Kongresuen eta ekitaldien kudeaketa ekonomikoa

2022ko ekainaren 15etik 17ra Bilboko Bizkaia Aretoan ospatuko den BMSB (Broadband Multimedia Systems and Broadcasting) nazioarteko sinposioaren presidentea da Jon Montalban Sanchez, EHUko Teknologia Elektronikoa sailako irakaslea. Hari egokitu zaio IEEEren (Institute of Electrical and Electronics Engineers) elkarteetako baten topaketa zientifikoa antolatzea. Irrati eta telebista digitalarekin lotutako gaiak aztertzeko bilduko dira: multimedia sareak, streaminga, 5G, 6G, seinalearen kodifikazioa eta Call for Papers-en kontsulta daitezkeen beste hainbat gai.

Jon Montalbán, Teknologia Elektronikoa saileko irakaslea eta 2022ko Broadband Multimedia Systems and Broadcasting kongresuaren presidentea.

«Hainbat urte daramatzate konferentzia hau antolatzen, IEEEren Broadcast Technology Society kongresuaren kontrapuntu gisa. Izan ere, azken horrek izaera industrialagoa du eta AEBn antolatzen da beti. Gurea zientifikoagoa eta akademikoagoa da. 2004an hasi ziren ospatzen, eta Amerikan hainbat edizio egin ondoren, urte batean Europan eta hurrengoan Asian antolatzea erabaki zen, txandaka», adierazi du Jonek. Multimedia emankizun digitalaren arlo honetan lan egiten duten 170 ikerlari inguru erakarri nahi ditu hirira deialdiak.

Ez da bilera zientifiko hau Bilbon egiten den lehen aldia. 2009an, Komunikazioen Ingeniaritza Saileko irakaslea den Pablo Angueira Bucetak antolatu zuen lehen edizioa Bizkaiko hiriburuan, eta deialdiak izandako arrakasta oroitzen du: «Sinposioa AEBtik kanpo egiten zen lehen aldia zen, eta, beharbada, hiriaren erakargarritasunagatik, proposamen asko jaso genituen. Ondorioz, hautaketa egin ondoren, maila zientifikoa oso altua izan zen. Gainera, parte-hartzaileek oso modu positiboan baloratu zuten kudeaketa aurreko urteekin alderatuta, eta horretan zerikusi handia izan zuen Euskoikerrek», nabarmendu du Pablok. «Batzuetan uste dugu guk oztopo burokratiko asko ditugula, baina harritu egingo zinateke ikusita zer antzekoak izan daitezkeen munduko beste leku batzuk. Arraroak garela iruditzen zaigu, baina, ez da hala. Jasan behar izaten ditugun burokraziak antzekoak edo, batzuetan, okerragoak izaten dira beste leku batzuetan».

Jon eta Pablo ikerketa talde berekoak dira, TSR taldekoak (Seinalearen Tratamendua eta Irrati-komunikazioak). 2022. urteko edizioa aurrera eramateaz arduratuko dena Jon bada ere, aurreko edizioko esperientzia helarazi dio Pablok: «Kongresuko eduki zientifikoa kudeatzea alderdi kritikoa izan daiteke, baina, gure kasuan, oso entseatuta dugu. Egoitza zen beste alderdi kritiko bat: Bizkaia Aretoa lortzea erabakigarria zen guretzat. 2009an ez zen existitzen, eta Euskalduna Jauregian egin behar izan genuen. Horretan joan zitzaigun aurrekontuaren erdia». EHUren eraikinak hamar urte beti ditu orain dela oso gutxi, eta funtsezko aktiboa bihurtu da era guztietako jarduerak antolatzeko, baina, bereziki, tamaina handiko kongresuetarako.

Jon eta Pablo, EHUko TSR ikerketa taldearen kideen artean.

Euskoiker Fundazioaren papera

Bi alderdi horiek alde batera utzita, biak bat datoz kongresuaren kudeaketa ekonomikoa arazo bilaka daitekeela. “Gure kasuan, bost kontinenteetako parte-hartzaileak ditugu, eta izen-ematea kreditu-txartelaren bidez ordaindu ahal zezaten behar genuen. Izen-ematea transferentzia bidez formalizatzea da beste aukera bat, baina horrek gainkargu handiak izan ditzake nazioarteko transferentzien kasuan.

Zentzu horretan, Euskoikerrekin lan egiteak malgutasun handia izatea ahalbidetu die. «Beste edozein proiekturen oso antzera irekitzen dugu guk gure proiektua», esan digu Laura Casasek, fundazioko administrazio-departamendukoak. «Ondoren, TPV birtual bat eskatzen dugu izen-emateen ordainketak txartelaren bidez jasotzeko, eta dagokion faktura bidaltzen diogu parte-hartzaile bakoitzari. Babesleak egonez gero ere fakturak bidaltzen dizkiegu eta kobratu egiten ditugu. Beharrezko zerbitzuak kontratatzeko erabil daiteke dirua, hala nola cateringa, laguntza teknikoa, akten maketazioa edota webgunearen kudeaketa. Beste edozein proiektutan bezala, behar diren kontratu guztiak egiten ditugu».

Pablo Angueira, Komunikazioen Ingeniaritza Saileko irakaslea eta 2009ko Broadband Multimedia Systems and Broadcasting kongresuaren presidentea.

«Oso modu positiboan baloratzen dugu Euskoiker, noizean behin, gure parte-hartzaileekin ingelesez komunikatu ahal izatea, baita dagozkien bisak lortzea errazteko sortu duten dokumentazioa ere», azaldu du Pablok, 2009ko esperientzia gogoratuz. «Baina, egia da ezingo genukeela beste modu batean egin. Gure departamenduak 60 irakasle baino gehiago ditu, eta jarduera handia enpresekin. Guk ezin dugu TPV bat eskatu, baina nolabait ahal izango bagenu ere, guretzat pentsaezina izango litzateke kongresu osoaren kudeaketa ekonomikoa esleituta dugun administrazio eta zerbitzuetako langile bakarraren esku uztea, eta pertsona bakar batek bere gain hartu ezin dituen zereginekin gehiegi kargatzea». Baliabide propioekin aurre egin ezin zaion kasuetarako kongresuen kudeaketa ekonomikoaren zerbitzua eskaintzen du Euskoikerrek. Transferentzia-proiektuekin atxikipena % 18ekoa bada ere, kongresuen kudeaketa ekonomikoaren kasuan kudeatzen diren diru-sarreren (matrikulak edo babesletzak, normalean) guztizkoaren % 5 baino ez da atxikitzen. 

Zer ematen du kongresuak antolatzeak?

Kongresuak antolatzea zeregin gogorra da, baina baditu sariak. «Bi urte gogor konferentzia birtualak egiten igaro ondoren, gogo biziz nago nirekin lan egiten duen jendearekin aurrez aurre biltzeko», adierazi du Jonek, begietan baikortasun-distirarekin.  Apur bat lehenago adierazi duenez, ez da ohitu pandemiak behartuta erabili behar izan duten formatu telematikora. «Gainera, profesionalki, aitortza handia eman digu kongresuak, gure arloan lan egiten duten 150 pertsona ekartzen baititugu gure etxera, ezagut gaitzaten. Zuzenean erakuts diezaiekegu non eta nola lan egiten dugun. Aurpegia jartzen digute».

Hala gehitu du Pablok: «Munduko edozein herrialdetan irrati eta telebista digitalaren arloan lan egiten baduzu, kongresu hau ezagutuko duzu. Eta antolatzen duen unibertsitatea ezagutuko duzu, prozesuan zehar unibertsitate horren komunikazioak iritsiko zaizkizulako, aldizkari zientifikoan ikusiko dituzulako, newsletterrean, etab. Horrek ikusgarritasun eta ospe handia ematen dizkizu». 

Baina, eman diezazkizukeen kontaktu profesionalez gain edo kudeaketa horrek irakasleen ebaluazio-sistemetan izan dezakeen balioaz gain, «dena pentsatu bezala irteten denean langileek izaten duten gogobetetzea» eta «pertsonalki beste herrialde batzuetako jendea ezagutzeko aukera» azpimarratu ditu Pablok, kongresuen antolaketaren alderdi interesgarrien artean.