Xerka, una aplicación para aliviar la burocracia de las acreditaciones

De izquierda a derecha, Borja Fernández, Naiara Rojo e Unai Fernández.

Tres docentes de la Escuela de Ingeniería de Vitoria-Gasteiz han puesto en marcha dos aplicaciones (Xerka Online y Xerka Acredita) para facilitar el proceso de acreditación universitario. Pasar horas rellenando distintas aplicaciones con los datos del curriculum es una actividad llena de frustración que los profesores universitarios conocen bien. Cada organismo pide un formato diferente o utiliza una aplicación diferente, en la que cada mérito debe ser meticulosamente mecanografiado. 

Por ese motivo, un equipo de tres profesores de departamentos diferentes decidió desarrollar una aplicación que automatice lo posible esta tarea y así nació Xerka. Estos profesores son Naiara Rojo Azaceta, del Departamento de Ingeniería Química y del Medio Ambiente; Unai Fernández Gámiz, del Departamento de Ingeniería Nuclear y Mecánica de Fluidos; y Borja Fernández Gauna, del Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos.

La iniciativa surgió, como no podía ser menos, de la propia experiencia: “Cuando estaba presentándome a la acreditación de Titular de Universidad,” nos comentaba Unai, “contacté con TOQi, una de estas empresas que ofrecen el servicio de rellenarte los méritos en la aplicación de la ANECA. Me presupuestaron 60 horas de trabajo manual por introducir esos datos, algo que hoy en día nuestra aplicación Xerka Acredita puede hacer en 5 o 6 minutos. Es cierto que siempre tendrás que revisar manualmente la solicitud, pero la cantidad de tiempo que ahorras por no tener que teclear cada mérito es enorme.”

A partir de ahí, la máquina de café les unió en esta aventura: Unai comentó sus dificultades a Naiara y Borja, y se decidieron a desarrollar esta aplicación para aliviar la carga burocrática del proceso. “Prefiero meter un montón de horas programando que dedicarlas a rellenar las distintas aplicaciones de acreditación”, nos confesaba Borja, que es el IP del proyecto y la persona que ha desarrollado el código necesario para que funcione.

El proyecto Xerka ha recibido reconocimiento en 2019 con un accésit en el VIII Premio Inizia Uniemprendedor/a, que busca fomentar la cultura emprendedora dentro de la universidad aprovechando el potencial innovador que hay en ella y apoyando proyectos susceptibles de transformarse en empresa.

Xerka Online

El equipo, que ya tiene otras aplicaciones en proyecto para el futuro, ha lanzado dos servicios diferenciados como proyectos de transferencia de conocimiento. Xerka Online es un servicio que busca tus publicaciones en WOS y SCOPUS junto con todos sus datos relevantes (cuartil de la revista, DOI, etc) y los ofrece en un formato texto listo para ser copiado y pegado dónde lo necesites. El servicio se contrata por años completos y tiene un coste individual muy económico de 16 euros (IVA incluido), aunque también hay opciones para grupos completos de investigación.

Este servicio puede ser atractivo tanto para profesores de la UPV/EHU como para docentes de otras universidades que quieran obtener sus publicaciones de manera rápida y sencilla, siempre y cuando estén disponibles en las bases de datos correspondientes. La aplicación se puede testar en su web a través de un DNI de prueba.

Xerka Acredita

Por otro lado, el servicio estrella, Xerka Acredita, está dirigido especialmente a profesores de la UPV/EHU porque está adaptado para utilizar como fuente los certificados que la propia universidad genera en su página de certificados (docencia, encuestas al alumnado, participación en PIEs…), las publicaciones del servicio editorial y los datos contenidos en Ikertu. Suministrados estos pdfs que se pueden conseguir en la web de la UPV/EHU, el sistema se encarga de introducir los datos en cada campo de las aplicaciones de Academia, PEP o UNIBASQ Egiaztapena. En unos pocos minutos, puedes tener introducidos todos tus méritos mediante webscrapping, una técnica que consiste en que un programa simule ser una persona rellenado los campos de los formularios. “Si es cierto que, si tienes otros méritos en fuentes externas a lo que es el ecosistema de la UPV/EHU o a las bases de datos de WOS y SCOPUS, lo tienes que rellenar a mano”, puntualizaba Naiara.

El servicio en estos casos se contrata por un mes (tiempo suficiente para enviar una solicitud de acreditación) y tiene un precio variable según la convocatoria, que oscila entre los 175 (PEP y UNIBASQ) y los 275 euros (Academia), IVA incluido.

Vocación de servicio al profesorado universitario

Las motivaciones de este equipo están claras: ahorrar frustraciones a sus compañeros de universidad. “(En la UPV/EHU,) … tenemos que pelear con unas herramientas informáticas bastante horribles en términos de usabilidad, empezando por Ikertu, siguiendo por GAUR y terminado con la aplicación de justificación de gastos (Eskabide),” nos comentaba Borja, “así que tenía la motivación de desarrollar algo que por una vez nos facilite la vida en lugar de complicárnosla.” La aplicación ahorra una gran cantidad de trabajo manual de extracción de datos a partir de los certificados de la UPV/EHU, así como de búsqueda de publicaciones o de mecanografiado de los mismos en la aplicación web. En el fondo, su servicio responde a lo que a ellos mismos, como usuarios, les hubiera gustado encontrar en el mercado.

Cuando se les pregunta qué les aporta personalmente el participar en proyectos de transferencia de conocimiento, Borja respondía, medio en broma medio en serio, “dinero que la universidad nos niega en sexenios.” Aunque Naiara y Borja ya han conseguido estabilizar su plaza muy recientemente y podrán presentarse en algún momento a la convocatoria de sexenios, Unai continúa cubriendo un puesto de Laboral Interino de Universidad estando acreditado como Titular de Universidad, con lo que, a pesar de haber producido investigación suficiente para obtener sexenios de investigación, no puede presentarse a que se los evalúen. Para ellos, los proyectos de transferencia de conocimiento son otra vía más de desarrollo profesional que no viene limitada por tasas de reposición externas.