Cuando hablamos de firma electrónica, no nos referimos a escanear nuestra firma y adjuntarla a los documentos. Esa práctica no tiene ninguna validez legal. La firma electrónica requiere una tarjeta con certificado digital. No obstante, este sistema es rápido, sencillo y permite ahorrar tiempo y papel. En el pasado quizá te has encontrado con problemas para usar la firma digital porque las primeras aplicaciones que desarrollaron las diversas administraciones no eran muy amables con el usuario. Pero hoy en día, firmar digitalmente un documento es un proceso muy sencillo que puede resolverse en segundos.

Esto nos ahorra recurrir al escáner para digitalizar los documentos y tener que reenviar el documento original por correo ordinario. La firma electrónica tiene la misma validez legal que la firma manuscrita pero es mucho más cómoda, especialmentecuando, por ejemplo, varias personas que trabajan en el mismo proyecto pero están desplazados en distintas sedes o provincias (o incluso países) tienen que firmar un mismo contrato, oferta u orden de pago.

Ya sea por ecología, comodidad, ahorro o seguridad, hay muchos motivos para pasarse a la firma electrónica. Pero en cualquier caso este cambio nunca será para mal. Euskoiker se ajustará a tus necesidades, permitiéndote firmar con firma manuscrita o electrónica de acuerdo a tus circunstancias puntuales. Si no tienes acceso al equipo o no te conviene en ese momento, podrás firmar los documentos como hasta ahora.

Si ya desarrollas proyectos de transferencia de conocimiento con Euskoiker, pronto recibirás un email en el que se te preguntará si quieres que se te ofrezca este nuevo tipo de firma a partir de 2018.

¿Qué necesitas para utilizar la firma electrónica?

Si no la has utilizado nunca quizá no seas consciente de que la universidad ya te provee de todo lo que necesitas para firmar electrónicamente. Del mismo modo que puedes firmar las actas de las asignaturas, puedes firmar digitalmente un documento. De hecho, el proceso es más sencillo en este segundo caso. No obstante, vamos a repasar qué tres elementos necesitarás para hacerlo:

1. Una tarjeta con certificado digital que permita firma electrónica

La tarjeta de profesor de la UPV/EHU contiene un certificado digital de Izenpe que te permite firmar electrónicamente. El mismo certificado que quizá estás utilizando ya para firmar las actas de tus asignaturas te sirve para firmar otro tipo de documentos. Eso sí, los certificados de Izenpe caducan al de cuatro años de ser expedidos, por lo que, si tienes tu tarjeta desde hace más de 4 años, es posible que tengas que solicitar una nueva en la secretaría de tu centro.

Además, junto con la tarjeta, en su día te entregaron una serie de claves, incluyendo la contraseña de la misma. Dicha contraseña se puede modificar pero, si no lo has hecho, seguirá siendo la misma que vino con la documentación de la tarjeta. Es importante que compruebes cual es tu contraseña porque la necesitarás para firmar digitalmente.

2. Un ordenador con un dispositivo lector de tarjetas SmartCard

Todos los ordenadores corporativos de la UPV/EHU adquiridos de acuerdo a la normativa actual de compras tienen dicho lector de tarjetas SmartCard (excepto los ordenadores de Apple, que no se pueden modificar). De todos modos, en el caso de no tenerlo, se puede instalar uno como periférico. Si no tienes un lector de tarjetas SmartCard o no estás seguro, consulta al CIDIR cómo puedes hacerte con uno, ya que lo necesitas también para firmar actas digitalmente.

El lector de tarjetas puede necesitar cierto software específico que también te ayudará a instalar el CIDIR si les pides que te equipen para firmar digitalmente las actas. Una vez que seas capaz de firmar digitalmente las notas, serás también capaz de firmar otros documentos  mediante firma electrónica, ya que requieren el mismo equipo.

En cualquier caso, también puedes instalar los sistemas de firma electrónica en tu ordenador personal. La página web de Izenpe tiene instrucciones para instalar los certificados. En Windows puedes hacerlo bajando un archivo de instalación único, mientras que en Mac OS tendrás que descargar 3 archivos distintos (un archivo ejecutable de instalación y dos aplicaciones que tendrás que arrastrar a la carpeta correspondiente) y reiniciar el ordenador tras instalarlos (todo ello antes de conectar el lector). También hay una lista de lectores de tarjeta recomendados, tanto para Windows como para Mac OS. En cualquier caso, para estar seguros, lo mejor es comprar directamente el lector a Izenpe (cuesta alrededor de 10 euros).

3. El Acrobat Reader instalado en tu ordenador

Logo de la herramienta de firma con certificados en Acrobat Reader.

Este es el programa más sencillo que puedes utilizar para firmar los documentos. Normalmente está instalado por defecto en tu ordenador y, si no lo está, puedes solicitar a los técnicos informáticos que te lo instalen.

Una vez que recibes un PDF para firmar, vale con abrirlo con el Acrobat Reader y estampar tu firma electrónica. La opción exacta varía con la versión del programa que tengas instalada pero generalmente puedes encontrarlo en Rellenar y firmar / Trabajar con certificados / Firmar con Certificado o en Herramientas / Certificados / Firmar digitalmente. A partir de ahí, se te mostrará una serie de cuadros de dialogo que te pedirán que señales en que parte del documento quieres que aparezca tu firma y deberás arrastrar el cursor para marcar una sección rectangular en la que se estampara la firma. Después, podrás seleccionar qué certificado quieres usar para firmar (en caso de que tengas más de uno) y finalmente te pedirá la contraseña de tu tarjeta.

Al final del proceso, el Acrobat Reader estampa tu firma, que normalmente contiene varios datos sobre ti (nombre, fecha de firma, DNI…) y un código alfanumérico, y el documento PDF se puede enviar al destinatario ya firmado y con toda la validez legal.

¿En qué trámites podemos utilizar la firma electrónica?

La firma electrónica puede utilizarse para sustituir a la firma manuscrita en cualquiera de los trámites que deben realizarse con Euskoiker a la hora de poner en marcha un proyecto de transferencia de conocimiento. Como es habitual, los pasos son los siguientes:

El investigador principal envía a Euskoiker una memoria muy básica describiendo el proyecto que quiere poner en marcha. Aquí no se requiere firma.

Dependiendo de la cuantía, el proyecto comienza a tramitarse mediante una oferta para la empresa (proyectos de hasta 9000€ más IVA) o un contrato (para importes superiores a 9.000€ + IVA). En el caso de la oferta, la empresa podrá firmarla, si así lo desea, con firma electrónica, de la misma forma que el profesor podrá firmar electrónicamente el contrato que Euskoiker le envía a posteriori. En el segundo caso, el del contrato, cualquiera de las partes podrá firmar de forma electrónica. Aunque lo ideal sería que todas las partes firmaran de la misma manera, no es necesario, por lo que en ningún caso la elección de una de las partes condicionará la del resto. Como siempre, Euskoiker se encargará de la preparación de la documentación y se asegurará de que todas las partes la firmen, simplificando el trámite para el investigador de la UPV/EHU.

Además de estos documentos, en todos los proyectos tramitados, se deberá firmar un documento de conformidad por parte del director o directora de los diferentes departamentos participantes y de los investigadores del proyecto. Este documento describe la dedicación horaria y los emolumentos a percibir por parte de cada investigador. De nuevo, este documento también podría firmarse electrónicamente, lo que es especialmente interesante si los firmantes no trabajan en el mismo centro.

Por último, tras la fase de tramitación, el investigador principal tiene que autorizar los distintos gastos, lo que incluye firmar cada factura pagada con los fondos del proyecto, autorizar pagos a través de nómina mediante el correspondiente formulario, etc. … Hasta ahora, este proceso se ha realizado mediante firma manuscrita, escáner y envío posterior por correo ordinario. Puesto que puede haber muchas firmas implicadas, el investigador principal que disponga de firma electrónica podrá ahorrarse mucho tiempo y esfuerzo. Por eso es muy recomendable que, especialmente si eres investigador principal en este tipo de proyectos, revises si tienes al día esos tres elementos que necesitas para utilizar la firma digital: tarjeta con certificado digital, ordenador con lector de tarjetas y un software capaz de gestionarlas (como el Acrobat Reader).