Gestión económica de congresos y eventos

Jon Montalbán Sánchez, profesor del departamento de Tecnología Electrónica de la UPV/EHU, es el presidente del simposio internacional BMSB (Broadband Multimedia Systems and Broadcasting) que se celebrará del 15 al 17 de junio de 2022 en Bilbao, en el Bizkaia Aretoa. Sobre sus hombros ha recaído la tarea de organizar el encuentro científico de una de las sociedades de IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), que se reúne para examinar temas relacionados con radio y televisión digitales, incluyendo redes multimedia, streaming, 5G, 6G, codificación de señal y otros muchos temas que se pueden consultar en el Call for Papers. 

Jon Montalbán, profesor del Departamento de Tecnología Electrónica y Presidente de la edición 2022 del congreso Broadband Multimedia Systems and Broadcasting.

“La conferencia”, nos contaba Jon, “lleva varios años organizándose como contrapunto a otro congreso de la IEEE Broadcast Technology Society que tiene un carácter más industrial y se celebra siempre en EE.UU. La nuestra tiene un carácter más científico y académico. Comenzó a celebrarse en 2004 y, tras varias ediciones en América, se decidió organizar alternativamente un año en Europa y otro en Asia.” La convocatoria espera atraer a la ciudad a unos 170 investigadores que trabajan en este ámbito de la retransmisión digital multimedia. 

No es la primera vez que esta reunión científica tiene lugar en Bilbao. En 2009, Pablo Angueira Buceta, profesor del Departamento de Ingeniería de Comunicaciones, organizó la primera edición que tuvo lugar la capital vizcaína y recuerda el éxito que tuvo la convocatoria: “Fue la primera vez que el simposio salió de EE.UU. y, quizá por el atractivo de la ciudad, recibimos muchas propuestas, con lo que, tras la selección, el nivel científico fue muy alto. Además, los participantes valoraron muy positivamente la gestión del mismo, en la que Euskoiker tuvo mucho que ver, en comparación con años anteriores,” remarcaba Pablo. “A veces pensamos que nosotros tenemos muchas barreras burocráticas, pero te sorprenderías al ver lo similares que pueden serlo otras partes del mundo. Nos parece que somos raros, pero para nada. Las burocracias que tenemos que soportar son parecidas o a veces peores en otros sitios.” 

Aunque Jon es el encargado de llevar esta edición de 2022 a buen puerto, Pablo, que comparte con él grupo de investigación, TSR (Tratamiento de Señal y Radiocomunicaciones), le está trasladando la experiencia que se obtuvo en la edición anterior: “La gestión del contenido científico del congreso puede ser un aspecto crítico, pero en nuestro caso lo tenemos muy ensayado. La sede era otro aspecto crítico: conseguir el Bizkaia Aretoa era crucial para nosotros. En 2009, no existía y tuvimos que hacerlo en el Palacio Euskalduna, lo que se llevó la mitad de nuestro presupuesto.” El edificio de la UPV/EHU, que ha cumplido hace muy poco diez años, se ha convertido en un activo fundamental para organizar todo tipo de actividades, pero especialmente para congresos de gran dimensión.

Jon y Pablo junto a sus compañeros del grupo de investigación TSR de la UPV/EHU.

El papel de la Fundación Euskoiker

Dejado de lado estos dos aspectos, el tercer punto en el que ambos coinciden es que la gestión económica del congreso rápidamente puede volverse un problema. “En nuestro caso,” comentaba Jon, “tenemos asistentes de los cinco continentes y necesitábamos que pudieran pagar su inscripción con tarjeta de crédito.” La alternativa es formalizar la inscripción mediante transferencia, que puede sufrir graves recargos cuando esta se convierte en una transferencia internacional.

En este sentido, trabajar con Euskoiker les ha permitido grandes dosis de flexibilidad. “Nosotras abrimos el proyecto de manera muy parecida a cualquier otro,” nos contaba Laura Casas, del departamento de administración de la fundación. “A partir de ahí, solicitamos una TPV virtual para poder recibir los pagos de las inscripciones mediante tarjeta y emitimos las correspondientes facturas a cada asistente. Si hay patrocinadores, también les emitimos las facturas y las cobramos. El dinero puede utilizarse para contratar los servicios que sean necesarios, como catering, asistencia técnica, maquetación de las actas o gestión de la web. Como cualquier otro proyecto, realizamos todos los contratos que sean necesarios.” 

Pablo Angueira, profesor del Departamento de Ingeniería de Comunicaciones y Presidente de la edición 2009 del congreso Broadband Multimedia Systems and Broadcasting.

“Valoramos muy positivamente,” explicaba Pablo recordando la experiencia de 2009, “que desde Euskoiker puedan ocasionalmente comunicarse en inglés con nuestros asistentes e incluso la documentación que produjeron para facilitar que obtengan sus correspondientes visados. Pero es cierto que no podríamos hacerlo de otra manera. Nuestro departamento tiene más de 60 profesores y mucha actividad con empresas. Incluso si pudiéramos solicitar un TPV de alguna manera, que no podemos, para nosotros sería impensable dejar la gestión económica de todo el congreso en manos del único PAS que tenemos asignado y sobrecargarle con una serie de tareas inasumibles para una sola persona.” La gestión económica de los congresos es un servicio que ofrece la Fundación Euskoiker para aquellos casos en los que nos se pueda afrontar con recursos propios. Si con los proyectos de transferencia la retención es del 18%, para la gestión económica de congresos se retiene solo un 5% de los ingresos que gestione (matrículas o patrocinios, normalmente).

Lo que aporta la organización de congresos 

La organización de congresos es una tarea ardua pero no exenta de recompensas. “Después de dos duros años de conferencias virtuales, tengo muchas ganas de reunirme cara a cara con la gente con la que trabajo,” contaba Jon con un brillo de optimismo en los ojos.  Poco antes confesaba que no se había habituado al formato telemático al que ha obligado la pandemia. Además, “profesionalmente, el congreso nos aporta mucho reconocimiento, puesto que traemos a 150 personas que trabajan en nuestra área a nuestra casa a conocernos. Les puedes enseñar en directo dónde y cómo trabajas. Te ponen cara.”

Por su parte, Pablo añadía: “si trabajas en el ámbito de la radio y la televisión digital en cualquier país del mundo, conoces este congreso. Y vas a conocer a la universidad que lo organiza porque a lo largo del proceso te van a llegar comunicaciones de dicha universidad, la vas a ver en la revista científica, en la newsletter, etc. Eso te da una gran visibilidad y prestigio.”

Pero más allá de los contactos profesionales que pueda aportarte o el valor que pueda tener dicha gestión en los sistemas de evaluación del profesorado, Pablo subrayaba también “la satisfacción personal cuando todo sale como tenías pensado” y la posibilidad de “conocer personalmente a gente de otros países” como alicientes de la organización de congresos.