispones de un plazo máximo de dos (2) semanas para eliminar asignaturas en tu acuerdo académico y añadir nuevas. Pero recuerda:

• no se modificará la matrícula ni el acuerdo académico sin el visto bueno previo de tu universidad de origen
• tu matrícula puede modificarse siempre y cuando no hayas hecho algún examen
• si haces un examen de una asignatura ya no podrá eliminarse de tu matrícula

Existen dos convocatorias de exámenes; la convocatoria ordinaria y la extraordinaria. El calendario de exámenes está publicado en la página web de nuestra Escuela en el siguiente enlace.

En caso de necesitar estar de vuelta en tu universidad de origen en la fecha de un examen de nuestra Escuela, existe la opción de realizar el examen a distancia bajo las siguientes condiciones:

• El profesor/a de nuestra Escuela tiene que estar de acuerdo (realizar el examen a distancia no es un derecho de los estudiantes)
• Ha de haber una persona responsable en su universidad de origen que cuide el examen
• El examen se celebrará el mismo día y a la misma hora del examen oficial
• Se pueden realizar, como máximo, dos exámenes a distancia

Si estás pensando en solicitar esta opción, escribe a incoming.eib@ehu.eus indicando qué examen quieres realizar a distancia, profesor que te ha impartido la asignatura y fecha y hora del examen oficial.

Los estudiantes tendrán acceso a las notas a través de la aplicación GAUR antes de que éstas pasen a expediente; en caso de no estar conforme con la nota, el estudiante podrá acudir a la revisión del examen, cuya fecha se publicará a la vez que la nota.