Protocolo del procedimiento de depósito y defensa de tesis

El procedimiento de depósito se desarrolla en dos fases:

1. Inicio del procedimiento de depósito: se produce una vez finalizada la tesis, con la solicitud de informes a dos personas doctoras expertas, externas a la UPV/EHU. Tiene que llevarse a cabo antes de que finalice el plazo de permanencia de la persona doctoranda en el programa de doctorado. Una vez iniciado el procedimiento no es posible solicitar prorrogas, ni bajas temporales.

2. Fin del procedimiento de depósito: se produce con el registro de la versión definitiva de la tesis en la sede electrónica de la UPV/EHU para que se autorice su defensa y se nombre el Tribunal por el Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua. Tiene que llevarse a cabo en un plazo máximo de 6 meses desde el inicio del procedimiento de depósito.

1. Inicio del procedimiento de depósito

Esta fase comprende los siguientes trámites, que tienen lugar de forma sucesiva:

Solicitud y respuesta a los informes de dos personas doctoras expertas en la materia de la tesis, externas a la UPV/EHU.

Intervienen: la persona doctoranda, la persona directora que forme parte del programa de doctorado, la Comisión Académica del programa de doctorado y la secretaría del programa de doctorado.

La persona directora que forme parte del programa de doctorado inicia el procedimiento de depósito mediante la ejecución de las siguientes acciones:

1. Solicita informe a dos personas doctoras expertas en la materia objeto de la tesis, externas a la UPV/EHU. En el caso de que se quiera obtener la mención de “Doctorado Internacional”, además, deben pertenecer a una institución de educación superior o instituto de investigación extranjero. Las personas expertas deberán contar con el visto bueno de la Comisión Académica del programa de doctorado, que se recabará en la forma que se determine por cada Comisión Académica. Las personas expertas podrán formar parte del tribunal que evalúe la tesis.
2. Comunica a la Comisión Académica del programa de doctorado que ha solicitado dichos informes. Esta comunicación se efectuará en la forma que se determine por cada Comisión Académica. La fecha de esta comunicación es la que se tendrá en cuenta para el inicio del procedimiento de depósito, siempre que cuente con la conformidad de la Comisión Académica, que se plasmará en el impreso habilitado al efecto.
3. Recibida la conformidad de la Comisión Académica, la enviará por correo electrónico a la Escuela de Doctorado, a través de la administrativa o administrativo del programa, para que se grabe en la aplicación informática la fecha de inicio del procedimiento de depósito. Asimismo, enviará una copia a la persona doctoranda.
4. Recibidos los informes, en los que las personas expertas pueden proponer aspectos de mejora, los remitirá a la Comisión Académica del programa de doctorado para su análisis.

La Comisión Académica del programa de doctorado:

Analizado el contenido de los informes, enviará por correo electrónico a la persona doctoranda un impreso firmado, en el que le indicará que no requiere cambios, o, en caso de requerirlos, le instará a que realice los cambios recomendados en un plazo máximo.

La persona doctoranda:

En caso de que se requiera realizar cambios, deberá responder sobre los mismos a la Comisión Académica y, en su caso, deberá incluir las modificaciones pertinentes en la tesis doctoral, dentro del plazo máximo señalado y siempre antes de la fecha límite para el registro de la tesis.

Solicitud de los informes favorables al registro de la tesis, de la propuesta de nombramiento del tribunal evaluador y de la autorización de la Comisión Académica.

Una vez conformada la versión definitiva de la tesis, la persona doctoranda recabará la siguiente documentación:

• Informe favorable de todas las personas directoras de la tesis.
• Informe favorable de la persona tutora.
• Informe favorable de su Departamento de adscripción.
• Autorización de la Comisión Académica del programa de doctorado para registrar la tesis.

Una de las personas directoras intermediará con el Departamento al que esté adscrita la tesis para solicitar el nombramiento del tribunal evaluador de la tesis. Dicha propuesta concretará quién ostenta la presidencia, la secretaría y las vocalías, así como las personas propuestas como suplentes

2. Fin del procedimiento de depósito

Obtenida la autorización de la Comisión Académica del programa de doctorado, la persona doctoranda registrará el depósito de la tesis y solicitará la apertura de su exposición pública al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua.

El registro se realizará en la Sede Electrónica de la UPV/EHU y la fecha de este registro es la que se tendrá en cuenta para el cómputo del plazo máximo de 6 meses desde el inicio del procedimiento de depósito.

Para el registro deberá aportar los siguientes documentos:

• La tesis en formato digital.
• El Documento de actividades.
• Copia de la comunicación de petición de informes a las personas expertas ajenas a la UPV/EHU, con la conformidad de la Comisión Académica del programa de doctorado y acuerdo de esta Comisión ante dichos informes.
• Los informes de las personas expertas y, en su caso, respuesta de la doctoranda o doctorando a los mismos.
• Los informes favorables al registro de la tesis de la(s) persona(s) directora(s), de la persona tutora y del Departamento de adscripción de la persona doctoranda.
• La propuesta de nombramiento del tribunal evaluador de la tesis del Departamento de adscripción de la tesis.
• La autorización de la Comisión Académica del programa de doctorado.
• La ficha de doctorando/a y extracto resumen de la tesis doctoral.

Cuando corresponda, la persona doctoranda presentará también la siguiente documentación:

• Solicitud de la mención “Doctorado Internacional”.
• Solicitud de la mención “Doctorado Industrial”.
• Solicitud de la mención “Tesis en colaboración con entidad externa”.
• Solicitud del Certificado de exención de la acreditación del nivel C2 de euskera.

Para realizar el registro en la Sede Electrónica de la UPV/EHU, una vez dentro elegirá “Registro Electrónico” y seleccionará como unidad de destino “VR Posgrado y Formación Continua” y “Servicio de Estudios de Posgrado”.

Además de la persona doctoranda, el registro podrá realizarlo cualquiera de las personas directoras de la tesis, así como la tutora o tutor.

La tesis doctoral deberá subirse a la aplicación de forma separada al resto de la documentación.

Si el fichero de la tesis pesara mucho, se podrá “subir” a la consigna de la UPV/EHU, Wetransfer, u otra aplicación del estilo. Entonces adjuntará el link junto con el resto de la documentación.

Con el registro de la tesis se da inicio a los siguientes trámites, que tienen lugar de forma sucesiva:

Apertura del plazo de exposición pública de la tesis.

Se dará publicidad a la tesis doctoral en la página web de la universidad, a fin de que personas doctoras puedan remitir observaciones sobre su contenido en un plazo de 15 días naturales. El procedimiento para ello es el descrito en el artículo 26 del Reglamento de Gestión de las Enseñanzas Oficiales de Doctorado (Resolución de 25 de abril de 2024, del Secretario General de la UPV/EHU).

Para iniciar el plazo de exposición pública, en el Servicio de Posgrado se revisará la documentación aportada y, una vez se compruebe que es correcta y está completa (a excepción de la composición del Tribunal propuesto, que se analizará más adelante por la Comisión de Posgrado), se publicará en la web de Doctorado en el apartado “Tesis en exposición pública”, con la fecha de entrada y salida de esta exposición.

En caso de que la documentación no sea correcta o esté incompleta, no se dará inicio al plazo de exposición pública y se requerirá a la persona interesada que la subsane en el plazo de 10 días hábiles.

La comprobación de la documentación necesaria para el comienzo de la exposición pública se realizará, con carácter general, en el día hábil siguiente a aquel en que se registre la tesis, siempre que sea laborable en el Campus de Bizkaia.

Autorización de la defensa y nombramiento del Tribunal.

Intervienen: la Comisión de Posgrado y el Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua.

La Comisión de Posgrado:

1. Transcurridos los 15 días naturales de exposición pública, verificará que la propuesta de nombramiento de tribunal cumple las condiciones exigidas por la normativa.
2. En caso afirmativo, autorizará la defensa y propondrá el nombramiento del tribunal al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua.

El Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua:

1. Nombrará el Tribunal, y remitirá el nombramiento y autorización de la defensa a los miembros titulares y suplentes del tribunal al Director o Directora de la tesis doctoral, a la Comisión Académica del Programa de Doctorado, a la Escuela de Doctorado, al Departamento y a la persona doctoranda.
2. Remitirá una copia digital de la tesis al Departamento.

La tesis doctoral no podrá ser defendida antes de que el nombramiento sea recibido por todas las personas destinatarias, ni antes de que transcurran dos días hábiles desde que se haga pública la fecha de defensa. A título orientativo, para la tramitación necesaria entre el registro de la tesis y la recepción del nombramiento del tribunal y autorización de la defensa, se requiere un plazo de un mes.

En caso de que algún miembro del tribunal titular no pueda participar por razones justificadas, se deberá remitir su renuncia al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua (doctorado@ehu.eus) para que se pueda nombrar al miembro suplente. Este nombramiento se comunicará al resto de miembros del tribunal, al Departamento, al director o directora de la tesis, al tutor o tutora, al administrador del Centro al que está adscrito el director o directora (o tutor o tutora, en su caso) y a la persona doctoranda.

Actuaciones previas a la defensa de la tesis.

Recibida la autorización de la defensa y el nombramiento del tribunal:

• El Departamento deberá enviar a los miembros del tribunal, en un plazo de 10 días hábiles, la tesis, el documento de actividades personalizado, los informes de las personas expertas externas y, en su caso, la respuesta del doctorando o doctoranda a estos informes.
• La persona doctoranda deberá realizar la matrícula de defensa de la tesis y el abono de los precios públicos establecidos por el Gobierno Vasco. Para ello, desde el Servicio de Posgradose le remitirá el abonaré correspondiente, junto con el nombramiento del tribunal y la autorización de la defensa.
• El Presidente o Presidenta del tribunal establecerá la fecha, hora y lugar de defensa de la tesis dentro de un plazo máximo de 4 meses desde el nombramiento, oídos los miembros del tribunal, las personas directoras y la persona doctoranda. Si hubiera alguna situación excepcional que justificara la defensa en un plazo mayor a esos 4 meses, se deberá solicitar autorización al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua.
• La Secretaria o Secretario del tribunal comunicará la fecha, lugar y hora de la defensa, al menos con 2 días hábiles de antelación, al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua (doctorado@ehu.eus), al Director o Directora del Departamento, a la administradora o administrador del Centro al que esté adscrito el director o directora de la tesis y al administrador o administradora del Centro en el que se vaya a desarrollar la defensa. Esta comunicación deberá hacerse utilizando este modelo.
• El Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua publicará el lugar, la fecha y la hora de la defensa en la página web de doctorado de la UPV/EHU.
• La secretaría del Departamento procederá a la reserva de viajes y hoteles, cuando sea necesario. Los gastos de los viajes, hoteles, manutención y asistencia serán abonados por la persona administradora del Centro al que está adscrito el director o directora de la tesis, y, en caso de que éste sea ajeno a la UPV/EHU, del Centro de adscripción del tutor o tutora, de acuerdo con los importes establecidos por la UPV/EHU. Al personal de la UPV/EHU solo se le abonarán los gastos de desplazamiento desde su Centro de adscripción.
• Las cantidades asignadas para la defensa serán transferidas desde el Servicio de Posgrado al Centro correspondiente una vez que el tribunal ha sido nombrado y se ajustarán a la siguiente tabla:

La defensa de tesis es un acto público que se desarrolla de forma presencial en dependencias de la UPV/EHU en el lugar, fecha y hora publicados en la página web de doctorado.

Se permite la asistencia online de uno de los miembros del tribunal. En este caso, deberá especificarse la persona que asistirá online en la propuesta de nombramiento de tribunal remitida por el Departamento.

Para celebrarse la defensa se requerirá la participación de todos los miembros del tribunal.

Esta defensa podrá tener lugar durante todo el año, salvo en el mes de agosto y los periodos de cierre oficial de la universidad que afecten al lugar de defensa.

En el caso de que alguno de los miembros del tribunal no pueda asistir al acto de defensa de forma sobrevenida, la persona nombrada como secretaria del tribunal lo comunicará al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua para que se elija una persona sustituta entre las suplentes, en caso de ser posible. Si no es posible la asistencia de ninguna de las personas suplentes, se podrá autorizar la participación online. Para que pueda considerarse válido el acto de defensa, la persona secretaria del tribunal deberá remitir al Vicerrectorado de Posgrado y Formación Continua los documentos justificativos de la imposibilidad de asistencia, con carácter previo o posterior al acto de defensa, según sea posible.

Los impresos a cumplimentar durante el acto de defensa son los siguientes:

• Impreso de remisión de documentación posterior a la defensa de la tesis
• Informe de evaluación de cada miembro del Tribunal
• Votación cum laude y opción a solicitar Premio Extraordinario
• Acta de Grado
• Autorización para la publicación de la tesis doctoral en el repositorio institucional de la UPV/EHU (ADDI) y en la página web del Ministerio de Educación (Teseo).

El Tribunal calificará la tesis con SOBRESALIENTE, NOTABLE, APROBADO o NO APTO. A este efecto se cumplimentará el acta de grado, en la que deberá constar la calificación y el idioma de defensa. En caso de más de un idioma de defensa, se especificará el porcentaje defendido en cada idioma. El acta será firmada por todos los miembros del Tribunal y por la persona que defiende la tesis. En caso de asistencia online de alguna de las personas integrantes del Tribunal, deberá firmar en primer lugar y remitir el acta para que sea firmada por el resto.

Asimismo, cada una de las personas integrantes del Tribunal debe rellenar y firmar el informe final de valoración de la tesis.

Adicionalmente, si la calificación obtenida es de SOBRESALIENTE POR UNANIMIDAD, las personas integrantes del tribunal efectuarán una votación secreta, en la que indicarán si, a su parecer, la tesis tiene Mención CUM LAUDE. En caso afirmativo indicarán, además, si puede optar a PREMIO EXTRAORDINARIO. Para esta votación, la persona que actúa como Secretaria proporcionará a cada miembro del Tribunal la correspondiente papeleta y sobre. Los miembros del Tribunal marcarán las casillas correspondientes al SÍ o NO, y la introducirán en el sobre, que luego cerrarán. Dicho sobre se entregará a la persona que actúe como Secretaria, quien firmará cada sobre en la solapa y lo enviará sin abrir al Servicio de Estudios de Posgrado de la UPV/EHU para su posterior escrutinio, junto con el resto de la documentación de defensa: acta de grado, informe final de cada miembro del Tribunal y documento de publicación de tesis ADDI.

Es necesario que todos los votos sean favorables para obtener la Mención Cum Laude y la opción para solicitar Premio Extraordinario.

La documentación deberá enviarse al Servicio de Estudios de Posgrado, por alguno de los siguientes medios:

• Por correo interno o correo ordinario, a la siguiente dirección:
  Servicio de Estudios de Posgrado
  Edificio Aulario II
  Barrio Sarriena s/n
  48940 Leioa
• Presencialmente, en la dirección señalada.
• En caso de asistencia online de alguna de las personas integrantes del Tribunal, enviará por correo electrónico a doctorado@ehu.eus de forma individual su informe de evaluación de la tesis y el documento para el voto CUM LAUDE y PREMIO EXTRAORDINARIO, de manera que se mantenga el carácter secreto de la votación en el seno del Tribunal.

Hecho el recuento de votos, el vicerrectorado competente en materia de posgrado comunicará el resultado del escrutinio a la persona doctoranda, a la Comisión Académica del programa de doctorado, a las personas directoras de la tesis, a la persona tutora y a los miembros del tribunal, indicando si ha obtenido o no la mención cum laude y si puede optar o no al premio extraordinario.