Protocolo de actuación de la UPV/EHU ante la activación de la alerta sanitaria por el COVID-19 (SARS-cov-2)

1.1. Este protocolo recoge las diversas medidas y actuaciones que la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) ha previsto y adoptado ante la activación de la alerta sanitaria por el COVID-19 (SARS-CoV-2).

1.2. Este protocolo está en revisión permanente en función de la evolución y la nueva información de que se disponga de la enfermedad y de las instrucciones que se reciban de las autoridades competentes.

2.1. La rectora es el único órgano de la UPV/EHU competente para acordar la aplicación de las medidas contenidas en este protocolo, en función de las instrucciones que se reciban de las autoridades sanitarias (Departamento de Salud del Gobierno Vasco y Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social) y de otras autoridades competentes.

2.2. Se constituye el Comité de Crisis para asistir a la rectora en la adopción y el seguimiento de las medidas contenidas en este protocolo. Este comité está integrado por:

• la rectora, que lo preside;
• el decano de la Facultad de Medicina y Enfermería;
• la decana de la Facultad de Química;
• la decana de la Facultad de Farmacia;
• el director de la Escuela de Ingeniería de Bilbao;
• el vicerrector del campus de Bizkaia;
• el vicerrector del campus de Gipuzkoa;
• el vicerrector del campus de Álava;
• la vicerrectora de Estudiantes y Empleabilidad;
• el vicerrector de Investigación;
• la vicerrectora de Estudios de Grado y Posgrado;
• la vicerrectora de Innovación Social, Responsabilidad Social y Acción Cultural
• la vicerrectora de Personal Docente e Investigador;
• la vicerrectora de Coordinación y Relaciones Internacionales;
• la gerente;
• la jefa del Gabinete de la rectora, y
• una letrada asesora de la Secretaría General.

Se invitará a las reuniones a los cargos y al personal que se considere conveniente en función de los asuntos que se deban tratar.

2.3. La rectora de la UPV/EHU, o la persona que designe en cada caso, será la interlocutora de la UPV/EHU en lo relativo a las actuaciones derivadas de este protocolo, tanto a nivel interno (con los miembros de la comunidad universitaria y los órganos de gobierno) como externo (con los medios de comunicación).

La universidad adoptará las medidas que las autoridades competentes recomienden en cada caso, de acuerdo con los siguientes principios y previsiones:

Se seguirán siempre las indicaciones de las autoridades sanitarias y de las autoridades y el personal de emergencias.
La adopción y aplicación de las medidas se hará conforme al principio de proporcionalidad y de máximo respeto a las personas, haciendo prevalecer el principio de prevención.
Se procurará no generar alarma y proporcionar información precisa, uniforme y transparente mediante un apartado especial en la web de la UPV/EHU www.ehu.eus/coronavirus que estará permanentemente actualizado y mediante la dirección de correo electrónico coronavirus@ehu.eus.

4.1. El área sanitaria del Servicio de Prevención es la interlocutora con las autoridades sanitarias. Comunicará cualquier caso a la rectora y actuará conforme a este protocolo.

4.2. Las personas de la comunidad universitaria que se contagien de esta enfermedad o que estén afectadas por medidas de confinamiento y/o cuarentena lo comunicarán a la universidad de forma inmediata, siempre que les sea posible y con carácter voluntario, mediante  la dirección de correo electrónico medikua@ehu.eus.

4.3. En el caso de que se presente al área sanitaria del Servicio de Prevención alguna persona de la que se sospeche que está infectada por el virus COVID-19 (SARS-CoV-2), se le requerirá que acuda a su lugar de residencia siguiendo las instrucciones que se le faciliten desde la misma y este hecho se notificará urgentemente al Departamento de Salud y a la rectora.

4.4. La UPV/EHU hará las gestiones oportunas con el Departamento de Salud. Posteriormente hará las gestiones oportunas con la Seguridad Social, la mutua y/o las agencias aseguradoras correspondientes, si procede, y seguirá el procedimiento establecido en cada caso.

4.5. En el caso de que estudiantes, PAS o PDI que estén haciendo una estancia de movilidad en la UPV/EHU resulten infectados o infectadas por el virus del COVID-19 (SARS-CoV-2), la Oficina de Relaciones Internacionales de la UPV/EHU lo comunicará a la universidad o institución de origen y se prestará el apoyo adecuado a las personas afectadas. En cualquier caso, se informará al área sanitaria del Servicio de Prevención.

4.6. Cualquier comunicación de datos personales resultante del proceso de gestión de alertas se gestionará conforme a las disposiciones legalmente aplicables y se comunicará al delegado de protección de datos de la UPV/EHU dpd@ehu.eus.

Mientras se mantenga activada la alerta sanitaria por el COVID-19 (SARS-CoV-2), se aplicarán las siguientes medidas:

5.1. Desplazamientos del PDI y del PAS

5.1.1.     Siguiendo las recomendaciones del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social y del Departamento de Salud del Gobierno Vasco y mientras dure la alerta sanitaria, cualquier empleado o empleada de la UPV/EHU que, con motivo de su actividad en la universidad, deba viajar a zonas de riesgo requerirá una autorización expresa y por escrito de la rectora —o de la persona en quien delegue—, previa solicitud motivada, con el visto bueno del director o directora del departamento o del jefe o la jefa responsable. En la web de la UPV/EHU se mantendrá actualizada la información sobre las zonas de riesgo en función de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.

http://www.euskadi.eus/gobierno-vasco/departamento-salud/inicio/

https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/home.htm

5.1.2. El personal que esté desplazado en zonas de riesgo y no esté afectado por medidas de confinamiento o cuarentena deberá seguir las recomendaciones de las autoridades sanitarias y de las instituciones de acogida. La UPV/EHU les facilitará el apoyo que requieran en cada caso.

5.1.3. El personal será responsable de obtener las autorizaciones administrativas necesarias para todos sus desplazamientos, así como de hacer las comunicaciones oportunas. Los directores y las directoras de departamento procurarán que su personal docente e investigador tramite oportunamente las comunicaciones de todos sus desplazamientos y mantendrán actualizada la relación de todos los desplazamientos autorizados en sus departamentos, tanto salientes como entrantes, comunicándolos al vicerrectorado de PDI mediante la dirección electrónica infopdi@ehu.eus.

5.1.4. Los administradores y las administradoras de centro y los y las jefes de servicio serán las personas responsables de tramitar y mantener actualizada la relación del personal de administración y servicios que se desplaza fuera de la universidad, en especial cuando se trata de desplazamientos al extranjero. Comunicarán los desplazamientos al Servicio de Personal de Administración y Servicios mediante la dirección electrónica infopas@ehu.eus.

5.2. Actividades programadas en los centros.

Para poder actuar adecuadamente cuando se decretan medidas de suspensión de la actividad docente presencial o de suspensión de la actividad universitaria en las instalaciones, mientras esté activada la alerta sanitaria por el COVID-19 los centros comunicarán a los vicerrectorados de campus las actividades extraacadémicas programadas que tengan previsto llevar a cabo en sus espacios.

5.3 Los concursos convocados por la UPV/EHU se mantienen según el calendario previsto. Éstos tendrán validez también cuando se celebren por medios telemáticos, modalidad que se tratará de priorizar, y los miembros en presencia virtual computarán a los efectos de quórum. Todo ello de conformidad con lo establecido en el art. 17 de la Ley 40/2015 donde se regulan las convocatorias y sesiones a distancia de los órganos colegiados.

Para ello los centros deberán habilitar y, en su caso, dar el soporte y apoyo técnico para permitir que puedan llevarse a cabo.

En el caso de los concursos convocados por otras universidades en los que participen miembros de la UPV/EHU se aconseja no desplazarse y realizar las reuniones de manera virtual. Las universidades convocantes indicarán el medio telemático que deberá emplearse. Los centros deberán habilitar y, en su caso, dar el soporte y apoyo técnico para permitir su realización.

5.4. En el caso de las tesis doctorales es de aplicación la Resolución de la Vicerrectora de Estudios de Grado y Posgrado de la UPV/EHU de 10 de marzo de 2020, en relación con la celebración de la defensa de las tesis doctorales afectadas por las medidas de refuerzo para contener la epidemia del COVID-19.

5.5. En el caso de la defensa de TFM, la normativa permite su defensa por videoconferencia, siempre que el centro lo autorice. En el caso de TFG, el acuerdo de la Comisión de Grado permite, desde el día 13 de Marzo, celebrar su defensa por videoconferencia u otros medios de carácter on-line, en las condiciones en que el centro determine.

5.6. Otras medidas

Siguiendo las indicaciones y recomendaciones de las autoridades competentes y del Servicio de Prevención de Riesgos Laborales, siempre en atención a las anteriores, la rectora adoptará las medidas que sean necesarias, las cuales se publicarán en la web de la UPV/EHU.

6.1. La rectora acordará la suspensión —total o parcial— de actividades académicas de conformidad con las recomendaciones de las autoridades competentes.

6.2. La resolución de suspensión de actividades académicas se publicará en la web de la universidad. Asimismo, la resolución se comunicará:

• a las autoridades sanitarias competentes;
• al Departamento de Educación del Gobierno Vasco;
• a decanos, decanas, directores y directoras de los centros de la UPV/EHU afectados y a los y las jefes de servicio de la UPV/EHU;
• al Consejo de Estudiantes;
• a los representantes del personal;
• a los centros adscritos a la UPV/EHU que impartan docencia en instalaciones de la UPV/EHU;
• a las universidades con convenio de movilidad de estudiantes en la UPV/EHU, y
• a los directores y las directoras de las entidades del EHUtaldea que puedan resultar afectadas;
• a las agencias de evaluación;
• al Consejo Social;
• al Servicio de Prevención de Riesgos Laborales.

6.3. La suspensión de actividades académicas comportará el cierre de las siguientes instalaciones y servicios:

• aulas y laboratorios en los que se lleven a cabo actividades docentes, incluidas las prácticas de campo y las propias de los estudios de doctorado;
• salas de estudio y aulas de informática;
• becas de colaboración de la UPV/EHU y prácticas que se desarrollen en instalaciones de la UPV/EHU;
• cursos y actividades programadas en espacios de la UPV/EHU; 
• actividades acordadas mediante convenio que se deban desarrollar en espacios de la UPV/EHU y permisos de ocupación temporal o de alquiler de espacios de la UPV/EHU, siempre de conformidad con las recomendaciones de las autoridades competentes.

Las prácticas que tengan lugar fuera de las instalaciones de la UPV/EHU se mantendrán en función de la entidad externa.

Se suspende el servicio de salas de estudio en las bibliotecas de la UPV/EHU y el servicio de préstamos excepto para el PDI y el PAS.

Pese al cierre general de salas de estudio y aulas de informática, se atenderán peticiones del PDI que necesite el uso de aquellas para la preparación de materiales de docencia en modalidad virtual, siempre que ello no comporte la presencia de alumnado.

6.4. Se mantendrán las obligaciones del PDI y del PAS, que deben continuar prestando sus servicios, incluido el personal adscrito a unidades que se cierren al público, sin perjuicio de la no asistencia a clase.

6.5. El PDI de cada centro pondrá en marcha un plan de docencia no presencial, realizando las adaptaciones necesarias para garantizar el desarrollo y evaluación de las asignaturas, dado que el alumnado no podrá acceder a las instalaciones de la Universidad. El seguimiento de los planes de docencia no presencial será responsabilidad de los centros, departamentos y PDI, y se mantendrá activo y coordinado mientras dure la situación de suspensión.

6.6. El PDI reforzará la tutorización de los y las estudiantes a través de recursos virtuales. En ningún caso se podrán organizar reuniones ni tutorías presenciales con el alumnado en instalaciones de la universidad.

6.7. El alumnado deberá mantenerse informado y desarrollará las actividades que se le requieran utilizando para ello los soportes tecnológicos y comunicativos que le indiquen sus profesores y profesoras.

6.8. Finalizado el periodo de suspensión, la universidad reprogramará, siempre que sea posible, todas las actividades académicas que hayan resultado afectadas. En todo caso se garantizará el derecho a la evaluación de los y las estudiantes.

6.9. Siempre que sea posible, se reprogramarán las actividades externas suspendidas.

6.10. Los centros serán los responsables de comunicar la suspensión de las actividades a las personas o entidades que tengan previstas actividades en espacios de la universidad, y lo comunicarán a los vicerrectorados de campus.

6.11. La comunicación a los concesionarios de la suspensión de las actividades académicas y de lo que ello entraña será a cargo de la Gerencia.

6.12. La comunicación de la suspensión de las actividades académicas y de lo que ello entraña a las empresas contratistas de los servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, jardinería y otros será a cargo de la Gerencia.

7.1. La rectora acordará la suspensión total o parcial de la actividad en las instalaciones de la UPV/EHU de conformidad con las recomendaciones de las autoridades competentes.

7.2. La resolución de suspensión de la actividad universitaria se publicará en la web de la universidad. Asimismo, la resolución se comunicará:

• a las autoridades sanitarias competentes;
• al Departamento de Educación del Gobierno Vasco;
• al Ministerio de Universidades, al Ministerio de Ciencia e Innovación y a la Agencia Estatal de Investigación;
• a la Comisión Europea;
• a las agencias de evaluación;
• a las universidades con convenio de movilidad de estudiantes, PAS o PDI;
• a los equipos de dirección de los centros de la UPV/EHU afectados y a los y las jefes de los servicios de la universidad;
• al Consejo de Estudiantes;
• a  las personas representantes del personal;
• al Consejo Social;
• al Servicio de Prevención de Riesgos Laborales;
• a los centros adscritos a la UPV/EHU que impartan docencia en instalaciones de la UPV/EHU, y
• a los directores y las directoras de las entidades del grupo EHUtaldea.

7.3. La suspensión conllevará la interrupción de todas las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de la universidad, incluidas las pruebas, las oposiciones, las lecturas de tesis, etc.

7.4. El PDI reforzará el apoyo y tutorización de las y los estudiantes a través de las aulas virtuales del eCampus, y de todo tipo de recursos que ayuden a la comunicación no presencial. En ningún caso se podrán organizar reuniones ni tutorías con estudiantes en instalaciones de la universidad.

7.5. En caso de suspensión de la actividad universitaria, la rectora declarará inhábil el periodo que corresponda mediante resolución.

7.6. Finalizado el periodo de suspensión de la actividad, la universidad reprogramará, siempre que sea posible, todas las actividades académicas que hayan resultado afectadas y las actividades suspendidas.

7.7. La suspensión de la actividad conlleva la prohibición de acceso a las instalaciones, excepto para el personal autorizado de conformidad con este protocolo.

7.8. La universidad ha previsto los servicios críticos que requieren la presencia de personal en caso de suspensión de la actividad universitaria. La Gerencia y el vicerrectorado de PDI informarán previamente a las personas representantes del personal de las medidas previstas y las notificarán a las personas afectadas. En todo caso garantizará la seguridad y la salud de estas personas y facilitará todos los equipos y las medidas necesarias (información y formación, transporte, equipos de protección, etc.).

7.9. La Gerencia y el vicerrectorado de PDI informarán a las personas representantes del personal de las unidades y las personas que, durante el periodo de suspensión de la actividad, deben poder trabajar a distancia, con los programas informáticos y las aplicaciones que requieran, y lo notificarán a las personas afectadas. En todo caso garantizarán la seguridad y la salud de estas personas y facilitarán todos los equipos y las medidas necesarias (información y formación, equipos, etc.).

7.10. Los centros serán los responsables de comunicar la suspensión a las personas o entidades que tuvieran previstas actividades en espacios de la universidad, y lo comunicarán a los vicerrectorados de campus.

7.11. La comunicación de la suspensión de la actividad a los concesionarios será a cargo de Gerencia.

7.12. La comunicación de la suspensión de la actividad a las empresas contratistas de los servicios de limpieza, mantenimiento, seguridad, jardinería y otros será a cargo de la Gerencia.

El colegio mayor de la UPV/EHU establecerá su propio protocolo de actuación ante las situaciones planteadas por las autoridades sanitarias.

Este protocolo está en actualización permanente en función de la evolución y la nueva información de que se disponga. Las modificaciones se publicarán en la web de la UPV/EHU.

Este protocolo, aprobado en el Consejo de Dirección de 10 de marzo de 2020 e informado a la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno, se publica en la web de la UPV/EHU y se mantendrá en vigor mientras esté activada la alerta sanitaria por el COVID-19 (SARS-CoV-2).

Enlace: La Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea con el objetivo de informar de forma rigurosa y clara sobre las actuaciones preventivas en relación con el coronavirus COVID-19, ha creado en el portal web una ventana donde, de forma periódica, se actualiza la información preventiva:

https://www.ehu.eus/es/covid-19