Resolución del secretario general de la UPV/EHU, de 30 de abril de 2020, por la que se aprueban instrucciones orientativas sobre el funcionamiento no presencial o a distancia de órganos colegiados de la UPV/EHU.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece en su artículo 17 que todos los órganos colegiados se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario.

La citada Ley establece asimismo que, en las sesiones que celebren los órganos colegiados a distancia, sus miembros podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión.

Mediante resolución de la rectora de la UPV/EHU, de 12 de marzo de 2020, se adoptaron medidas preventivas en la UPV/EHU como consecuencia de la situación y evolución del coronavirus COVID (SARS-CoV-2), y se suspendieron las actividades académicas de carácter presencial en el ámbito del campus de Álava/Araba, del campus de Bizkaia y del campus de Gipuzkoa de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.

Con posterioridad, por resolución de la rectora de la UPV/EHU, de 14 de marzo de 2020, se suspendió toda la actividad presencial en la UPV/EHU como consecuencia del brote del virus COVID-19, ante la situación de emergencia sanitaria declarada el 13 de marzo por el Consejo de Gobierno del Gobierno Vasco y la declaración de estado de alarma por parte del Gobierno Estatal el 14 de marzo, mediante Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, publicado en el BOE de ese mismo día.

La Disposición adicional tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 (BOE de 14 de marzo), dispone la suspensión de los términos y la interrupción de los plazos para la tramitación de los procedimientos de las entidades del sector público, reanudándose el cómputo de los plazos en el momento en que pierda vigencia dicho Real Decreto o, en su caso, las prórrogas del mismo. Asimismo, el Real Decreto, por excepción, posibilita que el órgano competente acuerde, mediante resolución motivada, las medidas de ordenación e instrucción estrictamente necesarias para evitar perjuicios graves en los derechos e intereses del interesado en el procedimiento y siempre que éste manifieste su conformidad, o cuando el interesado manifieste su conformidad con que no se suspenda el plazo.

Tal y como indicaba la citada resolución de 14 de marzo de 2020, mediante resolución de la rectora de la UPV/EHU, de 16 de marzo de 2020, se determinaron los servicios esenciales durante el tiempo de suspensión de toda la actividad presencial en la UPV/EHU como consecuencia del brote del virus COVID-19.

De este modo, la prestación de los servicios que no han sido declarados esenciales en principio se ha de realizar por todo el personal de la universidad en la modalidad de teletrabajo o de trabajo a distancia, siempre que sea posible, con el fin de posibilitar la prestación de esos servicios.

El Real Decreto 465/2020, de 17 de marzo (BOE del 18 de marzo), ha modificado el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19. En concreto, modifica su Disposición adicional tercera, apartado 4, y permite que las entidades del    sector público acuerden motivadamente la continuación de aquellos procedimientos administrativos, entre otros, que sean indispensables para la protección del interés general o para el funcionamiento básico de los servicios.

Por otra parte, con fecha de 18 de marzo de 2020 se ha publicado en el BOE el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19. En el artículo 5 de dicho Real Decreto-Ley se establece el carácter preferente del trabajo a distancia.

En este contexto resulta oportuno el dictado de una instrucción que pueda actuar como referente de los distintos órganos colegiados con los que cuenta la UPV/EHU con el objeto de facilitar su funcionamiento en los casos legalmente previstos.

En su virtud, y al amparo de lo establecido en el dispongo segundo, apartado 5, de la resolución de la rectora de 25 de enero de 2017, sobre estructura y determinación de las áreas de funcionamiento de su equipo de gobierno y de delegación de competencias (BOPV de 3 de febrero de 2017) el Secretario General, dicta la siguiente:

PRIMERO.- Aprobar las instrucciones sobre funcionamiento no presencial o a distancia de los órganos colegiados de la UPV/EHU, en los términos recogidos en el anexo.

SEGUNDO.- Disponer la publicación de la presente resolución en el tablón de anuncios electrónico (Ehutaula) de la Universidad.

EL SECRETARIO GENERAL DE LA UPV/EHU

PEDRO MARIA IRIONDO BENGOA

Primero. - Objeto.

El objeto de las presentes instrucciones es ofrecer a los distintos órganos colegiados de gobierno y representación de la UPV/EHU pautas de actuación que faciliten su funcionamiento a distancia o no presencial, de conformidad con lo establecido en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

A los efectos de las presentes instrucciones, se entenderá por órganos colegiados de gobierno y representación de la UPV/EHU los recogidos en el artículo 11 de los Estatutos de la Universidad.

Asimismo, tendrá dicha consideración cualquier otro órgano colegiado y de gobierno que pudiera ser creado por la Universidad, al cual se le atribuyan funciones administrativas de asesoramiento, propuesta, seguimiento, control o decisión.

Segundo. - Habilitación para el uso de medios electrónicos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, todos los órganos colegiados de la UPV/EHU a los que se refiere el apartado primero se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario.

Tercero. - Funcionamiento a distancia o no presencial.

Se considera, a los efectos de estas instrucciones, como funcionamiento a distancia o no presencial de los órganos colegiados, aquel en el que sus miembros podrán encontrarse en lugares diferentes y la convocatoria para celebración de las sesiones ordinarias, extraordinarias y urgentes, la constitución de los órganos, la celebración de sus sesiones, la adopción de acuerdos, la remisión de actas y la consulta de la documentación correspondiente se realizan a través de medios electrónicos.

Cuarto. - Medios.

Serán medios electrónicos válidos para las sesiones a distancia el correo electrónico corporativo, los sistemas de telefonía y de mensajería instantánea, la audioconferencia y la videoconferencia, así como cualquier otro que garantice la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre aquellas y la disponibilidad de los medios durante toda la sesión del órgano.

Quinto. - Convocatorias.

Además de las circunstancias requeridas con carácter general a las convocatorias de órganos colegiados, en particular, la puesta a disposición por vía electrónica de la documentación relativa a los puntos del orden del día, la convocatoria especificará los medios electrónicos que se utilizarán en cada caso.

Asimismo, deberá indicarse si la sesión se desarrollará en línea y de forma simultánea, o bien en el lapso temporal que indique la convocatoria, en los términos del apartado 6, punto 6.3, siguiente. En este segundo caso, la convocatoria deberá precisar, además del día y hora de inicio, la de finalización de la sesión, sin que su duración máxima pueda ser superior a 6 horas/8 horas desde la hora de inicio.

En el supuesto de que el medio elegido sea el correo electrónico corporativo, se recomienda la creación de lista electrónica de los y las miembros del órgano tanto para la realización de la convocatoria como para el resto de los actos de funcionamiento del órgano. Si el medio elegido fuera otro y su operatividad lo permitiera, se recomienda proceder de igual modo.

Sexto. - Desarrollo de las sesiones no presenciales o a distancia.

6.1.- En todo caso, al inicio de la sesión la Secretaría del órgano deberá verificar y documentar la identidad de los participantes a efectos de cuórum.

6.2.- Las sesiones no presenciales podrán llevarse a cabo en línea y de forma simultánea, o bien con intervenciones sucesivas dentro de un límite temporal.

6.3.- En las sesiones a realizar mediante intervenciones sucesivas, las personas integrantes del órgano no han de coincidir necesariamente en línea a la hora de efectuar sus intervenciones, aunque sí deberán hacerlo dentro del periodo temporal que se haya fijado en la convocatoria para las intervenciones y deliberaciones.

A criterio de la persona que desempeñe la presidencia del órgano, el periodo fijado en la convocatoria para las intervenciones y las deliberaciones podrá ser común para todos los puntos del orden del día, o bien atribuyendo a cada uno de ellos un tiempo determinado.

6.4.- Deberá quedar garantizada la participación efectiva de las personas integrantes del órgano colegiado en las deliberaciones y debates, así como en la formación de la voluntad del órgano. También será responsabilidad de los miembros contar en el lugar en el que se encuentren y durante el espacio temporal de la sesión con los medios técnicos necesarios para conectarse a distancia través del sistema o medio indicado en la convocatoria, y deberán comunicar a la persona que desempeñe la Presidencia su conexión o desconexión al medio que se esté empleando.

Séptimo. - Adopción de acuerdos.

Los acuerdos de los órganos colegiados serán adoptados por asentimiento o por votación, y en este último caso, por mera expresión verbal o escrita del sentido del voto, todo ello en función del medio empleado para el desarrollo de la sesión.

En las sesiones que se realicen mediante intervenciones sucesivas, la emisión de los votos se realizará en el periodo de tiempo que se haya indicado en la convocatoria. A criterio de la persona que desempeñe la presidencia, podrán someterse a votación al mismo tiempo los asuntos tratados previamente, debiendo quedar debidamente identificado el sentido del voto de cada miembro del órgano respecto de cada uno de los asuntos del orden del día. 

En el caso de que el asunto de que se trate se vaya a someter a votación secreta, por la secretaría del órgano colegiado se habrán debido articular previamente los sistemas que permitan acreditar la identidad del emisor y la integridad, confidencialidad, autenticidad y disponibilidad de su voto. En su defecto, el voto será remitido únicamente a la secretaría del órgano y ésta, tras el recuento y manifestación del resultado, velará por la confidencialidad del voto emitido.

Las actas garantizarán la constancia de las comunicaciones producidas y el medio a través del cual han participado los miembros asistentes a la sesión, así como el acceso de los miembros al contenido de los acuerdos adoptados.

Octavo. - Lugar y tiempo de las sesiones celebradas a distancia.

Cuando la sesión de un órgano colegiado se lleve a cabo a distancia, se entenderá que la misma se ha celebrado en la sede del órgano colegiado o, en su defecto, en el lugar en el que esté ubicada su presidencia, y en la fecha y hora oficiales en la sede electrónica de la UPV/EHU.