Desde que arranca la corriente del Knowledge Management (KM) a finales de los 80, se han ido desarrollando con creciente interés y desigual éxito distintas herramientas y experiencias para la gestión del conocimiento. Entre éstas podemos encontrar las CoPs (Communities of practice) o Comunidades de Prácticas. Este tipo de experiencias han tenido bastante recorrido en grandes empresas. No obstante, existe insuficiente información sobre los procesos organizativos que conducen a la creación de estas estructuras y prácticamente no existen documentados casos relativos a pymes que las han puesto en marcha.
Las CoPs (Communities of practice) son grupos de trabajo cuya finalidad es la de generar, compartir y mantener el conocimiento, especialmente, el más tácito o difícilmente capturable o articulable. Gracias a la cualidad de desarrollar conexiones, relaciones y un contexto común entre quienes buscan información y las fuentes, las CoPs pueden convertirse en una herramienta que reduzca las barreras al intercambio de conocimiento dentro de las organizaciones facilitándose así la generación de soluciones a algunos de los problemas empresariales.
Las CoPs son grupos de personas que:
- Se organizan autónomamente en torno a un problema, tópico o área de actuación, donde la participación es voluntaria;
- Las personas que los integran se agrupan en base a un interés compartido y, generalmente, tienen una experiencia y entusiasmo también compartidos. Asimismo, comparten unos valores o, al menos, una visión o perspectiva del entorno;
- Este interés común procede frecuentemente de los propios miembros de la CoPs (son grupos informales), a diferencia de otras estructuras organizativas generadas en base a intereses o presiones externas (como, por ejemplo, la estructura formal);
- Interactúan regularmente compartiendo conocimiento y aprendiendo en base a sus intereses comunes y/o los métodos de trabajo que utilizan;
- Las relaciones desarrolladas entre los miembros de la CoPs son un factor clave para la creación de confianza entre los miembros, así como identidad colectiva, sentimiento de pertenencia y roles entre los miembros. La confianza reduce las resistencias individuales a compartir conocimiento;
- Representan un proyecto compartido que está permanentemente sujeto a las decisiones que sobre él adopten sus miembros vía consenso.
Un equipo de investigación de la UPV/EHU, integrado por Eneka Albizu, Beatriz Otero y Mikel Olazaran han tenido la ocasión de evaluar la implantación de tales grupos en nueve pymes guipuzcoanas, implantación que corrió a cargo de INCRESS (IMH) y que contó con la ayuda del Departamento de Promoción Económica de la Diputación Foral de Gipuzkoa. En esta evaluación se presta especial atención a las expectativas y la satisfacción iniciales y finales de los participantes, a los factores que han facilitado y obstaculizado los procesos de aplicación de las comunidades de práctica, y a los resultados organizacionales.
La información recogida para el análisis proviene de un cuestionario administrado a los participantes en las comunidades de aprendizaje en dos momentos diferentes (comienzo y final oficial del proyecto), así como de entrevistas en profundidad semi-estructuradas con los coordinadores y consultores intervinientes en la experiencia.
Sobre la base de la información empírica reunida (cuestionarios y entrevistas), se concluye que los resultados han sido bastante positivos, principalmente en aspectos como: participación de los empleados, comunicación y flujos de conocimiento (tanto dentro del grupo de la CoP como entre la CoP y la dirección de la empresa), clima laboral y satisfacción personal dentro de la organización. Las principales barreras han sido la falta de tiempo para desarrollar los proyectos de la CoP y la falta de implicación inicial de los participantes (en los casos de aplicación de arriba a abajo).
Como conclusión de este estudio, cabe señalar que las pymes también pueden implantar exitosamente CoPs. Cuentan con ventajas específicas para ello asociadas a su dinamismo, tamaño y estructura de las relaciones humanas, si bien, han de superar importantes barreras asociadas a la escasa formalización de la gestión y falta de tiempo y recursos. Para conseguir resultados satisfactorios de este tipo de experiencias, es conveniente contar con el apoyo inequívoco de la Dirección de la empresa y el concurso de un facilitador externo. La existencia del respaldo institucional (en este caso foral) a iniciativas pioneras de esta naturaleza, que no cuentan con difusión entre el tejido empresarial, ha resultado también de gran importancia dado que, más allá de la ayuda económica a la iniciativa, la institución ofrece credibilidad sobre los proyectos que apoya.
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